Conceptos, Objetivos y Funciones Básicas del Almacén

Introducción.

El presente ensayo es realizado para dar a conocer los principales aspectos y parámetros a considerar con relación a los Almacenes, de manera que nos permita saber que tan importante es para las empresas ya que un almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

1.-Conceptos, Objetivos y Funciones Básicas del Almacén

El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o a la venta de artículos o mercancías.

El objetivo principal de un almacén es suministrar espacio y equipo para contener y proteger los artículos hasta que se utilicen o embarquen en la forma que sea más eficiente en costos.

Función de los Almacenes:

Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.

Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima.

Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)

Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

2.-Plan de Trabajo para la Planeación y Organización de los Almacenes

La parte importante en el plan de trabajo de la planeación de un almacén, es conocer su situación y condiciones actuales, así como las necesidades de almacenamiento presentes y futuras. No bastaría mejorar las condiciones del almacén si no se organizan las funciones y trabajos del personal y no se revisan y mejoran los sistemas de registro de existencias y de información a la dirección.

Para organizar el nuevo materia se debe de conocer de acuerdo a las dimensiones y peso de cada unidad de material o producto, la cantidad usualmente solicitada al almacén, la frecuencia de las requisiciones por turno, semana o mes, el número máximo de unidades que se almacenaran, la cantidad mínima que hay que almacenar y el espacio necesario para la manipulación y el trasporte.

Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:

 La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.

 El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.

 Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control).

 Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.

 Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y control de producción sobre las existencias.

 Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción.

 La identificación debe estar codificada.

 Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.

 Los inventarios físicos deben hacerse únicamente pro personal ajeno al almacén.

 Toda operación de

 entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes.

 La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.

 La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.

 Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.

 La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.

3.-Sistemas y Procedimientos

Inventario Físico

Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o confirmación de la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una estadística física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales.

Codificación de Materiales

Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc.

Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenajes adecuados, operativos operacionalización de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa.

Clasificación y Codificación de los Materiales

Así clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo, características, utilización etc. La clasificación debe hacerse de tal modo que cada género de material ocupe un lugar específico, que facilite su identificación y localización de la bodega

La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa representar cada artículo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras.

4.-Análisis

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