Capitulo II : Presupuesto de compras de materia prima en una empresa industrial

Capitulo II : Presupuesto de compras de materia prima en una empresa industrial o mercaderías en una empresa comercial

El presupuesto de compras de materia prima o de mercaderías, que corresponde formalmente a una empresa industrial o comercial, constituyen parte del presupuesto general de la empresa. El presupuesto de compras se desprende del presupuesto de producción o de las unidades vendidas, es decir del conocimiento de cuantas unidades se van a producir o cuantas unidades se necesitan vender en el caso de una empresa comercial, razón la cual en el presente artículo se hacen estructuras que sirven de soportes para formular el presupuesto de compra de materia prima o de mercaderías según corresponda a una empresa comercial o industrial.

Palabra claves

Presupuesto, presupuesto de producción, presupuesto de materia prima, empresas no fabricantes, costo de la compra materia, presupuesto de venta.

a) Presupuesto de materia prima. Este presupuesto especifica las cantidades planificadas de toda clase de materia prima, por período, producto y cen tros de responsabilidad, requerida para la producción planificada.

b) Presupuesto de compra de materia prima. Este presupuesto especifica las cantidades requeridas de cada material y las fechas aproximadas en que se necesitan; por lo tanto, debe desarrollarse un plan de compras. El presupuesto de compra de materiales especifica las cantidades que habrán de comprarse de estos insumos, el costo estimado y las fechas requeridas de entrega.

c) Presupuesto de Inventario. Este presupuesto especifica los niveles planificados del inventario de materias primas en términos de cantidades y costo. La diferencia, en unidades, entre los requerimientos según se especifica en el presupuesto de materia prima y el presupuesto de compras se muestra, como aumentos o disminuciones planificados, en el presupuesto del inventario de materiales y partes.

d) Presupuesto del costo de materiales utilizados. Este presupuesto especifica el costo planificado de los materiales que serán utilizados en el proceso productivo. Ha de observarse que este presupuesto no puede complementarse sino hasta que se haya desarrollado el costo planificado de las compras.

Para realizar el presupuesto de compras se debe de realizar la planificación y control de las materias primas que se utilizan en la fabricación de los productos terminados. Esta fase de preparación del presupuesto, implica conocer:

a) La necesidad de la materia prima.

b) El nivel de los inventarios.

c) La cantidad de materia que debe comprarse.

En las empresas manufactureras serían muchos los elementos que se incluirían en el concepto de compras pues es bien sabido, se adquieren materiales que van a ser empleados directamente en los productos, materiales indirectos, suministros de fábrica y repuestos. Aquí se habla de la compra de aquellas materias primas que van a quedar incorporadas propiamente en el producto y cuyo costo es identificable con el mismo.

Planificar y presupuestar la compra de ma- teria prima significa garantizar el abastecimiento oportuno de la demanda interna de materias primas, materiales, artículos de consumo e inventarios para su venta en caso de una entidad comercial.

Obtener adecuados precios de adquisición, lo cual incluiría el máximo aprovechamiento de descuentos por pronto pago y bonificaciones sobre volumen y, en su caso, rebajas sobre compras.

El presupuesto de compras de materia prima debe estar perfectamente coordinado con el presupuesto de producción, en cuanto a que pueda estar ligado o desligado al presupuesto de producción, sobre la base de una cuota estándar mensual o como un programa de compras concentrado, todo ello con la suficiente flexibilidad y considerando las características de la entidad, sus proveedores y las necesidades específicas del caso.

El presupuesto de compra de materia prima, requiere el detalle de cada una de las materias primas y materiales que estén incluidos en el mismo, así como los períodos de compra.

Otros asuntos de importancia a desarrollar dentro de la formulación del presupuesto de compras son:

• Estimar el inventario de materias primas y demás materiales al inicio del período a presupuestar: a este respecto es indispensable investigar y definir si dentro de este inventario existen artículos dañados, obsoletos, de lento movimiento, etc., que deben eliminarse.

• Investigar a los actuales y posibles proveedores, seleccionarlos y determinar con cuáles se trabajará durante el período a presupuestar, obtener sus cotizaciones, definir sus condiciones de pago, plazos de entrega, descuentos, bonificaciones, etc., determinando además si se pueden o deben firmarse contratos para tener garantizados precios, fechas y condiciones a si sólo deben suscribirse pedidos anuales abiertos.

• Determinar la anticipación ideal del presupuesto de compras en relación al de producción dando consideración a plazos de entrega de los proveedores seleccionados y a los tiempos de transportación en compras locales y de importación.

Punto de reorden

Se define como el momento en que se debe formular una compra en virtud de que las existencias disponibles cubrirán sólo el tiempo en el que la producción o venta las agoten hasta llegar al margen de seguridad, considerando al efecto el plazo de entrega del proveedor.

El margen de seguridad en el inventario, es la cantidad de unidades en existencia que se ha determinado como el mínimo infranqueable, suficiente para absorber cambios bruscos en producción y ventas, cantidad de inventario por debajo de la cual no debe permitirse que el mismo descienda para no interferir con la entrega de pedidos.

Máximos y mínimos en el área de inventarios

El límite máximo del inventario se refiere a la cantidad de artículos que se permita coordinar y satisfacer las necesidades de venta, producción y financiamiento. Límite mínimo es lo que necesariamente debe existir en el almacén a fin de que las ventas no sufran perjuicio alguno.

Establecimiento de los costos estándar de compras

El costo de la compra por unidad, debe establecerse reconociendo todos los facto- res y situaciones que influyen en el mismo, aprovechando descuentos por pronto pago, bonificaciones sobre volumen, repercusión de impuestos por parte del proveedor, reflejando las condiciones estipuladas en contratos y pedidos abiertos celebrados

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