La Comunicación En El Trabajo

LA COMUNICACIÓN EN EL TRABAJO

Las organizaciones no pueden existir sin comunicación, si no hay comunicación es imposible que los empleados sepan qué hacen sus compañeros, que la dirección reciba información y que supervisores y líderes de equipos giren instrucciones. La coordinación del trabajo es imposible en estas condiciones, lo que provocaría el colapso de las organizaciones.

También la cooperación se vuelve imposible, dado que las personas no pueden comunicar a los demás sus necesidades y opiniones. Puede decirse entonces sin género de duda que cada acto de comunicación influye en la organización de alguna manera.

La comunicación contribuye al cumplimiento de todas las funciones administrativas básicas (planeación, organización, dirección y control) a fin de que las organizaciones puedan alcanzar sus metas y vencer los desafíos que se les presentan.

Cuando la comunicación es eficaz, tiende a alentar un mejor desempeño y una mayor satisfacción laboral la gente comprende mejor sus labores y se siente más involucrada en ellas en ciertos casos, incluso renunciará voluntariamente a algunos de sus antiguos privilegios al advertir la necesidad de hacer un sacrificio.

Los gerentes necesitan de información útil y oportuna para poder tomar decisiones acertadas. La insuficiencia o deficiencia de los datos puede afectar enormemente al desempeño, dada la gran amplitud del alcance de la influencia que ejercen los gerentes. Para decirlo llanamente, las decisiones de los administradores afectan a muchas personas y a muchas actividades.

Además, la mayoría de los eslabones de la cadena de comunicación de una organización se concentran en el grupo compuesto por sus administradores.

Dado que en cada eslabón se corre el riesgo de pérdidas en el contenido de la información, es lógico que sea en los niveles administrativos donde prive el mayor potencial de pérdidas. Esta posibilidad de pérdidas se vuelve proporcionalmente mayor cuando la cadena de comunicación es muy larga.

Sería muy difícil encontrar un aspecto del trabajo de un gerente que no incluya la comunicación, surgen serios problemas cuando no se entienden bien las directivas, tomar las cosas a la ligera en un grupo de trabajo produce disgustos, y lo mismo sucede cuando se distorsionan los comentarios casuales de un gerente de alto nivel , cada uno de estos casos es resultado de la interrupción, en algún lugar, del proceso de la comunicación.

Por ello, la pregunta pertinente no es si los gerentes efectúan o no la comunicación porque la comunicación es inherente al funcionamiento de una organización, más bien la pregunta pertinente es si los gerentes comunican de modo correcto o deficiente en otras palabras la comunicación en si es inevitable en las funciones de una organización.

La comunicación, como campo independiente y formal de estudio es relativamente nueva, y se podría decir que no es casual que su aparición en las ciencias formales haya sido a la par con el desarrollo y utilización de las tecnologías que hicieron posible la difusión masiva: la Radio, la Televisión y ahora Internet. Sin embargo, además de estar presente desde el principio de la humanidad, la comunicación siempre se ha relacionado con una de las características naturales de los seres vivos: la vida en comunidad, por lo que no es extraño que la palabra comunicación provenga de convivencia, de consenso y de lograr un común acuerdo.

El proceso de la comunicación se describe a continuación: Empecemos por decir que el emisor puede tratarse de cualquier individuo interno o externo de una organización o empresa, es la fuente de comunicación, quien desea transmitir un pensamiento o idea a otro u otros. En el caso de una empresa podría tratarse del gerente, secretaria, obrero, cliente, quien sea que tenga necesidad de transmitir una información relacionada con los servicios, sucesos, etc. que ocurra en la empresa.

El código en este caso se refiere a la forma en que se codificará ese pensamiento, incluyendo la habilidad, la actitud, los conocimientos y el sistema sociocultural. Es más, el éxito total de cada persona se determina también por las habilidades de hablar, escribir, escuchar y razonar. Tenemos ideas preconcebidas sobre temas diversos y esas actitudes afectan nuestras comunicaciones. Se tiene que tomar en cuenta que no se puede comunicar lo que no se sabe y aunque el individuo (emisor) lo sepa, es posible que el receptor no lo entienda.

El mensaje es el producto real de la fuente codificadora. Es toda la información que se transmite y si se logra una comunicación exitosa será también todo lo que reciba el receptor.

El canal es el medio a través del cual viaja el mensaje. En una organización y en cualquier situación es muy importante seleccionar el medio más adecuado para transmitir la información y esto dependerá del tipo de información, de quienes deberán recibirlo, las condiciones que se requieren para el mejor entendimiento del mismo. Tradicionalmente siguen la red de autoridad de una organización los mensajes relacionados con el trabajo de los miembros de la misma; para esto lo más adecuado es un canal formal. Otras formas de mensajes como los sociales o personales, siguen canales informales en la organización.

El receptor es el objeto a quien se dirige en mensaje. Pero antes de que esto ocurra el mensaje debe ser descodificado proceso mismo que requiere de las habilidades, actitudes y conocimientos previos sobre el tema del receptor.

Y ahora el elemento que indica en el proceso si hubo éxito o no, nos referimos a la retroalimentación. En una organización se medirá si una información llegó adecuadamente si se recupera respuesta ante el mismo.

¿Qué pasa si no ocurre?

Si en una organización se obtienen respuestas vagas e inapropiadas se debe a que en el proceso existen fuentes de distorsión como las siguientes:

• La Codificación se realizó con descuido.

• Selección limitada de símbolos

• Confusión en el contexto del mensaje.

• Selección de un canal inapropiado.

• Nivel de ruido alto.

• Prejuicios, conocimientos y habilidades de percepción del receptor limitadas.

• Poca atención y cuidado en el proceso de decodificación.

Todos estos factores pueden provocar que el mensaje se interprete de manera diferente a la imaginada por el emisor.

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