Registros Contables Legales

I - INTRODUCCION

Los particulares y el Estado, en épocas remotas, utilizaron distintos signos materiales para plasmar todo aquello que necesitaran y de esa manera fuera reconocido por el resto de la comunidad.

La evolución de los soportes materiales del documento, así como las formas extrínsecas de los actos jurídicos, contratos y actos del estado, se realizó en un larguisimo período de tiempo. Desde las convenciones puramente verbales, la aparición de la escritura, el progreso que significó la imprenta y la alfabetización, se ha producido una lenta espiritualización de las formas a la cual hace referencia la nota del art. 973 del Código Civil Argentino.

En este trabajo hago una recorrida por el concepto de registros contables, mencionando las clases y tipos de los mismos.

Pasando por los antecedentes legales, desarrollo los conceptos fundamentales referidos al tema en cuestión, del Código de Comercio, donde se transcribe la exigibilidad de determinados libros de comercio; la Ley 19.550 de Sociedades Comerciales, la cual amplia la autorización de utilizar medios mecánicos u otros de contabilización; la Ley 20.337 de Cooperativas; Ley 20.321 de Mutuales y la Ley 19.836 de Fundaciones.

Asimismo, repaso las normas específicas de aplicación y las disposiciones y/o resoluciones dictadas por los órganos de Control y los pronunciamientos profesionales existentes sobre el particular.

Otro de los temas desarrollados son los registros contables en cuestiones judiciales, más concretamente en peritajes. Vemos sobre la validez de las mismas ante la falta de rubricación de libros o atrasos en registración al momento de concretarse una pericia.

En el marco internacional, hago una breve reseña sobre la legislación brasileña, comparándola con nuestra norma vigente, y de esa manera poder avanzar hacia una homogeneización de la normativa fundamental pensando en el Mercosur.

Por último, dado el avance tecnológico, se llega a la utilización de la microfilmación como medio para facilitar el manejo de la información contando con ciertos beneficios y ventajas. También se expone su validez como medio de prueba ante conflictos legales.

II - REGISTROS CONTABLES

2.1. Concepto

El registro contable es una forma especial de registro, cuya característica principal esta dada por la utilización de cuentas.

El sistema de registro contable debe considerar:

a- El método: el exigido por la ley es el de partida doble.

b- El plan de cuentas y la apertura de cuentas: puede variar la forma y número de los registros.

c- El medio de procesamiento: tiene mucha importancia el tipo de registro a utilizar ya que el procesamiento electrónico ha producido varios cambios revolucionarios.

Dentro del sistema de información contable, los registros constituyen el elemento fundamental que permite la sistematización de datos para la obtención de informaciones útiles para el empresario y los terceros interesados.

2.2. Clases de Registros ( 1 )

Se puede distinguir distintas clases de registros

2.2.1 Cronológicos: las operaciones son anotadas en el orden en que se producen; se trata de los diarios.

2.2.2 Sistemáticos: los efectos económicos de los hechos y operaciones se anotan por cuentas: son los mayores.

2.3 Tipos de Registros (2)

2.3.1 Principales:

a- el diario principal o simplemente el diario

b- el mayor principal o mayor general.

2.3.2 Auxiliares:

a- Libro I.V.A. Ventas.

b- Libro I.V.A. Compras.

c- Libro de Caja.

d- Libro Bancos.

e- Libro de Bienes de Uso.

f- Libro de Bienes de Cambio.

2.3.3 Especiales:

Según el art. 44, son obligatorios y se incluyen en este grupo todos aquellos libros y registros impuestos por el Código de Comercio y por otras normas legales y reglamentarias específicas.

SUJETO LIBROS ESPECIALES

Comerciantes matriculados.

Empresas unipersonales

Sociedades de hecho inscriptas

Sociedades anónimas y en comandita por acciones Actas de Asambleas

Actas de Directorio

Depósito de acciones y asistencia a asambleas

Registros de acciones

Actas del Consejo de Vigilancia

Sociedades de responsabilidad limitada Actas de Asamblea de socios

Mutuales Caja

Actas de Asambleas

Actas de Consejo Directivo

Actas de la Comisión Revisora de Cuentas

Registro de asistencia a asambleas

Registro de asociados

Cooperativas Actas de asambleas

Actas de reuniones del Consejo de Administración

Registro de asistencia a asambleas

Informes de auditoría

Registro de asociados

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En el caso de las Asociaciones Civiles en cuanto a la presentación de libros están regidas por la Resolución 6/80 de la Inspección General de Justicia.

