Habilidades

3.3 EFECTIVIDAD EN EL MANEJO DEL TIEMPO

En las siguientes líneas exponemos algunas de las estrategias más efectivas para superar las barreras y, tal vez, le motiven a poner manos a la obra comenzando a hacer las mismas cosas que ha estado posponiendo.

En primer lugar, si la tarea es desagradable le recomendamos que sea la primera que realice en el día, que la noche antes la coloque en un lugar donde pueda verla, que se la pase a alguien que pueda disfrutar haciéndola o que elabore una lista de ventajas y desventajas.

Si la tarea le sobrepasa, le proponemos que la divida para conquistarla, que encuentre un lugar tranquilo para hacerla y que una vez la haya comenzado no se detenga. Si el flujo de tareas resulta poco claro o no está bien planeado le recomendamos que realice un diagrama de flujos como se suele hacer en TQM (Total Quality Management).

Por último, si las metas no están claras, lo mejor es volver a enunciarlas de forma explícita de forma que no nos conformaremos con decir "las ventas aumentarán de forma significativa", sino que diremos "nuestra meta es aumentar las ventas en un

12%". Si demoramos las cosas porque estamos en un bache y tememos al cambio, existen tres soluciones que podrían funcionar bastante bien: cambiar de entorno físico (puesto que las costumbres habitan en los lugares habituales, si cambiamos de habitación cambiaremos nuestro punto de vista), cambiar rutinas ypatrones (por ejemplo, tome una ruta diferente para llegar al trabajo) o simplemente no haga nada (se aburrirá tanto que sentirá la necesidad imperiosa de cambiar). Si lo que tememos es al fracaso, debemos ser valientes y recordar las palabras de Roosevelt: "lo único a lo que hay que temer es al propio temor". Si tendemos a aceptar más compromisos de los que podemos cumplir porque somos incapaces de decir no, porque deseamos caer bien o simplemente porque vivimos intensamente y tenemos intereses muy amplios, debemos ser conscientes de que nadie puede hacer todo lo que desea todo el tiempo y poner limitaciones. Por último, si es adicto a dejarlo todo para el final sepa que es un hábito peligroso,

Por qué trabajando a última hora se cometen más errores, no queda tiempo para corregirlos y si hubiese imprevistos faltará tiempo. Es difícil superar este vicio, pero debe convencerse de que es dañino y debe planear su tiempo utilizando alguna de las estrategias antes mencionadas: diagramas de flujo, dividir y conquistar, etc.

IMPORTANTE NO IMPORTANTE

URGENTE

NO URGENTE

“Todo hombre, mujer, blanco, negro, desarrollado, subdesarrollado, dirigente o subordinado, tiene derecho a una cuota idéntica de tiempo, cada hora, cada día, cada mes, cada año, mientras esté vivo. Pero la dificultad estriba en que esa cuota no se puede ahorrar, ni acumular ni pedir prestado, ni posponer, ni adelantar, o lo usa bien o lo pierde. ¡No hay arreglo!”. (Carnota O, 1991:4). He aquí la segunda paradoja de este recurso, si no se usa, desaparece de todas formas. Como decía Harold Taylor: “Desperdiciar el tiempo, significa desperdiciar la vida”. (Taylor H, 1988:11).

3.4 MATRIZ PARA EL MANEJO DEL TIEMPO

La Matriz de Administración diseñada Por

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