Realización de un manual de procedimientos y costos según lo que exige la implementación para la habilitación del sistema de facturación electrónica en el segmento de Pequeña y medianas empresas

1. INTRODUCCIÓN

1.1. RESUMEN

El presente informe tiene por objeto la realización de un manual de procedimientos y costos según lo que exige la implementación para la habilitación del sistema de facturación electrónica en el segmento de Pequeña y medianas empresas (PYMES en adelante) según lo prescrito en la ley 20.727 (La ley en adelante) del año 2014 que Introduce modificaciones a la legislación tributaria en materia de factura electrónica y dispone otras medidas que indica.

Dicha modificación le exige a los contribuyentes obligados por ley, la implementación de un modelo de facturación electrónica para cumplir con los requerimientos que exige la norma y que por su giro comercial, se encuentren obligado a emitir boletas u otro documentos contables.

Para ello, se analiza el procedimiento con las exigencias contenidas en la norma y se incorporan, los requerimientos físicos y virtuales, que permiten la puesta en marcha efectiva del sistema, desde el enfoque económico a considerar por el contribuyente obligado a dicho sistema.

Subyace al objetivo principal, servir de manual y referente para todos aquella personas que se encuentran frente al desafío de realizar las modificaciones tributarias y tecnológicas que impone la entrada en vigor de la referida ley.

Para ellos se realizó un estudio cualitativo, descriptivo y de tipo documental utilizando fuentes de investigación primarias y secundarias de información.

1.2. INTRODUCCIÓN

La digitalización de los procesos contables de acuerdo con la necesidad de mejorar y transparentar la fiscalización tributaria de los Estados, es uno de los mayores desafíos en la actualidad en las distintas administraciones fiscales.

En el caso chileno, esta aspiración, se materializó con la vigencia de la Ley 20.727 del año 2014, que impone a todos aquellos contribuyentes que deben emitir documentos de pago como boletas y facturas, la obligación de realizarlos en formato digital. Ello, en virtud de la tecnologización de la mayor parte de las áreas comerciales en la actualidad, en este sentido, señala Álvarez (2003):

“Chile ya cuenta con elementos importantes que le permiten subir su economía a Internet, entre ellas, es un país pequeño con una buena infraestructura de redes y con un nivel de tecnología que le permite el desarrollo de importantes aplicaciones transaccionales a nivel país, un ejemplo concreto de esto son los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE´s). Con ellos, se espera una ganancia para el país debido a una mejor fiscalización y recaudación por parte del SII al manejar la información de manera electrónica”. (Álvarez Silva, 2003: p.12)

Desde el punto de vista de los elementos contables y, en términos simples, la denominada facturación electrónica consiste en generar, firmar, timbrar, transmitir y almacenar Facturas, Notas de Débito y Crédito, Guías de Despacho, Boletas de Servicios Domiciliarios Periódicos y Libros de Compra y Venta, reduciendo los costos operacionales asociados a toda transacción comercial, señala la Ley:

"Las facturas, facturas de compra, liquidaciones facturas y notas de débito y crédito que deban emitir los contribuyentes, consistirán exclusivamente en documentos electrónicos emitidos en conformidad a la ley, sin perjuicio de las excepciones legales pertinentes. Las guías de despacho y las boletas de ventas y servicios se podrán emitir, a elección del contribuyente, en formato electrónico o en papel. Con todo, los comprobantes o recibos generados en transacciones pagadas a través de medios electrónicos tendrán el valor de boleta de ventas y servicios, tratándose de contribuyentes que hayan optado por emitir dichas boletas en formato papel, en la forma y condiciones que determine el Servicio de Impuestos Internos mediante resolución”. (Ley 20.727, artículo 1°)

Para lo anterior, fue necesario implementar una serie de modificaciones al sistema público, específicamente al Servicio de Impuestos Internos. Esto fue, dotarlo de tecnología necesaria que le permita soportar de buena manera, todas las modificaciones al sistema de facturación. En relación a los expresado precedentemente, el artículo 3 Nº2 señala que

“El Servicio de Impuestos Internos deberá establecer y administrar en su sitio web una plataforma tecnológica para que los contribuyentes de difícil fiscalización o de escaso movimiento operacional o económico, las empresas de menor tamaño según se definen en la ley Nº 20.416 y demás contribuyentes que determine a su juicio exclusivo, emitan y reciban las facturas y demás documentos electrónicos señalados en el artículo 54, registren sus operaciones y cedan o recepción en las facturas a través del procedimiento previsto en la ley Nº19.983. Respecto de las operaciones que se ejecuten a través de esta plataforma, el Servicio acreditará para todos los efectos legales la identidad del emisor y la integridad del mensaje o documento electrónico.". (Ley 20.727, 2014)

Para lo anterior, la Ley estableció la incorporación paulatina de los distintos segmentos de empresa al sistema de facturación electrónica, en función de los ingresos percibidos durante el año calendario anterior o si la empresa se hallaba en zona urbana o rural.

