Archivo

Archivo

es un sistema cuyo objetivo es conservar debidamente clasificada y ordenamente todo la documentación relacionada con las actividades de las personas, empresas, oficinas o instituciones públicas.

Finalidad del archivo

tiene como finalidad:

1. Conservar ordenadamente los documentos.

2. Facilitar la localización de los documentos cuando se requieran.

3. Proteger los documentos del deterioro y pérdida.

4. Servir de fuentes de información o elemto probatorio.

Equipos y materiales de oficina necesarios para archivar

archivo verticales. son muebles que constan de gavetas colocadas una encima de otra, para mantener en ellas carpetas en posición vertical, lo cual facilita la ubicación del material archivado. los títulos escritos en las pestañas de las carpetas pueden ser leidos comodamente, debido a la visibilidad horizontal que proporciona la ubicación de las carpetas.

archivo horizontal o estanterias con anaqueles fijos: son muebles que consta de divisiones colocadas en forma horizontal, en algunos casos pueden ser abiertos y en otros están provisto de puertas corredizas o plegables. para estos muebles se utilizan un tipo especial de carpetas, las cuales tienen pestañas en uno de los bordes angostos.

fichero: es un mueble que consta de gavetas pequeñas en las cuales se colocan fichas o tarjetas contentivas de información relacionada con el contenido de las carpetas archivadas.

equipos electrónicos.

computadora: es un sistema electrónico que consta de una pantalla o monitor, unteclado muy parecido al de la máquina de escribir y una unidad de procesamiento donde reside la memoria y se efectúan las operaciones y procesos.

discos duros o fijos: es un disco magnético que se encuentran en el cpu de la computadora, en el se encuentran almacenados los principales programas y archivos de una computadora.

dispositivos de almacenamiento de información: son los medios en los cuales se guarda información que ha sido procesada en la computadora. pueden ser electónicos como las memorias y ópticos como los discos compactos cd.

carpetas: son cubiertas fabricadas en diferentes tipos de material catón, cartulina y se usa para resguardar los documentos y correspondencia que se relacionen con un individuo, empresa o instutución, pueden ser de tamaño carta u oficio, éstas traen una pestaña donde se escriben el encabezamiento o título correspondiente.

carpetas de acordeón o carpeta de fuelle: son aquellas que tienen varias divisiones en forma de pliegues, de allí su identificación como carpeta de acordeón o de fuelle. ésta por lo general vienen clasificada numéricamnete o con letras del alfabeto lo cual permite ordenar facilmente la documentación, se le considera como un archivo auxiliar.

tarjetas: son unidades rectangulares generalmente de 5 por 3 y 8 por 5 pulgadas, tiene infinidad de uso, sin embargo, el principal es la organización de ficheros, el cual tiene como objeto facilitar la localización de las carpetas, gavetas o archivadores donde se encuentan la información necesaria.

índices: son listados con referencias alfabéticas o numéricas sobre el contenido de cada equipo de archivo.

marbetes: son etiquetas que se adhieren a los materiales, carpetas para indicar lo que ha quedado aechivado o debe archivarse.

bandeja de escritorios: es un equipo que se coloca sonbre el escritorio, para colocar en ella la correspondencia recibida.

ganchos: son piezas metálicas que sirven para sujetar los documentos dentro de las carpetas, pueden ser de brazo corto o largo de acuerdo a la cantidad de documentos a sujetar.

guías y subguías: son láminas de material resistentes cartón fibra pesada cuyo objetivo es indicar la clase de material archivado en las carpetas y establecer divisiones dentro de las gavetas.

Elementos de trabajo:

Archivo General

Proyectos.

Originales.

Copias y correcciones.

Fichero Alfabético.

Fichero Numérico.

A su vez en nuestra Oficina Técnica se dispone de diferentes elementos para la

realización de trabajos:

- Ordenadores: Para la realización de dibujos y textos.

- Plotters: Para plasmar los planos en láminas.

- Impresoras: Para pasar a folios toda la información escrita del trabajo.

Guillotina: Para recortar las láminas.

Taladradora: Para el archivado tanto de planos como de folios.

Archivado Y Documentación.

Objetivos de la clasificación.

