Descripción del puesto de secretario de facultad en una institución educativa

5.15.2 DENOMINACIÓN: SECRETARIA DE FACULTAD

AUTORIDAD: SECRETARIO DE FACULTAD

OBJETIVOS

• Coadyuvar con el Decanato de la Facultad en la administración del Banco de Información Académica, así como en los procesos relacionados al registro y control académico, Certificado de Estudios, expedición de títulos, eventos académicos, Registro Cívico Universitario, y demás gestiones que en materia requiera la Facultad. Asimismo, le compete la recepción, registro, trámite, mecanografía, distribución y archivo de la correspondencia oficial recibida y remitida por la Facultad.

LINEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Depende directamente del Decano y es responsable del cumplimiento de sus funciones.

DURACIÓN Y REQUISITOS

El nombramiento del Secretario de Facultad y del personal de la Secretaria de Facultad compete exclusivamente al Rector, a propuesta del Decano.

Para ocupar el cargo de Secretario de Facultad, se requiere ser paraguayo, poseer título universitario y gozar de buena reputación.

FUNCIONES GENERALES

a. Planear y proponer al Decano los nuevos planes de acción y una vez aprobados, organizar, dirigir, controlar y evaluar el funcionamiento de los procesos relacionados con los Sectores de Atención a Profesores y Alumnos, así como las tareas relativas al apoyo informático que requieran ambos sectores.

b. Cumplir con las políticas, normas y procedimientos emanados del Decano que regulen el funcionamiento de los procesos de apoyo dirigidos a los Sectores de Atención a Profesores y Alumnos, y eventualmente, de conformidad con las atribuciones delegadas por escrito por el Decano.

c. Integrar el Programa Anual de Publicaciones y de Información Estadística Educativa, que comprende datos de los Sectores de Atención a Profesores y Alumnos.

d. Integrar el Programa de Eventos Académicos y apoyar en los procesos de planificación y ejecución.

e. Organizar y dirigir los procesos de captación y procesamiento de información del ámbito educativo.

f. Organizar y supervisar el buen funcionamiento y actualización permanente del Banco de Datos que integra e interrelaciona la información del ámbito académico.

g. Establecer un Sistema de Control de Gestión, que permita el seguimiento, control e información al interesado, de la recepción y trámites de documentos y/o expedientes.

h. Coordinar el funcionamiento del Sistema de Registro y Control Académico, supervisando la oportuna integración, preparación y suministro de información de maestros y alumnos que requieran las autoridades de la Facultad (Decano, Vicedecano, y demás sectores interesados).

i. Gestionar la firma del Decano en los documentos y resoluciones que así lo requieran.

j. Refrendar conjuntamente con el Decano los certificados de estudios y constancias académicas expedidas por la Facultad, así como de la matriculación y otras constancias.

k. Supervisar, controlar y someter a la consideración del Decano la información contenida en cualesquiera de los documentos institucionales a ser emitidos a los interesados y que certifiquen o den constancias de los estudios de los alumnos.

l. Coordinar la elaboración del Registro Cívico Universitario de Profesores, Alumnos y Egresados de acuerdo con las políticas que determine el Rectorado y/o el Consejo Superior Universitario de la Universidad.

m. Supervisar el correcto funcionamiento de los archivos, así como de la custodia y actualización de los expedientes que contienen la información del historial académico de los alumnos, a cargo del departamento del Sector de Atención a Alumnos y

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