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Instrumentos: para recopilar esta informacion se pueden utilizar diferentes métodos e instrumentos tales como:

Entrevistas

Observacion de actividades

Técnicas Audiovisuales

Cuestionarios (Encuestas)

Inspeccion

Simulacion

Entrevista: la entrevista es uno de los procedimientos de relevamiento de informacion mas difundidos y peor utilizados.

Existen diferentes modalidades de entrevistas; entre las más importantes en el trabajo de sistemas pueden mencionarse:

La entrevista estructurada

La entrevista no estructurada

La entrevista estructurada:Constituye un interrogatorio , para el cual se ha preparado previamente un conjunto de preguntas, las preguntas se formulan siempre en el mismo orden y en los mismos términos, el interrogador anota las respuestas en forma textual o atendiendo a un código.

La entrevista no estructurada:deja al entrevistado mayor margen de libertad e iniciativa, se utilizan preguntas abiertas, no hay formas estándar.

Generalemente al iniciar el estudio de una sistema se usa la entrevista no estructurada con los niveles directivos más altos, para detectar algunos aspectos importantes que permitan posteriormente elaborar el listado de tópicos para una entrevista

estructurada.

Para efectuar la entrevista deben tenerse en cuenta algunos detalles importantes a saber:

En el contacto inicial, establezca una atmofera agradable y de confianza, no adopte postura de sabelotodo ni de experto. Es necesario lograr la colaboracion del entrevistado y no el rechazo.

Aun cuando la entrevista sea estructurada es recomendable hacerls preguntas de una manera aparentemente informal, que el intrevistado no se sienta interrogado, el entrevistador debe evitar hacer gestos o expresiones que impliquen reprobacion, critica, sorpresa.

Las preguntas deben hacerce en un tono natural y aun cuando se tenga el cuestionario (cedula) de preguntas como referencias, evite el tono de lectura o interrogatorio.

Se debe mantener el orden de las pregunttas de acuerdoal cuestionario. (Esto no es válido para la entrevista no estructurada

Se debe dar a la persona entrevistada, suficiente tiempo para pensar la respuesta.

Para pasar de conjunto de preguntas a otro:

Se recomienda usar frases de transmision tales como; "muy bien", "bueno", continuando con….".

Si es necesario introducir un cambio en el cuestionario durante el proceso, debe dejarse constancia de ello.

No deben usarse frases que sugieran la respuesta, ejem.: ¿Cree ud. Que es mejor?, ¿Piensa ud. Que es fatal…?

Las preguntas deben reunir el requisito de ser neutras, ejem.: ¿Qué opina ud. sobre?, ¿Cuál es su idea acerca del punto?, ¿Cómo explicaria ud. la situacion ?

Para registrar las respuestas a la entrevista se recomienda:

Tener el cuestionario en una posicion que permita escribir y hace anotaciones sin distraerse.

Diponer los elementos de modo que pueda dominar visualmente al entrevistado y la encuesta.

Anotor todo aquello que pueda ser útil posteriormente, gestos, signos, de admiracion, disgreciones, etc.

Al concluir la entrevista debe dejarse establecido si habrá otras entrevistas.

Ventajas y limitaciones de la entrevista: la entrevista como todo instrumento tiene ventjas y desventajas, entre las ventajas pueden citarse:

Es una tecnica eficaz para averiguar que dicen, que hacen los usuarios al menos en el campo de los sistemas.

Las respuestas se pueden tratar estadisticamente.

Se puede lograr mayor porcentaje de respuestas en los cuestionarios a veces no se responde en absolutpo o se reponde sólo en parte.

Se puede repreguntar par aclarar respuestas ambiguas.

Se complementan las repuestas verbales con los gestos y otras manifestaciones de la comunicación no verbal.

Entre las limitaciones se pueden señalar:

Cierto subjetivismo al no otorgar la misma validez a la respuesta de acueerdo a la persona que responde.

Si la persona que entrevista o la que reponde tienen limitaciones en la expresion verbal, no se aprovecho la entrevista.

La informacion que se obtiene es estática (lo que la persona dice que hace).

El entrevistado puede no estar dispuesto a contestar. Puede bloquearse.

Puede responder insinceramente.

Puede ser sincero y sin embargo expresar la respuesta en la forma adecuada.

A pesar de todas las desventajas, la entrevista será para la persona que trabaja en sistemas, un auxiliar poderoso para revelar informacion acerca de procesos y procedimientos.

Observacion de actividades: los metodos de revelamiento de informacion se pueden dividir en estáticos y dinamicos, se denomina estaticos aquellos en los que las personas dicen lo que hacen, este es un corte estatico de sus actividades, el cuestionario tambien es un metodo estatico, sin embargo el relavatamiento a través de la observacion directa o la simulacion es un revelamiento dinamico, por cuanto se obtiene lo que realmente hace la persona en cada caso.

La obervacion puede tener

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