Comunicacion

La forma de trabajar con el procesador de texto en la empresa se basa en generar documentos con datos que se necesitan en el momento, para posteriormente almacenarlos en disco. En una nueva utilización bastará con recuperar el documento creado y efectuar las modificaciones precisas. La utilización que recibe un procesador de texto dentro de la empresa es múltiple:

• Generación de cartas, informes, notas, memorandos, fax, etc.

• Elaboración de modelos o plantillas de utilización general.

• Creación de impresos o formularios.

• Elaboración de correspondencia a partir de un documento y una base de datos.

• Generación de etiquetas y sobres.

• Creación de documentos gráficos.

• Elaboración de esquemas y resúmenes.

• El procesador de texto WORD

Se explica, en este tema el procesador de texto nº 1 en ventas en los últimos años. Esta gran difusión se la debe, aparte de a razones puramente comerciales, a su sencillez y a su potencia. Se comercializa en la suite Office de Microsoft, tanto en su versión “estándar o básica” como en la “profesional” (ésta, al contrario que la otra, suele incluir el Gestor de Bases de Datos “Access”). Se está comercializando actualmente Office 97, para el entorno Windows 9x, aprovechando así el código de 32 bits y redundando en un aumento de velocidad (si el hardware es adecuado) respecto a versiones anteriores (Office 95 y Office 4.2).

Se analizan en la presente unidad las prestaciones más interesantes de esta aplicación. Con el uso de la misma en entorno empresarial, se descubrirán nuevas posibilidades y se profundizará en las necesidades de la empresa y del usuario. En ningún caso se pretende, en el presente tema, agotar todas las posibilidades de tan potente programa.

• Requerimientos para instalar Word 97

Estas son las exigencias del fabricante, en lo que ha hardware se refiere, para poder trabajar “decentemente” con el programa:

• Microprocesador 486DX (mejor Pentium).

• 8 MB. de memoria RAM para Windows 9x y 16 MB. para Windows NT Workstation, recomendándose al menos 16 y 32 respectivamente.

• Sistema operativo Windows 95 o superior, o Windows NT Workstation 3.51 o superior.

• Espacio en disco duro: 77 a 210 MB. para la instalación “compacta” (se explican posteriormente); 18 para la “típica” y 39 para la “personalizada”.

• Unidad lectora de CD-ROM.

• Tarjeta de vídeo VGA, SVGA se recomienda.

• Un ratón.

• Instalación y mantenimiento del programa

Partimos del hecho de que tenemos instalado el S.O. Windows 9x y que disponemos del CD con Office 97 . Los pasos son:

• “Menú Inicio-Configuración-Panel de Control-Agregar o quitar programas”.

• Clic en el botón “Instalar”, con lo que, si tenemos en la unidad de CD-ROM el disco compacto que contenga el programa, se presentará en un cuadro de diálogo el fichero ejecutable INSTALAR.EXE; se acepta y se inicia el proceso.

• Posteriormente habrán de aceptarse las condiciones del contrato e identificarse (debe disponerse del nº de serie del producto).

• A continuación se indicará la ruta para la instalación (la ubicación en el disco duro), la cual es posible modificar, aunque no es recomendable.

• Ahora el programa comprueba los componentes instalados y el espacio disponible en el disco duro.

• A continuación se exige que el usuario elija el tipo de instalación, de entre las siguientes ():

o Instalación Típica: instala las opciones más comúnmente utilizadas. Es la opción más adecuada para los usuarios no expertos.

o Instalación Personalizada: permite seleccionar los componentes a instalar. Es la elegida, generalmente por usuarios más técnicos y también cuando existen limitaciones en la capacidad del disco duro.

o Instalación completa: se instalan todas las opciones del programa. Permite asegurarse de que cualquier función estará disponible posteriormente. Su inconveniente es el espacio que ocupa (el mayor de todas las formas de instalación). Además puede que muchas de las opciones disponibles no se vayan a utilizar.

o Instalación Mínima (o portátil): se instalarán sólo las funciones esenciales. Es la opción elegida cuando hay poco espacio en el disco duro. Por ello se suele utilizar para instalar en microordenadores portátiles.

o Instalación en Estación de trabajo (o local): esta opción sólo es válida cuando se dispone de una red local. El programa se ubica en el “servidor de ficheros”. Desde cada “estación de trabajo” se accede a aquél y se instalan en el PC una mínima parte de los ficheros que componen el programa. El resto se queda en la ubicación original. Esto permite compartir el programa, eliminando limitaciones en la capacidad del disco duro.

