Tipos De Manuales Para Un Ampresa

Tipos de manuales

 Manual de bienvenida

 Manual de políticas

 Manual de descripción de puestos

 Manual de normas y procedimientos

 Manual de Calidad

IMPORTANCIA

Con el estado actual de innovación tecnológica la complejidad

De los mercados y la competitividad, que tipifican al mundo empresarial moderno, los gerentes perciben que la buena elaboración y difusión de los objetivos, políticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del ámbito apropiado, son actos indispensables para el logro de los objetivos.

La finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jamás podemos considerarlo coma concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organización.

En nuestros días, es un requisito de suma importancia que las empresas de gran tamaño posean varios manuales de procesos. La verdadera orientación consiste en establecer una guía de trabajo, oficial y racional, formalizando la aprobación del conjunto de instrumentos administrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso a través de un manual, para evitar que el largo y arduo trabajo de la organización sea diluido, distorsionado, negado y hasta ridiculizado por algunas personas que generalmente, lo combaten de todas las formas posibles

Existen los manuales que son elaborados en tomos de hojas intercambiables y los que se consultan por pantalla.

La elaboración cuidadosa de los manuales y su adecuada divulgación y control facilitan el éxito de la empresa en sus diferentes actividades, independientemente de que su elaboración sea en hojas o visibles en computadora.

Tiene como propósito describir los procesos de la empresa. Las rutinas de trabajo deben ser agrupadas de tal manera que faciliten las consultas sobre el tema deseado y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las actividades en vigor.

El manual debe presentar una descripción detallada de las rutinas de trabajo, acompañada de los respectivos gráficos que faciliten su percepción y retención, y del modelo de los formularios, con las instrucciones para el diligenciamiento.

Los manuales requieren de ciertas características las cuales son:

• Satisfacer las necesidades reales de la empresa

• Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación

• Facilitarla localización de las orientaciones y disposiciones especificas

• Diagramación que corresponda a su verdadera necesidad

• Redacción simple corta y comprensible

• Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios

• Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones

• Tener un proceso continuo de revisión y actualización

• Facilitar a través del diseño, su uso, conversación y actualización

• Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa.

Tipos y requerimientos

Tiene como propósito describir los procesos de la empresa. Las rutinas de trabajo deben ser agrupadas de tal manera que faciliten las consultas sobre el tema deseado y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las actividades en vigor.

El manual debe presentar una descripción detallada de las rutinas de trabajo, acompañada de los respectivos gráficos que faciliten su percepción y retención, y del modelo de los formularios, con las instrucciones para el diligenciamiento.

Los manuales requieren de ciertas características que son:

• Satisfacer las necesidades reales de la empresa

• Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación

• Facilitarla localización de las orientaciones y disposiciones especificas

• Diagramación que corresponda a su verdadera necesidad

• Redacción simple corta y comprensible

• Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios

• Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones

• Tener un proceso continuo de revisión y actualización

• Facilitar a través del diseño, su uso, conversación y actualización

• Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la empresa.

El porqué de la necesidad de utilizar los manuales

• Proporciona al usuario un sistema de referencia común y estandarizada. Cada uno de los interesados posee exactamente la misma información y opera conforme a las mismas reglas.

• Proporcionan documentación. El manual estudia las políticas y los procedimientos de la organización, de modo que esta información no queda simplemente almacenada en el cerebro de unas cuantas personas. Esta información vital no se pierde cuando alguna de las personas claves abandona la compañía. Además, al desarrollar un manual, la empresa a menudo se ve obligada a aclarar políticas dudosas o mal definidas y a simplificar procedimientos complejos.

• Sirven como un sistema de archivos portátil y fácil de usar. Las respuestas a las preguntas se localizan con rapidez y facilidad sin necesidad de examinar innumerables hojas de archivo.

• Tiene una influencia definitiva. Una política corporativa claramente especificada en un manual oficial tiene mas impacto que en un memorando hecho hace tres años escondido en algún lugar del archivo, o cuyo originador ha dejado la compañía.

• Los manuales ayudan a los usuarios a obrar de acuerdo con los reglamentos del gobierno y otros cuerpos reguladores.

• Los manuales ahorran tiempo y aseguran respuestas exactas. Los empleados pueden consultar “el libro” en lugar de preguntar a alguien que pueda conocer la respuesta o no conocer la respuesta correcta.

• Los manuales sirven como instrumentos de adiestramiento para nuevos empleados, ayudándose a conocer correctamente sus funciones desde el principio. Muchos manuales se desarrollan específicamente como auxiliares de adiestramiento.

• Los manuales reducen la papelería reuniendo la información en un solo lugar.

Ventajas y desventajas de su uso

Ventajas

Logra y mantiene un sólido plan de organización.

Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y sus propios papeles y relaciones pendientes.

Facilita el estudio de los problemas de la organización.

Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.

• Sirve como guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.

• Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

• Evita conflictos jurisdiccionales y yuxtaposición de funciones.

• Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.

• La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.

• Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.

• Sirve como guía para el adiestramiento de novatos.

Desventajas

• Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

• Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo, y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.

• Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

Tipos de Manuales

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

Por su alcance

• Generales o de aplicación universal.

• Departamentales o de aplicación específica.

• De puestos o aplicación individual.

• Por su contenido

• De historia de la empresa o institución.

• De organización.

• De políticas.

• De procedimientos.

• de contenido múltiple (manual de Técnicas)

• Por su función específica o área de actividad.

• De personal.

• De ventas.

• De producción o ingeniería.

• De finanzas.

• Generales, que se ocupen de dos o más funciones específicas.

• Otras funciones.

Manuales de historia de la empresa

Según George R. Terry, “en su libro, Administración y control de oficinas”: “ Muchos patrones sienten que es importante darles a los empleados información con respecto a la historia de la compañía, sus comienzos, crecimientos, logros, administración y posición actuales. Esto le da al empleado una vista introspectiva de la tradición y pensamiento que apoya a la empresa con la que esta asociado. Probablemente contribuye a una mejor comprensión, aumenta la moral y ayuda al empleado a sentir que pertenece, que forma parte de la compañía. El darle a un empleado un cuadro del todo, le ayuda a adaptarse a sí mismo dentro del cuadro total. La información histórica por lo común se incluye como parte de la presentación a un manual de políticas o de organización, o de un manual de personal.

Manuales de organización

Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades

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