Archivo

Con relación al Acuerdo 060 realizar lo siguiente:

1. Cuál es la identificación del acto administrativo Acuerdo 060 de 2001.

RESPUESTA:

Para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por la unidad de correspondencia de las entidades públicas y privadas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la administración pública.

Ley 80 de 1989 señala las funciones del archivo general de la nación fijar políticas y establecer los reglamentos necesario.

Ley 594 de 2000 establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado por medio del archivo general de la nación.

Ley 527 de 1999 define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes del comercio electrónico y firmas digitales y establece entidades de certificación.

Decreto 2150 de 1995 reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios en la administración pública.

2. Qué entiende por comunicaciones oficiales.

RESPUESTA:

Son todos los documentos recibidas o producidas en las actividades de la organización independientemente del medio utilizado. Que son calificadas en interna o externa.

3. De acuerdo a las definiciones contempladas en el Artículo Segundo, realizar los siguientes:

a. Escoge tres conceptos y defina con sus palabras lo entendido.

Mis tres definiciones:

• Registro de comunicaciones oficiales: es el medio por el cual las entidades registran y controlan las comunicaciones recibida o emanadas bien sea de manera manual o automatizada.

• Correspondencia: son todas las comunicaciones que llegan a una empresa a nombre de una persona en particular. (no generan tramite)

Archivo electrónico: son todos los documentos electrónicos acumulados por una persona o empresa en el proceso de su función tratados de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de este.

b. Ambos compartirán los conceptos y los relacionará en el trabajo de cada uno indicando de qué compañero corresponde.

Las definiciones de mi compañera Martha Osorio Cortez

• Documento electrónico de archivo: es el registro de las comunicaciones recibidas y producidas por medios electrónicos que permanecen allí durante su ciclo vital de acuerdo a las reglas y normas archivísticas.

• Serie documental: unidades documentales producidas por un mismo ente de acuerdo a su función específica.

• Tabla de retención documental: listado de series asignadas a los documentos producidos o recibidos por una unidad administrativa a los cuales se le asigna el tiempo requerido para realizar la transición de archivo a archivo durante su ciclo vital.

4. Que entiende por unidad de correspondencia.

RESPUESTA:

Es la persona capacitada y encargada que controla el trámite de las comunicaciones oficiales mediante los medios de mensajería externa e interna fax, correo electrónico, etc.

Facilitando la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y contribuir a la observación plena de los principios que rigen la administración pública.

5. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de las disposiciones. Consideras que un documento sin firma deba ser:

RESPUESTA

a. Despachado

6. Realizar un cuadro comparativo entre: radicación de comunicaciones oficiales, comunicaciones internas, control comunicaciones oficiales, comunicaciones oficiales recibidas, comunicaciones oficiales enviadas, comunicaciones vía fax, comunicaciones por correo electrónico

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