La Comunicacion

LA COMUNICACIÓN DESCENDENTE

Cuya principal utilidad es la emisión de directrices de un superior a sus subordinados. Ésta ayudará a clarificar políticas, metas, etc. Se realiza a través de memorándums, informes, instructivos, reglamentos, manuales de organización, periódicos y revistas internos, folletos, diagramas, videos. Esta información le dará sentido de dirección al trabajo, orienta a los empleados, suministra datos importantes y ayuda a resolver sus dudas. Es el enlace entre los distintos niveles jerárquicos de la estructura formal.

Las principales funciones que se desarrollan en el contexto de la comunicación descendente son:

•Ofrecer pautas de comportamiento y de actuación a los miembros de la organización.

•Determinar la efectividad de la comunicación ascendente a partir de las demandas que se reciban desde los estratos inferiores.

•Proporcionar información a los miembros de la organización sobre los objetivos que se tengan.

•Fomentar el sentimiento de pertenencia a la organización.

•Fortalecer los procesos de comunicación estableciendo claramente los roles jerárquicos de la organización.

•Evitar la aparición de rumores como resultado de una necesidad de información de los miembros de la organización.

•Favorecer y permitir implantar la comunicación.

•Informar sobre las funciones y cometidos de los diferentes niveles de la estructura organizativa

LA COMUNICACIÓN ASCENDENTE

Este tipo de comunicación suministra retroalimentación de los subordinados. Establece un camino de oportunidad para recibir sugerencias, quejas, opiniones, etc. Por medio de ella se puede conocer el clima organizacional y es muy valiosa para integrar a los trabajadores con la alta dirección. Se realiza a través de Programas de Sugerencias, Encuestas, Procedimientos de Quejas, una Política de Puertas Abiertas, Diálogo y Entrevistas y Reuniones de Grupo.

Las principales funciones que desempeña la comunicación ascendente son:

•Conocer el grado de comprensión de la comunicación descendente.

•Que los miembros de la organización puedan participar en los objetivos proponiendo nuevas metas o maneras de mejorar la relación con el entorno.

•Mejorar la implicación de los miembros de la organización mediante las propuestas que coadyuven a una mejora de estructura interna ya sea sobre los procesos, los flujos o la estructura de la organización

•Generar un clima de mejora permanente sobre la labor que cada miembro de la organización realiza.

•Incrementar los objetivos generales mediante las propuestas que surgen de niveles inferiores y se transmiten al contexto superior.

•Permitir que las preguntas e interrogantes sobre aspectos organizativos puedan canalizarse adecuadamente.

COMUNICACIÓN TRANSVERSAL

Este tipo de comunicación posee la finalidad de estructurar, difundir e insertar en el ámbito interno de la organización un lenguaje común entre los diferentes miembros que conforman la organización (véase cuadro 2). Este lenguaje debe estar acorde con lo que son los objetivos, principios y características institucionales y debe ser una decisión, que provenga del máximo nivel organizativo y aplicándose a todas las estructuras de la organización, sin ningún tipo de excepción:

Cuadro 2

Elementos del lenguaje común

Promover nuevas mentalidades.

Modificar ciertos comportamientos.

Elevar el espíritu de trabajo en equipo.

Incrementar el rendimiento de los trabajadores.

Mejorar la eficacia y la satisfacción del público interno.

Dinamizar el potencial creativo y la innovación.

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN

Quizás, nunca lo pensamos, pero al comunicarse dos personas ocurren muchas cosas, en lo más simple y cotidiano, la comunicación mutua, ósea, se disgrega en preguntas, respuestas, explicaciones, y aclaraciones.

Las Barreras en la Comunicación, o simplemente interferencias, son obstáculos que pueden llegar a distorsionar, desvirtuar o impedir parcial o totalmente el mensaje, y se sitúan entre el emisor y el receptor, cuando ambos están en los mismos campos de experiencia.

TIPOS DE BARRERA

Barreras físicas:

Son las circunstancias que se presentan no en las personas, sino en el medio ambiente y que impiden una buena comunicación: ruidos, iluminación, distancia, falla o deficiencia de los medios que se utilizan para transmitir un mensaje: teléfono, micrófono, grabadora, televisión, etc.

Barreras semánticas:

Tienen que ver con el significado de las palabras; cuando no precisamos su sentido, éstas se prestan a diferentes interpretaciones y así el receptor no interpreta lo que dijo el emisor, sino lo que su contexto cultural le indica. Por ejemplo, si una persona hace un pedido y dice que lo quiere "lo más pronto posible", esto puede tener diferentes significados, desde la persona que lo entiende como "inmediatamente", hasta la que lo entiende como "rápido pero no es tan urgente".

