ENSAYO SOBRE COMUNICACIÓN.

ENSAYO COMUNICACIÓN

Karla Ivonne González Martel

18/11/2015

Caso de estudio.

La comunicación durante la realización de un proyecto, tiene un alto impacto tanto en el tiempo, como en la obtención de resultados; puede entorpecer, alentar, complicar e incluso afectar económicamente si ésta no se lleva a cabo de manera correcta, y por el contrario, una comunicación clara y efectiva, puede ahorrar muchos problemas e incluso, generar ahorros económicos, ya que se pueden evitar re-trabajos, aprovechar promociones, preveer situaciones o resolverlas en cuanto se detectan, por mencionar algunas ventajas.

En cierta empresa dedicada a la construcción, diseño, administración y elaboración de proyectos ejecutivos y presupuestos, este año se presentó una situación muy particular.

El director general, que para mejor comprensión lo nombraremos Arq. Rodríguez, se asoció con otras dos personas (Ing. Pérez e Ing. Sánchez) para un proyecto específico.

El Ing. Pérez, al ser quien consiguió el proyecto, fue el primer contacto con el cliente y quien proporcionó la información (juego de planos y catálogo de conceptos para concurso de “Obra A”) al resto de los socios y al Equipo Operativo del proyecto que estaba bajo el mando del Arq. Rodríguez.

Por lo que la liga de comunicación y jerarquía se puede representar de la siguiente forma:

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La primera indicación que dió el Arq. Rodíguez como Responsable del Equipo Operativo fue realizar el presupuesto de la “Obra A”, tal como se estableció en la junta con los Socios.

Con esta información el Equipo Operativo invirtió aproximadamente 2 semanas en completar el presupuesto de dicha obra.

Al finalizar el presupuesto, se convoca a una junta de los 3 socios, con los integrantes del Equipo Operativo para discutir el presupuesto, y en la misma se descubre que todo el trabajo fue en vano, puesto que la información proporcionada era solamente una referencia, ya que la “Obra A” ya estaba construida y lo que realmente se requería era cotizar la “Obra B”, que tenía un formato muy similar a la anterior pero con algunas diferencias como la localización, dimensiones, y el acabado del piso.

De la “Obra B”, que era el verdadero proyecto, solamente el Ing. Pérez tenía información y sabía de su existencia, ya que en la junta de inicio no había sido aclarado que la información presentada era de otro proyecto.

En el ejemplo anterior, se puede observar que una comunicación deficiente, provocó una pérdida de tiempo de 2 semanas, así como los gastos que ese trabajo implicó. Además de contar con menos tiempo para el presupuesto de la obra correcta, este percance provocó una desconfianza en la cadena de comunicación y un fallo grave en la misma.

Como solución, ante este problema se propone una conexión directa entre el Cliente y el Responsable del Equipo Operativo, para evitar fugas de información y crear comunicación directa entre los involucrados en el proceso de ejecución, que a su vez rendirán cuentas al resto de los socios para mantenerlos informados.

Esta propuesta se muestra de forma gráfica en el siguiente esquema:

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Cabe mencionar que en el caso anterior, ésta fue la solución planteada, pero no resolvió el problema puesto que el Cliente y el Socio 2 siguieron en contacto directo también, brincándose al Socio 1 en ocasiones y esto provocaba la pérdida de información en ese trayecto, ya que no era entregada al Socio 1 de forma completa y/o adecuada, lo que provocó re-trabajos y fallas en varias ocasiones.

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