Planificación De Auditoria Interna

LA PLANIFICACION

DE AUDITORIA INTERNA

LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Introducción

Las auditorías internas, entre ellas las del sector público por ejemplo se ven en la necesidad de asignar sus recursos de personal, que son escasos, a las áreas más críticas, aquellas en donde sus contribuciones pueden agregar mayor valor para la Institución. Para esto la planificación del trabajo de la Auditoría Interna juega un papel fundamental en la asignación de recursos, identificando los objetivos que se persiguen, las estrategias a seguir, los servicios que se deben brindar y la identificación de los proyectos y estudios que se deben realizar durante el año.

Hace un tiempo, el Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos de América emitió nuevas normas para el ejercicio de la profesión de la auditoría interna, señalando que la planificación debe realizarse con base en la valoración de riesgos. El presente documento y la exposición que se realiza con fundamento en éste, han sido elaborados para servir como base, guía académica.

En el presente informe se brinda la metodología para realizar una planificación estratégica del trabajo de la auditoría interna, partiendo de la formulación de los fines que se persiguen con dicha actividad, las estrategias y los servicios necesarios para desarrollar dicha actividad en concordancia con éstos.

Se brinda una herramienta para la planificación basada en la valoración de riesgos denominada “método scoring” o ponderación lineal, que nos permite asignar los recursos de auditoría en forma proporcional a los niveles de riesgo de las unidades auditables, de tal manera que los recursos se destinen a las áreas más relevantes de la Institución, en donde existen los riesgos más importantes que pueden dar al traste con el logro de los objetivos estratégicos de ésta. Dicha herramienta también nos permite clasificar los diferentes posibles estudios de auditoría con base en los riesgos que están asociados a sus respectivas áreas de estudio, para establecer cuáles se deben incluir en el próximo plan anual y cuáles se deben dejar para otros años.

La planificación del trabajo de auditoría no consiste únicamente en determinar que estudios se deben hacer en el año siguiente, sino que existen otras actividades que también se pueden planificar, que brindan apoyo en la gestión del trabajo de la Auditoría.

Objetivos Específicos Del Presente Informe

1. Proponer una metodología general de planificación del trabajo de la Auditoría Interna.

2. Presentar las herramientas de análisis que se pueden utilizar para planificar con base en una valoración de riesgos.

3. La metodología deberá permitir identificar las necesidades de recursos para cubrir con suficiente amplitud las áreas de riesgos críticos.

4. Proponer las acciones que pueden realizar las unidades de auditoría interna para planificar con base en la valoración de riesgos.

EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

La planificación es el proceso de conducir una organización desde donde se encuentra actualmente hasta donde queremos que esté en el futuro. Para esto se diseñan un conjunto de acciones que deberán llevarla a la situación deseada.

Por tanto, todo proceso de planificación parte de formular las siguientes preguntas:

¿Dónde estamos y qué somos?

Y también se deben contestar las preguntas

¿A dónde debemos estar y qué deberemos ser?

Estas preguntas son fundamentales pues definen el punto de partida y el punto de llegada. El proceso de planificación debe responder a la pregunta de

¿Cómo vamos a pasar del punto de origen al punto de destino?

¿Cuáles serán esos proyectos y actividades que nos permitirán lograr dicho cometido?

No existe una única forma de llevar a cabo el proceso de planificación. Esta idea la defiende Steiner (1995, pág. 19) quien nos dice:

“...que no existe un sistema de planeación el cual cada organización debe adoptar, sino que los sistemas deben ser diseñados para que se adapten a las características particulares de cada empresa...”.

Nuestro idea es contar con una metodología de planificación sencilla y práctica, que nos permita asignar los recursos de auditoría interna a las áreas donde agreguen mayor valor, es decir, donde más ayuden a la administración a lograr los objetivos de la Institución y también que dichos recursos se asignen en forma proporcional a los niveles de riesgo de los procesos auditados. Mientras más importantes sean los riesgos que amenazan el logro de los objetivos, mayores recursos de auditoría interna se deberán destinar.