Posteriormente, en caso de necesitar alguna opción no instalada en su momento, se siguen los siguientes pasos:

• Accede a “Agregar programas” (ver paso 1 anterior). Aparecerá la primera pantalla de la ilustración.

• Se selecciona el programa a modificar (en este caso aparece el nombre de la suite “Microsoft Office 97 Profesional” porque se instaló de un CD que la contenía completa).

• Se pica en “agregar o quitar...”. Y aparecerá una pantalla como la de la derecha.

• Como pretendemos agregar una opción nueva, se picaría en el botón de opción y aparecerían, por bloques, los distintos programas con sus opciones.

• Habría que picar en “Microsoft Word” y en “modificar opción” aparecería marcadas con las opciones instaladas actualmente. Con el ratón se seleccionan las nuevas y se aceptan los cambios. Nótese que en la parte inferior de la pantalla el programa nos muestra los objetos seleccionados o desactivados, así como el espacio requerido y disponible para concretar la acción. Véase el apartado 6.3 Instalación y mantenimiento del programa en pág. 5.

•

El área de trabajo

En este bloque se trata de enumerar e identificar los iconos y áreas más importantes para que el usuario pueda iniciarse en la creación y edición de documentos.

•

Elementos de pantalla

Una vez arrancado el procesador de texto Microsoft Word, aparecerá su pantalla principal con las siguientes zonas:

o

Barra de Título. Si la ventana de documento se encuentra maximizada (nuestro caso), aparecerá el nombre del programa y el nombre del documento que se está visualizando. En caso de no estarlo, aparecerá sólo el nombre del programa, y en la ventana de documento, el nombre del documento.

o

Barra de Menú. Nos ofrece las opciones disponibles para realizar con el procesador de texto; las opciones que aparecen en gris son aquellas que no podemos utilizar.

o

Barra de Herramientas. Se utilizan para agilizar el trabajo al usuario del procesador de texto, mediante botones de acceso rápido a opciones de uso común (estas barras se pueden personalizar, añadiendo botones o definiendo nuevas barras). Pulsando sobre las barras de herramientas con el botón derecho del ratón, se presenta un cuadro con las barras que se pueden activar, cuyo número varía en función de la acción que se esté realizando (una " indica las que están visibles actualmente). También se puede acceder a esta lista, en el menú Ver. En la ilustración de la pantalla de Word, se pueden ver (de arriba abajo) las barras: “Estándar”, “Tablas y bordes” y “Formato”. Algunas barras (no presentes en la lista), se activan automáticamente, cuando son útiles.

o

Regla. Controla los márgenes y las tabulaciones en posición vertical y horizontal. Para visualizarla, habrá que seleccionar esa opción en el menú Ver.

o

Barras de desplazamiento. Permiten desplazarse por el documento.

o

Presentación del documento. Visualiza el documento activo de siete formas: Normal, Diseño en pantalla, Diseño de página, Esquema, documento maestro, pantalla completa y vista preliminar. Véase apartado 6.6 Modos de trabajo.

o

Línea de estado. Proporciona información sobre el documento y modo de trabajo (nos informa de la página activa, la sección actual, el nº total de páginas, así la línea y columna en la que escribimos).

o

El Puntero del ratón. El puntero del ratón se desplaza libremente a lo largo de la pantalla, adquiriendo distintas formas, dependiendo de donde se sitúe:

En el área del documento: indica el lugar donde se situará el nuevo punto de inserción al pulsar el botón izquierdo del ratón.

Apuntador: permite seleccionar alguna opción del menú o de la barra de herramientas.

•

Modos de trabajo

Word puede trabajar con el mismo documento de distintas formas. Cada una de ellas es adecuada para unas necesidades determinadas. La mayor parte de los modos disponibles, se encuentran, para su selección, en el menú “Ver”, sólo uno se encuentra en el menú “Archivo” que es el de “Vista Preliminar”. Todos los modos o presentaciones son incompatibles entre sí, lo que significa que, seleccionando uno, se anula el que hubiera escogido con anterioridad. Veamos las formas de presentar Word el documento:

MODO, VISTA O PRESENTACIÓN INDICADO PARA: CARACTERÍSTICAS

VISTA NORMAL Escribir y editar documentos de texto básicos. Es el modo por defecto tras la instalación. o Se ve el formato de párrafo o fuente (tipo de letra) tal y como se imprimirá.

o Los saltos de página se ven mediante una línea horizontal

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