Según el art. 103 de la mencionada resolución, deberán llevar los siguientes libros:

a) de Actas

b) de Asociados

c) de Inventarios y Balances

d) de Caja

Estos libros deberán estar encuadernados y foliados, además, rubricados por la Inspección General de Justicia.

El art. 52 de la Ley 20744 de Contrato de Trabajo se refiere a los libros especiales, formalidades y prohibiciones donde los empleadores deberán llevar un libro especial registrado y rubricado, en las mismas condiciones que se exigen para los libros principales de comercio.

Se prohibe:

1) Alterar los registros correspondientes a cada persona empleada;

2) Dejar blancos o espacios;

3) Hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas, las que deberán ser salvadas en el cuadro o espacio respectivo, con firma del trabajador a que se refiere el asiento y control de la autoridad administrativa;

4) Tachar anotaciones, suprimir fojas o alterar su registro.

La validez de los registros, planillas u otros elementos de contralor (art. 54) exigidos por los estatutos profesionales o convenciones colectivas de trabajo queda sujeta a la apreciación judicial según lo prescripto en el art. 53.

El Ministerio de Trabajo da la posibilidad a los contribuyentes a la utilización de sistemas computarizados para sueldos y jornales.

Para la habilitación del registro de hojas móviles por sistema de computación se debe realizar una nota dirigida al Jefe del Departamento de Documentación Laboral para solicitar la habilitación del modelo.

En el caso de las Sociedades Regulares se tiene que adjuntar el contrato social; en las Sociedades de Hecho se adjunta nombre y apellido, domicilio y documento de identidad de todos los integrantes.

Los datos que debe contener el modelo son: Título: libro de Sueldos Ley 20.744 art.52; razón social y actividad; domicilio; apellido y nombre del trabajador; fecha de ingreso y de egreso; estado civil; nombre, apellido y parentesco de las personas que generan derecho a la percepción de salario famliar; remuneración asignadas; deducciones practicadas; remuneración recibida. Se debe adjuntar las hojas enumeradas a partir del 001, libro anterior si lo tuviese. En las hojas tiene que figurar razón social, actividad y domicilio de Capital Federal.

Para solicitar la rúbrica se debe presentar una nota solicitando la rúbrica de las hojas con la firma del titular o representante legal certificada.

En el caso de Sociedades Regulares, fotocopia del contrato social o estatuto autenticado y fotocopia del CUIT.

Se debe acompañar la última carátula (primera hoja de la última rúbrica efectuada) y la última hoja utilizada (donde figura el período liquidado).

Las hojas nuevas deben estar preenumeradas en forma correlativa a continuación de la última rúbrica.

2.4 Plazos de Conservación.

Se entiende por comprobante o documentación respaldatoria de las anotaciones contables todo documento escrito exigido dentro o fuera de la empresa, conformado o no por terceros, valorizado o no pero susceptible de serlo, que exprese operaciones económicas que produzcan variaciones patrimoniales capaces de se contabilizadas.

Según el art. 33, inc. 3), y el art. 67 del Código de Comercio, los libros de comercio deben ser obligatoriamente conservados por diez años contados a partir del cese de la actividad. La documentación respaldatoria se conservará por el mismo plazo.

Surge de la reforma que la obligación de conservar los libros de comercio se reduce de veinte a diez años, mientras nace la de conservar los comprobantes por el mismo término; y esto último obedece a que los mismos son el complemento ineludible de las registraciones contables.

Deben conservarse en buen estado y orden, con claras y completas referencias incorporadas al sistema contable que permita una rápida y segura individualización, aspectos que frecuentemente son descuidados en las empresas.

III - MARCO JURIDICO: ANTECEDENTES.

Se pueden enunciar tres grupos:

3.1. Normas legales y reglamentarias para comerciantes y sociedades

La organización de un sistema contable debe también tener en cuenta los requerimientos que las leyes vigentes puedan haber establecido sobre el modo de mantener tales registros.

El análisis debe ser practicado en función de las normas del derecho positivo de cada país. En Argentina se encuentran contenidas en:

3.1.1 Código de Comercio

El Código de comercio contiene diversos artículos que se refieren a los libros que obligatoriamente deben mantener los comerciantes:

a) El art. 43 dice: “ Todo comerciante

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