Archivo

¿QUÉ ES UN ARCHIVO?

El término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones; que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos.

En el ámbito de la informática, un archivo es un conjunto de información digital que puede almacenarse en una computadora o en otro tipo de dispositivo.

Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contiene. A los archivos informáticos se les llama así porque son los equivalentes digitales de los archivos escritos en libros, tarjetas, libretas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional. Los archivos informáticos facilitan una manera de organizar los recursos usados para almacenar permanentemente datos en un sistema informático virtual.

¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO?

Los archivos juegan un papel importante dentro de las Organizaciones públicas o privadas y debería ser considerado como el reflejo de las instituciones y la imagen propia de la institución que los produce.

Algunas empresas fracasan debido a que no reconocen la importancia de una buena organización de sus documentos. Por otro lado, gran parte del éxito de muchas empresas se debe al hecho de que pudieron tomar fácil y rápidamente decisiones comerciales vitales, porque localizaron y utilizaron inmediatamente la información requerida. Imagínense que un objetivo ocupado está hablando por teléfono y súbitamente necesita información acerca de una propuesta de contrato enviada unos días antes por correo.

Él recuerda que la propuesta era aproximadamente por un millón de pesos, pero su copia de la carta ha sido archivada; por lo tanto, pide a su ayudante que busque la carta con la cotización mientras continúa la conservación telefónica. ¿Qué sucedería si no se encontrara la carta a tiempo para utilizarla durante dicha conversación? “por falta de una carta se perdió un contrato”.

Las organizaciones de todo tipo necesitan guardar documentos para consultarlos en el futuro. Son documentos relacionados con aspectos importantes de los productos, datos estadísticos, información acerca de los empleados y clientes, datos en relación con los proveedores, y entre otras muchas informaciones adicionales, que deben estar disponibles rápidamente por medio de procedimientos sistemáticos de archivo. Por ello, estos documentos deben ser conservados en lugares seguros y accesibles.

Los archivos acreditan y documentan la evolución jurídico-administrativa de las organizaciones.

¿QUÉ EQUIPOS Y MATERIALES SE REQUIEREN PARA ARCHIVAR?

La eficiencia de los sistemas de archivo depende en gran parte del equipo y materiales utilizados. Para ser eficaz, el sistema debe:

 Ahorrar tiempo: Esto significa que el equipo y los materiales deben ser diseñados de tal manera que quienes manejan los documentos no hagan movimientos innecesarios.

 Proporcionar protección adecuada a los documentos: Algunos archivos deben tener cerraduras para proteger su contenido: otros deben ser a prueba de incendio.

 Conservar espacio: Los archivos deben ser diseñados de tal manera que no ocupen más espacio del que sea absolutamente necesario.

Los materiales que deben ser guardados en los archivos provienen de dos fuentes:

1. Aquellos que se originan fuera de la empresa-documentos externos- como cartas recibidas, informes, contratos, catálogos, balances y facturas, los cuales generalmente serán recibidos en original.

2. Los que se originan dentro de la empresa-documentos internos- como copias de cartas enviadas, informes, contratos, facturas, los cuáles serán copias al carbón, o fotocopias de originales.

Archivo verticales: Son muebles que constan de gavetas colocadas una encima de otra, para mantener en ellas carpetas en posición vertical, lo cual facilita la ubicación del material archivado. Los títulos escritos en las pestañas de las carpetas pueden ser leídos cómodamente, debido a la visibilidad horizontal que proporciona la ubicación de las carpetas.

Fichero: Es un mueble que consta de gavetas pequeñas en las cuales se colocan fichas o tarjetas contentivas de información relacionada con el contenido de las carpetas archivadas.

Equipos electrónicos:

 Computadora: En el discos duro, que se encuentra en el CPU de la computadora, se encuentran almacenados los principales programas y archivos de una computadora.

 Dispositivos

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