Los objetivos del archivo se pueden expresar como:

Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un trabajo específico.

Que tenga acceso rápido a la documentación relacionada con ese trabajo.

Guardar la documentación es tiempo que sea útil.

Establecer un archivado organizado de forma sistemática, de toda la

documentación empleada y necesaria.

Que tenga un sistema eficaz de reproducción de documentos.

Archivado en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.

Sistemas de clasificación.

Los más utilizados son dos, generalmente.

.2.1 Sistema alfabético

Se ordenan las hojas según una letra que normalmente suele ser la inicial de la

palabra principal que identifique el documento.

Cuando tenemos que la inicial es la misma, se ordena por la segunda letra, y así

sucesivamente

Si la palabra principal fuese la misma, la ordenación tiene lugar por la palabra

siguiente, aplicando la misma regla.

Se puede comprobar que es muy sencillo y fácil de usar para los archivos pequeños.

Este sistema apenas necesita preparativos y no hace falta un registro auxiliar para la

localización de lo que se busca.

En casos de que se pudiesen originar alguna clase de problemas en este sistema, se haría necesario realizar una hoja de instrucciones detallada en la que se fijan las directrices para nombres compuestos, abreviaturas, etc.

1.2.2 Sistema alfa-numérico.

Este sistema combina el sistema alfabético y el sistema numérico.

Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales archivados, según el número de cada letra, pueden tener una relación correlativa secundaria, de acuerdo a la fecha de entrada.

El sistema es fácil de establecer y permite un buen control de la colocación correcta

de los documentos archivados.

Para estos sistemas es característico que los materiales se clasifiquen por un numero de archivo, existiendo diversas variantes.

Archivo General.

Todas las fichas mencionadas en cada uno de los apartados siguientes están guardados

en un archivo general. Este archivo estará dividido en tantas secciones como carreras se cursen en la escuela. En nuestro caso se dividirá en cinco secciones:

* Ingeniería Técnica Industrial Mecánica.

* Ingeniería Técnica Industrial Electrónica.

* Ingeniería Técnica Informática.

* Ingeniería Técnica Agrícola Hortofruticultura y Jardinería,

* Ingeniería Técnica Agrícola Industrias Agrícolas.

Cada sección anterior se dividirá en todos los subapartados como:

Catálogos.

Revistas.

Proyectos.

Tarifas.

Libros técnicos

Tendremos una sección común para todas las carreras que serán:

* Boletín Oficial.

* Normas.

Lo detallado anteriormente se puede decir que es la raíz del archivo general, luego

estas se dividirán en partes mas pequeñas.

Organización De Archivos De Una Oficina Técnica.

Catálogos.

Manual de usuario.

Partiendo del principio, donde tenemos un catálogo determinado, lo primero que se hace es el rellenado de la hoja de control, de acuerdo a los datos que necesitamos para un perfecto archivado.

Esta hoja de control es igual a la que describimos en el siguiente año, y de la cual tenemos un ejemplo.

Una vez rellenada, esta hoja se guarda junto a las de los demás catálogos en una carpeta o sobre para tal uso.

Esta carpeta la guardaremos en un archivador general junto a otros documentos y elementos que nos ayudan en la labor general para realizar las tareas de la Oficina Técnica.

Todo ello bien ordenado y sin dar lugar a confusiones, todo puesto de tal forma que tengamos un fácil acceso al archivo para poder maniobrar allí tantas veces como sea necesario.

Una vez tengamos la "hoja de control", se archiva el catálogo por orden alfabético del fabricante. (Otra forma podría ser por el nombre del elemento, pero en nuestro ~ es como se ha definido en primer lugar, o sea, por el fabricante).

Posteriormente se coloca el catálogo en su carpeta correspondiente, según sea su nombre y se coloca en el lugar que alfabéticamente ocupa para luego poderlo usar cuando se necesite.

Los catálogos así archivados son los del tipo "monográficos", y "hojas informativas". Los que son denominados como catálogos generales, se colocan en un archivador específico donde se colocarán todos los que entren en esta categoría.

En el caso real de nuestra oficina Técnica, los archivadores para los catálogos

monográficos y las hojas informativas son los A-9, A-8 y A-12, siendo para los catálogos generales el archivador A-7-

Una

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