Barreras fisiológicas:

Impiden emitir o recibir con claridad y precisión un mensaje, debido a los defectos fisiológicos del emisor o del receptor. Tales defectos pueden afectar cualquiera de los sentidos. Ya sea en forma total o parcial. Por ejemplo: Alteración de aquellos órganos que constituyen los sentidos, deficiencia en la escritura, lectura, escuchar a través de la música o sonidos fuertes.

Barreras psicológicas:

Representan la situación psicológica particular del emisor o receptor de la información, ocasionada a veces por agrado o rechazo hacia el receptor o emisor, según sea el caso, o incluso al mensaje que se comunica; la deficiencia o deformación puede deberse también a estados emocionales (temor, odio, tristeza, alegría) o a prejuicios para aprobar o desaprobar lo que se le dice, no lea lo que está escrito, no entienda o no crea lo que oye o lee.

Barreras administrativas:

Las barreras pueden ser por la falta de planeación, supuestos no aclarados, distorsiones semánticas, expresión deficiente, pérdida en la transmisión y mala retención, escuchar mal y evaluación prematura, comunicación impersonal, desconfianza, amenaza y temor; periodo insuficiente para ajustarse al cambio; o sobre carga de información.

COMO EVITAR LAS BARRERAS DE COMUNICACION

Para superar las barreras en las comunicaciones, los especialistas recomiendan, entre otras cosas, lo siguiente:

•Enviar mensajes claros, comprensibles, que se adecuen a las posibilidades del receptor.

•Utilizar expresiones que "faciliten " la comunicación y evitar las que la "obstruyen".

•Mantener la congruencia entre el lenguaje verbal y el no verbal.

•Asumir una actitud de empatía con el interlocutor. "Ponerse" en el lugar del otro.

•Escuchar con atención. (Escucha activa)

•Aclarar las diferencias en las percepciones.

•Utilizar la retroalimentación, para verificar la comprensión adecuada.

•Eliminar o evitar los ruidos o interferencias.

•Evitar los prejuicios, tratar de dejarlos a un lado.

•Controlar las emociones que puedan perjudicar las comunicaciones.

FALLAS DE LA COMUNICACIÓN

Claridad en el Mensaje: Sí el emisor no se expresa con claridad o es ambiguo en el mensaje, la comunicación es deficiente. Para que se dé un buen mensaje comprensible para el oyente este debe ser preciso, conciso y suficiente; de tal manera, que sí usted como emisor, mezcla varias ideas en una oración, porque va expresando todo lo que se le viene a la mente, usted falta a la claridad que exige una buena comunicación.

Olvido u omisión de partes importantes de la comunicación: Sí el emisor omite partes importantes del mensaje, se falla en la comunicación. A veces se omite el sujeto y los que escuchan no saben a quienes se están refiriendo; ejemplo: ese maldito me mordió (el esposo, el perro u otro).

Mensajes con contradicciones: Si al emitir el mensaje se producen contradicciones en lo que se habla, se presentaran incoherencias que pueden ser detectadas por los receptores, perdiéndose credibilidad en el mismo o esta tan lleno de contradicciones que el receptor resulta desubicado en lo que quiere el emisor.

Modulación, tono o entonación: La comunicación también puede fallar cuando el receptor no modula bien el mensaje, o cuando su tono es tan bajito que no se alcanza a escuchar y se hacen presunciones del mismo por parte de un emisor que no se atreve a preguntar qué es exactamente lo que el emisor plantea; pero también se puede fallar en la comunicación cuando la entonación o acentuación del mensaje no es la correcta, dando vía a equívocos o malas interpretaciones que incluso pueden llegar a generar conflictos entre las partes.

Receptor Distraído: Sí el receptor se encuentra desatento será muy difícil que pueda captar bien el mensaje; por eso al emisor se le recomienda que esté atento a como es el estado de su público, porque podría darse el caso que el mensaje se encuentre bien expresado pero el oyente no esté en las más optimas condiciones para recibirlo.

Canal no adecuado para la comunicación: El canal seleccionado debe ser el apropiado para el contexto y el público a quien se está dirigiendo porque si no se pueden producir bloqueos en la comunicación; asimismo el código debe ser el adecuado, no es lo mismo hablar a un público heterogéneo,

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