Medios De Comunicacion

• Tema 4: Comunicación

• Definición. Tipos. Medios

• Factores situacionales

• Modelo del proceso de comunicación.

• Barreras para lograr una comunicación efectiva.

Definición: es el proceso en que dos o mas personas intercambian y entienden información, en general, con la intención de motivar la conducta o de influir en ella; una buena comunicación puede ser cuando dos personas interactúan, se pone una en lugar de la otra, procuran percibir el mundo como lo percibe el y tratan de predecir como responderá. Según Richard L Daft. “Administración Sexta Edición”, Editorial Thomson Pág. 581

La comunicación comprende la transferencia de significados. Si no se han transmitido información o ideas, la comunicación no se ha dado. El orador que no es escuchado o el escritor que no es leído no comunica.

No obstante, para que una comunicación tenga éxito, el significado debe difundirse y comprenderse. La comunicación perfecta, si tal cosa existiera, se daría cuando una idea o pensamiento transmitido lo percibe el receptor tal como fue contemplado por el emisor. Según Stephen P. Robbins y Mary Coulter “Administración Quinta Edición”, Editorial Prentice-hall Hispanoamérica, S.A. Pág. 611

Tipos:

Comunicación ascendente: el flujo más conocido y obvio de la comunicación formal, la comunicación descendente, se refiere a los mensajes y a la información enviada por los altos directivos a los subordinados.

Los ejecutivos pueden comunicarse hacia abajo en muchas formas. He aquí algunas de las mas comunes: discursos, mensajes en el boletín de la compañía, correo electrónico y folletos informativos incluidos en el sobre de paga, etc.

Los ejecutivos deben decidir que comunicar. Es imposible que comuniquen todo lo que sucede en la empresa; así que de deben decidir que información darán a conocer. Por lo regular, la comunicación descendente suele abarcar 5 temas:

1. Implementación de metas y estrategias: al comunicarlas se obtiene información sobre los objetivos específicos y la conducta deseada. Además, imprime orientación a los niveles mas bajos

2. instrucciones y justificación de los puestos: son directrices de cómo realizar una tarea y como se relaciona con otras actividades.

3. Procedimientos y prácticas: son mensajes que definen las políticas y reglas, las normas y beneficios, así como las estructuras.

4. Retroalimentación del desempeño: son mensajes que juzgan la eficiencia con que los individuos y los departamentos cumplen sus obligaciones.

5. Adoctrinamiento: son mensajes cuyo fin es motivar al personal para que adopte la misión y los valores culturales de la compañía y para que participe en ceremonias especiales.

El principal problema de la comunicación descendente es la alteración, es decir, la distorsión o pérdida del mensaje. La comunicación formal es un medio eficaz de llegar a todo el personal; solo que gran parte de ella se pierde: 25% cada vez que el mensaje se transmite de una persona a otra. Además, puede distorsionarse si recorre una larga distancia de su fuente al ultimo receptor.

La alteración no puede evitarse por completo, pero las técnicas descritas en las secciones anteriores la aminoran en forma considerable. La comunicación mantendrá su integridad al desplazarse a niveles mas bajos si se usa el canal adecuado, si los mensajes verbales y no verbales son congruentes y si se escucha activamente. Según Richard L Daft. “Administración Sexta Edición”, Editorial Thomson Pág. 592

Comunicación descendente: incluye los mensajes que fluyen de los niveles bajos a los altos dentro de la jerarquía las empresas procuran construir canales sanos para ella. Los empleados necesitan manifestar sus quejas, indicar el avance y retroalimentar las iniciativas de los gerentes. Cuando se combina un flujo sano de comunicación ascendente y descendente se garantiza que se realice el circuito de la comunicación entre ejecutivos y personal. He aquí 5 tipos de comunicación descendente:

1. Problemas y excepciones: estos mensajes describen problemas serios con excepciones referentes al desempeño rutinario, a fin de que los altos directivos se enteren de las dificultades.

2. Sugerencias para mejorar: estos mensajes son ideas para mejorar los procedimientos y mejorar la calidad y la eficiencia.

3. Informes sobre el desempeño: estos mensajes contienen informes periódicos que indican a los superiores como están trabajando los individuos y los departamentos

4. Quejas y disputas: estos mensajes se refieren a las quejas y conflictos que llegan a los altos niveles de la jerarquía que deberá resolverlos.

5. Información financiera y contable: estos mensajes se refieren a temas como los siguientes: costos, cuentas por cobrar, volumen de ventas, utilidades previstas, rendimiento sobre la inversión y otros asuntos de interés para los altos directivos.

Muchas empresas hacen lo posible por facilitar la comunicación ascendente. Entre los mecanismos que utilizan figuran estos: buzones de sugerencias, encuestas al personal, políticas de puertas abiertas, informes del sistema de información administrativa y conversaciones entre trabajadores y ejecutivos.

A pesar de tantos esfuerzos siguen de pie las barreras de una buena comunicación ascendente. Los ejecutivos se resisten a escuchar los problemas de los subordinados o estos no confían lo suficiente en ellos para darle información. Según Richard L Daft. “Administración Sexta Edición”, Editorial Thomson Pág. 590

Comunicación horizontal: es el intercambio lateral o diagonal de mensajes entre colegas o compañeros de trabajo. Puede darse dentro de los departamentos o entre ellos. Su propósito no es solo informar, sino pedir apoyo y coordinar las actividades. Este tipo de comunicación cae en tres categorías:

1. Resolución de problemas interdepartamentales: son mensajes que intercambian los integrantes de un departamento y se refieren a la ejecución de las tareas.

2. Coordinación interdepartamental: son mensajes que facilitan la realización de proyectos o iniciativas conjuntas

3. Cambiar iniciativas y mejoras: estos mensajes tienen por objeto compartir información entre los equipos y departamentos que contribuyan al cambio, al crecimiento y mejoramiento de la organización.

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