De acuerdo con Chambers (1994, pág. 20-22) el trabajo de la auditoría interna se puede planificar a tres niveles: estratégico, táctico y operativo.

El plan estratégico.

Se plantea típicamente a cinco años plazo, para el desarrollo general de la función de la auditoría.

El plan táctico.

Es un plan para un plazo menor que usualmente puede ser de uno o tres años. Allí se detallan cuáles son las actividades o estudios que se van a llevar a cabo, indicando objetivos, actividades, recursos y su ubicación temporal. La auditoría interna puede tener una lista extensiva de estudios que considera debe realizar en un lapso de dos o tres años, que usualmente la referimos como la lista de estudios del universo auditable. Se tiene el criterio de que el ciclo de las auditorías puede ser máximo de 3 años. Algunos de los estudios se deben realizar todos los años, mientras que otros cada dos o tres años.

Finalmente existe Planeamiento Operativo que consiste en planear lo que se va a hacer en cada estudio o actividades de auditoría en forma concreta.

La Planificación Estratégica De La Auditoría Interna

Cuando se va realizar un proceso de planificación siempre se debe clarificar primero que es lo que se quiere lograr, pues de lo contrario la planificación se convierte en una tarea sin sentido. Este es una de las etapas más importantes de todo proceso de planificación, ya sea de una empresa cualquiera y también en el caso de la Auditoría que es una dependencia que brinda servicios a lo interno de una Institución.

Para llevar a cabo el proceso de planificación estratégica en forma ágil, se pueden ir formulando preguntas sencillas cuyas respuestas nos producen en forma natural a obtener los resultados de un análisis estratégico.

En este orden de ideas primero se comienza preguntando

¿Cuál es nuestra situación actual?

Para esto usualmente se utiliza un instrumento muy conocido denominado análisis FODA. Este consiste en identificar a lo interno de la auditoría las fortalezas y debilidades de la dependencia y también analizan sus amenazas y oportunidades con relación al medio en el que se desenvuelve.

Un ejemplo de análisis FODA.

Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas

1. Apoyo legal

2. Independencia de criterio.

3. Visión general de la Institución.

4. Profesionalismo.

5. Servicio de Auditoría.

6. Capacitación

7. Tecnología 1. Tecnología.

2. Mejoramiento continuo.

3. Auditoría Proactiva.

4. Credibilidad.

5. Capacitación.

6. Autocontrol.

7. Outsourcing.

8. Diversificación. 1. Pocos recursos financieros y de personal.

2. Tecnología y Especialización.

3. Trabajos rutinarios.

4. Identificación del Servicio de Auditoría.

5. Implementación de recomendaciones.

6. Capacitación. 1. Influencia Política.

2. Resistencia al cambio.

3. Aumento de la corrupción.

4. Recortes financieros.

5. Cambios de las leyes.

En general la planificación debe enfocarse en implementar acciones para aprovechar las oportunidades sobre todo basándose en las fortalezas. También se deben prever acciones para evitar las amenazas identificadas, detectarlas y si se llegaran a presentar, contar con medidas de contingencias para afrontarlas. Se deben planear acciones para reforzar aún más las fortalezas y sobre todo disminuir las debilidades internas de las auditorías. Teóricamente debe ser posible convertir toda amenaza en una oportunidad para fortalecernos si se siguen las estrategias correctas.

El análisis FODA es un instrumento que sirve tanto para conocer nuestra situación actual como también para el diseño de estrategias de mejoramiento de las Auditorías Internas como base para la planificación.

También se puede hacer un análisis de las fuerzas y tendencias ambientales que afectan la auditoría interna:

Habiendo realizado el análisis FODA e identificado las fuerzas ambientales, se puede pasar a definir la misión de la auditoría

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