Herramientas De Automatizacion De Office

1) AUTOMATIZACIÓN DE OFICINA

Las empresas necesitan guardar información sobre clientes, proyectos, empleados, etc. Para ello hacen uso de los ordenadores y de las herramientas adecuadas que incorporan éstos con el fi n de ser más productivos. Se entiende por automatización de oficinas el conjunto de tecnologías de la información y comunicación que permiten mejorar la productividad de los trabajos típicos de oficina. Podemos definir la ofimática (oficina automática) como la automatización de las tareas que se llevan a cabo en una oficina. En algunos textos se utiliza la denominación de buró tica como sinónimo de ofimática.

Las características del software ofimático son las siguientes:

• Gran capacidad de almacenamiento de información.

• Facilidad de consulta y recuperación de la información.

• Facilidad para modificar y tratar los datos.

• Enorme potencia de cálculo.

• Capacidad para manejar información de todo tipo: textos, números, imágenes, sonidos, video, etc.

Paquete ofimático

2) HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS: HOJAS DE CÁLCULO, PROCESADORES DE TEXTO, BASES DE DATOS

Las principales aplicaciones o herramientas que incluyen los paquetes ofimáticos son las siguientes:

• El procesador de textos:

Sirve para escribir textos, almacenarlos, recuperarlos, modificarlos y darles formato.

• La hoja de cálculo:

Es con la que se realizan cálculos matemáticos, monetarios, científicos o estadísticos de una manera rápida y sencilla. También se emplea para generar gráficos.

• Los gestores de base de datos:

Permiten almacenar y consultar grandes conjuntos de datos.

• Los programas de presentaciones:

Utilizados para presentar proyectos o informes de una manera muy visual y atractiva.

• Los programas de dibujo:

Permiten elaborar diseños gráficos, montajes fotográficos, etc.

• Los gestores de correo electrónico:

Sirven para enviar y recibir mensajes escritos entre ordenadores.

El proceso de incluir todas las funciones que poseen los programas ofimáticos (abrir, guardar, imprimir, cortar, copiar, pegar, insertar, corrector ortográfico…) generó un grave problema: cómo poner todas estas posibilidades en manos del usuario, sin que llegue a ser un auténtico quebradero de cabeza. La solución vino con el uso de la interfaz gráfica de usuario (GUI), que permite que todas las tareas se puedan realizar más fácilmente mediante el ratón y no a base de comandos escritos. De esta forma aparecen en pantalla los comandos de un programa mediante botones, colores, símbolos y ventanas.

La interfaz tiene dos misiones principales:

• Informar al usuario acerca de los elementos que tiene a su disposición y para qué sirven.

• Ofrecer la posibilidad de elegir entre las distintas opciones.

Existen numerosos componentes que forman parte de todos los productos ofimáticos actuales, algunos de ellos son:

A. Ayuda

Todas las aplicaciones ofimáticas poseen un sistema de ayuda para poder aclarar dudas. Existen varios tipos de ayuda, entre los que cabe destacar los siguientes:

• Ayuda estándar: la más habitual y la que se utiliza con mayor frecuencia. Suele incluir botones, ventanas, enlaces, índices, búsquedas temáticas, etc.

• Asistente: al usuario se le presenta un asistente en un cuadro de diálogo para que vaya eligiendo paso a paso entre las diferentes opciones que se le van mostrando

• Asistente de ideas: el programa ofi mático en ocasiones sugiere alguna idea acerca de la tarea que se va a realizar (suele aparecer un asistente con un personaje, tal como se muestra en la fi gura adjunta).

• Tutorial: libro en formato electrónico que ofrece una descripción de las principales características y funcionalidades del producto.

• Ayuda sensible al contexto: según estemos ejecutando ciertas tareas dentro del programa serán accesibles algunas opciones, mientras que otras estarán desactivadas.

B. Barras de botones

Consisten en un conjunto de iconos que poseen una serie de funciones implantadas. Todos estos comandos se podrían ejecutar mediante la barra

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