“Los contribuyentes obligados a emitir facturas electrónicas a contar del 1 de agosto de 2016, son las pequeñas y medianas empresas ubicadas en sectores urbanos, con ingresos mayores a 2.400 UF y menores a 100.000 UF., las que en total corresponden a 119.956 pymes. (http://www.sii.cl/factura_electronica/instructivo_emision.pdf).

En el caso de las Pymes, el vigor de la norma, considera un conjunto de costo que deberá soportar el propio contribuyente según lo destaca el propio Servicio de Impuestos Internos en sus documentos explicativos sobre el tema, en este sentido dice:

“Como contrapartida, las PYMEs tendrán mayores problemas para incorporarse al sistema, pues la inversión necesaria para montar el hardware y el software computacional requerido constituye un mayor peso relativo de sus recursos. La muy probable aparición de sistemas de subcontratación de servicios de facturación electrónica, no obstante, contribuirá a acercar el sistema a un costo razonable a las empresas de menor tamaño” (http://www.sii.cl/factura_electronica/camara_comercio.pdf)

Por tanto, se entiende que esta tecnología, si bien, es beneficiosa, considera una serie de costos y trámites que no están del todo claro para los comerciantes y empresarios que están obligados. Más aún en el caso de aquellos ubicados en el segmento Pymes los cuales, no siempre cuentan con los recursos para contratar asesorías profesionales, sin tener claridad además de los costos asociados a dicha gestión.

Frente a ello y habida consideración que el plazo para implementar el modelo de facturación electrónica está actualmente en pleno y reciente uso; este trabajo tiene por objeto, describir los costos asociados que tiene para una pyme la implementación de la facturación electrónica y con ello responder la siguiente pregunta:

¿Cuáles son los factores económicos y administrativos que deberá considerar el contribuyente para cumplir con la obligatoriedad de facturar electrónicamente?

Finalmente, un manual de procedimientos detallará de una manera clara y sencilla, los pasos y costos asociados a cada etapa del proceso de conversión de papel a digital, pero, desde la perspectiva práctica y no sólo teórica, lo cual, se espera, permita sea una ayuda frente a un tema actual y práctico para los comerciales y todo los actores de este nuevo proceso contable.

1.3. MARCO TEÓRICO

La facturación electrónica, se enmarca dentro de un escenario mayor que es la digitalización contable en plena era de la información. Ello podría considerarse como el sustento teórico que fundamenta y explica esta aspiración del Fisco en orden a emitir documentos con validez jurídica y comercial por medios tecnológicos y así estar en sintonía con el funcionamiento tributario en el contexto global.

Este nuevo panorama, ya en el año 2006, se advertía como una verdadera revolución a nivel de gestión financiera y tributaria.

“La tecnología digital está transformando la organización financiera de las empresas. Así, este área evolucionará, dejando de ser un centro de control de gastos, contabilidad y presentación de informes para convertirse en un motor que generará valor para el negocio, según el estudio Finanzas 2020, elaborad por Accenture Strategy, que recoge un nuevo modelo de finanzas en el año 2020 a través de la digitalización. Este informe señala que la organización financiera digital del futuro supone un cambio radical…tecnologías como el big data, el cloud y la robótica contribuirán a una mayor agilidad y eficiencia de la función financiera, ya que su aplicación reducirá el tiempo dedicado a los procesos tradicionales, aumentando la productividad. También recortará el tiempo destinado a elaborar informes permitiendo focalizarse más en el análisis, la toma de decisiones y la gestión de riesgos, creando valor para la organización, además de suponer un cambio en la empresa y de tener impacto en las personas”. (http://gestion.pe/empleo-management/digitalizacion-transforma-modelo-financiero-2161846)

Por tanto cabe preguntarse a ¿qué se refiere el concepto de digitalización contable?

Como fácil explicación, la digitalización de documentos es el proceso mediante el cual se puede almacenar, administrar y

...