Administrativo

CONTROL DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

¿Qué es auditoria?

Es el examen de las operaciones administrativas y financieras de una empresa aplicada por especialistas ajenas o relacionadas internamente con ella con objeto de evaluar la situación de la misma

Auditoria administrativa concepto

Es la técnica que tiene el objeto de revisar supervisar y evaluar la administración de la empresa, ver si los métodos, sistema y procedimientos aseguran el cumplimiento con las políticas, planes, programa, leyes y reglamentos ,al igual es un examen constructivo y amplio de la estructura orgánica de una compañía, institución o dependencia gubernamental o de cualquier componente de ellas constituye también el ámbito vital y critico de la organización

CONTROL DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Se origina con la llegada de la actividad comercial ante la realidad de que un empresario no puede invertir en todos sus procesos productivos y comerciales.

Empezó a surgir una primera etapa llamada auditoria, está originada a partir de 1930 consistía en verificar cuentas, descubrir fraudes y verificar operaciones

Antecedentes de la auditoria administrativa

El maestro Joaquín Rodríguez Valencia señala:

El padre de la administración Henry Fayol, menciono en 1930, que el método para examinar una organización y determinar las mejoras necesarias es estudiar el mecanismo administrativo para determinar si la planeación, la organización, el mando, la coordinación y el control están siendo atendidos, esto se refiere a que se la empresa está siendo administrada de la manera correcta.

El doctor James Mckinsey en el periodo 1935 a 1940 llego a lo sig:

La empresa debe periódicamente hacer una auditoria que consistiría en una evaluación de la misma en todos sus aspectos y a la vista de un ambiente empresarial

La filosofía de Ing. William Leonard se centra en que las estructuras administrativas siempre habrán de estar en alerta permanentemente para recibir cambios que se dan en los negocios, economía, políticas y disposiciones gubernamentales y la sociedad en general.

TIPOS DE AUDITORIA

Auditoria interna

Corresponde al departamento de recursos humanos, controla sus propios programas y políticas dentro de cada proyecto y cada programa de establecerse la forma en que será controlado y los criterios por medio de los cuales se juzgará la efectividad del mismo, el control debe quedar explícitamente establecido en cada plan .Como su nombre lo dice se lleva a cabo dentro de la empresa y la realiza personal interno.

Auditoría externa

Acompañada de un asesoramiento puede ser beneficiosa en cuanto que los elementos externos ofrezcan nuevas ideas o comparaciones con otras empresas, es más costosa, debe ser realizada por profesionales de indudable calidad, reconocidas por su dedicación al campo de los recursos humanos

Pasos de una auditoria

1) Consiste en la determinación del campo que va a cubrir el procedimiento puede ser general o especifica, barca todos los programas y políticos

2) Cubrirá políticas y programas aislados, consiste en determinar las fuentes de información de las cuales serán obtenidos los datos puede recurrir a encuestas y entrevistas, los datos deben ser objetivos que no estén contaminados por los intereses, los prejuicios, los gustos etc.

Perfil de un auditor

En un auditor recae la responsabilidad de conceptualizarla, practicarla y lograr los resultados necesarios la calidad y nivel de ejecución de la auditoria, es por ello que depende en gran medida el profesionalismo y sensibilidad del auditor así como de su comprensión de las actividades las cuales implica la consunción de conocimientos , habilidades, destreza y experiencias

Un auditor debe cubrir con un perfil específico:

Actitud positiva Saber escuchar

Experiencia

Creatividad

Mente analítica

Estabilidad emocional

Imaginación

Iniciativa

Objetividad

Discreción

Experiencia

Establecer normas de desempeño.

Para desarrollar una auditoría administrativa, un prerrequisito importante es la formulación de normas de desempeño administrativo que pueden expresarse en términos específicos. Estas normas son necesarias para evaluar tanto los procedimientos como los resultados. El propósito principal que la dirección superior busca, es lograr el efectivo control administrativo sobre las operaciones del organismo; a fin de alcanzar este control, la administración establece un conjunto de sistemas y procedimientos.

Por tanto se podrán ponderar funciones, determinar factores por evaluar, asignar puntos a los factores y fijar grados de efectividad. Esto nos llevará a investigar y evaluar cuantitativamente a fin de llegar a una apreciación de la forma de operar de un organismo.

Elaborar informes de auditoría administrativa.

Es necesario establecer un método de informes de auditoría administrativa con el propósito de que el auditor pueda contar con un medio de información estructurado para dar a conocer los resultados de su análisis. El informe debe ser elaborado de manera sistemática, para ello con-viene considerar aspectos siguientes

Planeación del informe.

En primer lugar debe decidirse acerca de qué se va a escribir, para lo cual se deberán determinar dos cosas:

¿Quién lo va a leer?

¿Qué uso va a tener?

Organización del informe. Los informes deben dividirse y ordenarse en determinadas partes: la sección inicial, el estudio principal y las conclusiones; sin embargo, el número de secciones o partes depende de su dimensión y de su complejidad. Proponemos tres secciones para llegar a un adecuado informe, éstas son:

a) Material preliminar. Es la parte introductoria y abarca:

Portada tamaño Carta de presentación Prefacio Sumario

b) Informe contenido principal En esta parte se incluirán breves comentarios sobre el propósito de la auditoría, especificación del alcance, métodos utilizados, cuestionarios empleados y personal entrevistado. Se recomienda para los informes de auditoría el siguiente contenido:

Deficiencias de las áreas funcionales.

Deficiencias de la administración general. Apreciación de la empresa.

Conclusiones y recomendaciones.

c) Material complementario: En este apartado se incluirá la información diversa, útil a algunos lectores del informe pero no esencial para la exposición básica; se clasifica como material complementario (anexos); entre los anexos más comunes están los siguientes:

Gráficas

Cuadros

Formas

Diagramas de flujo

Cuestionarios

Hojas de trabajo

Hojas de datos (entrevistas)

Programas de trabajo

El auditor deberá revisar cuidadosamente el informe antes de darlo por terminado, plantea que el auditor debe con-testar las siguientes preguntas:

¿Se exponen todos los hechos de importancia?

¿Está redactado el informe con claridad?

¿Las recomendaciones son oportunas, fáciles de realizar, convenientes para la dirección v el éxito de la empresa?

¿Lo tratado en mi informe es interesante, comprensible, y útil para la dirección?

Si el auditor contesta afirmativamente estas preguntas, podrá estar seguro de que el informe, tal como está concebido, es correcto. Control de las conclusiones y recomendaciones. El objetivo principal del informe de auditoría administrativa es lograr que las recomendaciones pro-puestas en él se sigan y se cumplan.

Aunque las recomendaciones presentadas en el informe no se efectúen por el auditor, éste deberá:

Cerciorarse de que las acciones correctivas se lleven a cabo y observar los resultados obtenidos.

Persuadir a la dirección de que algunas sugerencias requieren tiempo para alcanzar los resultados deseados.

Convencer a la dirección superior de que la auditoría administrativa es una técnica que da a la empresa mayor capacidad para lograr los objetivos y planes establecidos.

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