Archivo

INTRODUCCION

A lo largo de la historia de la humanidad, la preservación y organización de los Archivos han estado íntimamente vinculadas a momentos de desarrollo en la Historia de los pueblos: un Estado organizado siempre procurará conservar los Documentos que testifiquen su desarrollo, por lo que la existencia de los Archivos (y muy particularmente de los archivos históricos) se convierte en Fuente documental importantísima para la mejor comprensión del devenir Histórico de una sociedad.

FASES DEL ARCHIVO

FASE PRE-ARCHIVISTICA

• Producción del documento

• Tramitación del documento

• Uso frecuente

• Están bajo la responsabilidad de la oficina que los produjo o recibió

• Retención de uno (1) a tres años (3)

FASE ARCHIVISTICA

• Concentración de los documentos de los archivos de gestión de una oficina

• Relativo uso, valor y vigencia

• Ubicación cercana al productos

• Retención de tres (3) a quince años (15)

FASE INTERMEDIA

• Concentración masiva de los documentos trasladados desde los archivos administrativos

• Algunos documentos han perdido su utilidad, vigencia y uso por lo que se valoran seleccionan y se desincorporan

• Se aplican plazos precauciónales

• Retención de quince años (15)

FASE HISTORICA

• Conservación permanente de documentos de importancia histórica

cultural, científica e informativa

• Pasan a integrar el patrimonio documental de la institución, región o país.

• Retención permanente

LOS SISTEMAS DE ARCHIVO

ARCHIVO DE GESTION

Están formados por los documentos producidos y recibidos por la oficina en el desarrollo de las funciones y actividades que tengan encomendadas, y conservados como instrumento para la toma de decisiones, tramitación de asuntos y defensa de derechos.

ARCHIVO ADMINISTRATIVO.

Conjunto de documentos generados y/o acumulados, los cuales son utilizados para las funciones cotidianas de una autoridad, órgano, organismo o entidad.

ARCHIVO INTERMEDIO, CENTRAL O GENERAL

Se encarga de evaluar y valorar los documentos con el fin de planificar la selección documental diseña políticas y normalizar las actividades de los archivos que dependen de él y reúne la información de los documentos de las dos primeras edades del ciclo vital y los pone a disposición del sistema de archivo

ARCHIVO HISTÓRICO

Es el lugar donde se depositan los documentos cuya vida activa ha concluido y que por el valor de la información que contienen los documentos o expedientes son seleccionados para su permanente conservación.

EJEMPLO DE LA ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE ARCHIVO.

Valores secundario

Valores primarios

DOCUMENTOS DE ARCHIVO:

CARÁCTER SERIADO: Los documentos de archivo se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series. Como las actas, la correspondencia ,las cuentas de cobro etc.

GENESIS: Cada documento de archivo surge de un proceso natural como resultado de la actividad de personas e instituciones, por lo tanto su generación no puede controlarse.

EXCLUSIVIDAD: El contenido de cada documento es único, aunque se trate del mismo tipo documental como una factura, la fecha, el valor, los ítems, son distintos en cada una, dentro de una serie. Como lo son igualmente en el caso de fondos distintos.

INTERRELACION : Un Único documento no tienen ningún valor archivístico, los documentos tienen valor al estar integrados a un conjunto(fondo) y por las relaciones establecidas dentro de este que es el expediente.

UNICIDAD: Cada documento de archivo es único, no se produce en múltiples ejemplares: En el caso de las copias de un documento estas no son ejemplares del documento original sino otro documento igualmente único.

INTEGRIDAD: Cada documento debe mantener sus caracteres internos y externos íntegros, esto es intacto e inmodificados para conservar sus valores. Así una copia mantiene el contenido, pero no el formato del documento original.

OBJETIVIDAD: El documento de archivo constata una actividad personal o institucional sin añadir a ello criterios de valoración o subjetividad.

CARACTERES EXTERNOS E INTERNOS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO.

EXTERNO se refiere a la estructura física

INTERNO lo que se refiere a su contenido sustantivo

EXTERNO: lo que no pueden ser examinados en las copias, serían los relacionados con su estructura física

Soporte: configuración física del documento, papel pergamino, acetato, es la materia mediante la cual se hace el contenido del documento

Clase: es el medio que se adopta para transmitir la información

. Escritura. (Documento textual) dibujo (documento grafico9, imagen (documento audiovisual), maquina (documento informático)

Formato: con que se presenta la materia y la inserción en ella

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