Archivo

Archivo

es un sistema cuyo objetivo es conservar debidamente clasificada y ordenamente todo la documentación relacionada con las actividades de las personas, empresas, oficinas o instituciones públicas.

Finalidad del archivo

tiene como finalidad:

1. Conservar ordenadamente los documentos.

2. Facilitar la localización de los documentos cuando se requieran.

3. Proteger los documentos del deterioro y pérdida.

4. Servir de fuentes de información o elemto probatorio.

Equipos y materiales de oficina necesarios para archivar

archivo verticales. son muebles que constan de gavetas colocadas una encima de otra, para mantener en ellas carpetas en posición vertical, lo cual facilita la ubicación del material archivado. los títulos escritos en las pestañas de las carpetas pueden ser leidos comodamente, debido a la visibilidad horizontal que proporciona la ubicación de las carpetas.

archivo horizontal o estanterias con anaqueles fijos: son muebles que consta de divisiones colocadas en forma horizontal, en algunos casos pueden ser abiertos y en otros están provisto de puertas corredizas o plegables. para estos muebles se utilizan un tipo especial de carpetas, las cuales tienen pestañas en uno de los bordes angostos.

fichero: es un mueble que consta de gavetas pequeñas en las cuales se colocan fichas o tarjetas contentivas de información relacionada con el contenido de las carpetas archivadas.

equipos electrónicos.

computadora: es un sistema electrónico que consta de una pantalla o monitor, unteclado muy parecido al de la máquina de escribir y una unidad de procesamiento donde reside la memoria y se efectúan las operaciones y procesos.

discos duros o fijos: es un disco magnético que se encuentran en el cpu de la computadora, en el se encuentran almacenados los principales programas y archivos de una computadora.

dispositivos de almacenamiento de información: son los medios en los cuales se guarda información que ha sido procesada en la computadora. pueden ser electónicos como las memorias y ópticos como los discos compactos cd.

carpetas: son cubiertas fabricadas en diferentes tipos de material catón, cartulina y se usa para resguardar los documentos y correspondencia que se relacionen con un individuo, empresa o instutución, pueden ser de tamaño carta u oficio, éstas traen una pestaña donde se escriben el encabezamiento o título correspondiente.

carpetas de acordeón o carpeta de fuelle: son aquellas que tienen varias divisiones en forma de pliegues, de allí su identificación como carpeta de acordeón o de fuelle. ésta por lo general vienen clasificada numéricamnete o con letras del alfabeto lo cual permite ordenar facilmente la documentación, se le considera como un archivo auxiliar.

tarjetas: son unidades rectangulares generalmente de 5 por 3 y 8 por 5 pulgadas, tiene infinidad de uso, sin embargo, el principal es la organización de ficheros, el cual tiene como objeto facilitar la localización de las carpetas, gavetas o archivadores donde se encuentan la información necesaria.

índices: son listados con referencias alfabéticas o numéricas sobre el contenido de cada equipo de archivo.

marbetes: son etiquetas que se adhieren a los materiales, carpetas para indicar lo que ha quedado aechivado o debe archivarse.

bandeja de escritorios: es un equipo que se coloca sonbre el escritorio, para colocar en ella la correspondencia recibida.

ganchos: son piezas metálicas que sirven para sujetar los documentos dentro de las carpetas, pueden ser de brazo corto o largo de acuerdo a la cantidad de documentos a sujetar.

guías y subguías: son láminas de material resistentes cartón fibra pesada cuyo objetivo es indicar la clase de material archivado en las carpetas y establecer divisiones dentro de las gavetas.

Elementos de trabajo:

Archivo General

Proyectos.

Originales.

Copias y correcciones.

Fichero Alfabético.

Fichero Numérico.

A su vez en nuestra Oficina Técnica se dispone de diferentes elementos para la

realización de trabajos:

- Ordenadores: Para la realización de dibujos y textos.

- Plotters: Para plasmar los planos en láminas.

- Impresoras: Para pasar a folios toda la información escrita del trabajo.

Guillotina: Para recortar las láminas.

Taladradora: Para el archivado tanto de planos como de folios.

Archivado Y Documentación.

Objetivos de la clasificación.

Los objetivos del archivo se pueden expresar como:

Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un trabajo específico.

Que tenga acceso rápido a la documentación relacionada con ese trabajo.

Guardar la documentación es tiempo que sea útil.

Establecer un archivado organizado de forma sistemática, de toda la

documentación empleada y necesaria.

Que tenga un sistema eficaz de reproducción de documentos.

Archivado en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.

Sistemas de clasificación.

Los más utilizados son dos, generalmente.

.2.1 Sistema alfabético

Se ordenan las hojas según una letra que normalmente suele ser la inicial de la

palabra principal que identifique el documento.

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