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MANUAL PARA EL CONTROL DE CAJA CHICA

A. ALCANCE, PROPOSITO Y APLICACIONES

Las políticas del Fondo de Caja Chica son aplicables a todas las oficinas de CARE Ecuador, donde existan fondos de Caja Chica.

El propósito de la política es de especificar los procedimientos que deben ser observados por todas las personas y oficinas que mantengan Fondos de Caja Chica y por aquellas que las supervisan, los cuales deben ser consistentes con los principios de control interno.

B. POLITICA GENERAL

La política de CARE Ecuador requiere que todas las personas que tengan asigando el manejo del fondo de Caja Chica, lo administren, controlen y mantengan permanentemente disponible para ser usados apropiada y oportunamente, y ajustados a los criterios de: “necesarios y razonables”

C. OBJETIVO DEL FONDO DE CAJA CHICA

El fondo de Caja chica, esta destinado a cubrir gastos menores, no frecuentes y urgentes, de la organización que no requieren uso de un cheque.

D. CUSTODIO:

El custodio de la Caja Chica, será la persona designada por la persona que tiene a cargo el proyecto, oficina regional o suboficina.

E. AUTORIZACION

Para apertura de una caja chica, es necesario realizar una carta de requerimiento del fondo por parte del Director de Programa, Administrador Financiero, Coordinador de Proyecto, si el requerimiento es urgente se acepta la carta por email, fax, etc en el cual mencione:

• Lugar en el cual será manejado el fondo

• Monto solicitado

• Nombre del custodio

• Justificación del requerimiento(desgloce)

• Firma del solicitante

• Protección y Seguridad a los fondos de Caja Chica

Este requerimiento será enviado a la Gerencia de Finanzas para la aprobación, la misma que se recibirá por la misma via que fue recibida sea documento, email, fax, etc.

F. SOLICITUD DE CHEQUE DEL FONDO APROBADO

Obtenida la aprobación, proceden al requerimiento de pago y realizará lo siguiente:

• Formulario de Solicitud de cheque debidamente aprobado a nombre del custodio del fondo por el monto autorizado (trámitado por la Asistente Administrativa del Proyecto), adjuntando

o Memo, email, carta con el cual recibió la aprobación y el Flujo de Caja

• La cuenta contable será proporcionada por Finanzas.

G. RESPONSABILIDAD:

Es responsabilidad del Custodio:

1. Realizar los pagos a clientes internos y externos dando cumplimiento a las políticas internas de CARE Ecuador, del donante y del Servicio de Rentas Internas.

2. Mantener el fondo disponible para atender los requerimientos de los proyectos.

3. Solicitar el reembolso del fondo cuando esté gastado el 50% o cuando el custodio determine que es necesario realizar una reposición, considerando que los gastos deben ser contabilizados en el mes contable.

4. Antes de efectuar el pago de facturas, notas de venta, recibos, etc., debe asegurarse que estén codificados y debidamente aprobados por Director de Programa/Gerente de Sector/Coordinadores del Proyecto. Además que las facturas y notas de venta cumplan con los requisitos de ley y estén a nombre de quien solicita el reembolso, no a nombre de CARE Ecuador ya que esto implica cálculos de Impuesto a la Renta.

5. El custodio debe numerar todas las facturas, notas de venta, recibos, etc. en orden consecutivo.

6. Realizar el cuadro resumen de todos los gastos efectuados por el fondo, con el cual solicita el reembolso.

El cuadro resumen contendrá la siguiente información:

 Fecha que se realiza el gasto por comprobante

 Número asignado al recibo por orden consecutivo

 Descripción completa del motivo del gasto

 Cuenta, de acuerdo a la naturaleza del gasto

 Proyecto al cual se registra el gasto

 Fondo al cual se registra el gasto (Usar Fondo con código extendido si estos han sido asignados)

 Localización por el lugar al que corresponde el gasto

 Subanálisis (Usar si han sido previamente asignados, en caso contrario omitirlo)

 Valor del recibo, factura, comprobante de venta.

Es responsabilidad de quién aprueba los gastos

1. Asegurar que el gasto sea razonable de acuerdo a la descripción señalada en el mismo

2. Asignar cuenta, fondo, proyecto, subanálisis y localización de acuerdo a su presupuesto

3. Aprobación de la solicitud de cheque, asegurando de antemano la revisión de todo el reembolso presentado.

4. Cuando el fondo de caja chica esta en una zona donde no hay oficina, es responsabilidad del Director de Programa/Gerente de Sector/Coordinador, asignar una persona para que realice arqueos periódicos sin previo aviso al custodio del Fondo de Caja Chica, a fin de llevar un control efectivo del buen manejo del fondo, para lo cual, la suma de los comprobantes de pago y el efectivo disponible deberá ser igual al monto asignado, si mediante arqueo se determina diferencia, por el faltante, se cargará a la cuenta personal del custodio y por excedente se acreditará a otros ingresos, y enviará una fotocopia al departamento de Finanzas en Quito.

Para el efecto se utilizará el formato de Arqueos que se adjunta como Anexo.

H. MONTO:

El monto asignado para la caja chica, es el que señale el requerimiento señalado en el punto E, Autorización.

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