NARRATIVA DE COMPRAS NACIONALES: MATERIA PRIMA Y SUMINISTROS
Paulina SotoReseña26 de Septiembre de 2018
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“Sushi-Tos”
NARRATIVA DE COMPRAS NACIONALES: MATERIA PRIMA Y SUMINISTROS
Requerimiento (Inicio desde la necesidad del producto y la decisión de la cantidad de material y el nombre de cada uno de los responsables, las herramientas que utilizan para los pedidos y levantamiento de inventarios para saber lo que se pide)
El proceso de compra de materia prima y suministros se inicia de acuerdo con las necesidades del área de producción, tanto para materia prima como para suministros, en el caso de materia prima, el encargado de contactar con los proveedores es el gerente (Luis P.), el realiza una estimación basada en conocimientos empíricos sobre lo que necesita para producir lo que se venderá durante la jornada en la observando cuando se presenta la necesidad de compra, conforme se vaya consumiendo el stock producción.
En el caso de suministros, el Jefe de mantenimiento Ing. Carlos flores firma la solicitud de pedido el cual es enviada al área de logística para su compra, (Formato 001) la solicitud de compra es firmada por el Director de Finanzas (Hernán Y.), Director de Producción Roberto N. y el encargado de logística (Luis P.), en señal de conformidad, y se inicia el proceso de compras y según el cuadro de requerimiento de materia prima, elaborado por Luis P., se inicia el proceso para la compra de materia prima, solicitándose cotizaciones de precios de materia prima y o suministros por Luis P., comparando los precios que los proveedores ofrecen.
Como política general se mantiene en suministros un stock mínimo, solo para uso inmediato.
Requerimiento a Proveedores (Se da una narrativa de quienes son los proveedores y que tipo de materia prima se le requisita a cada uno, y el proceso del proceso administrativo dentro de la empresa desde que sale la requisición hasta que llega a la empresa)
Por lo general las compras se realizan a proveedores recurrentes, en el caso de materia prima como la resina. En los años 2005 y en lo que va del 2006, se han incrementado las adquisiciones en el mercado nacional , se compra en el País a: COMINTER SAC. Pero igualmente se continua realizando importaciones con los proveedores: PETCO ( Colombia), ARKEMA ( España), LG Corporation (Corea), OCI Internacional Inc ( EE.UU.). En el caso de suministros y materia prima auxiliar, como los pigmentos, las compras son nacionales, figurando entre los principales proveedores: BAYER, Química Suiza, Vico, Clariant Perú S.A., etc. Se ha visto por conveniente la estandarización en la adquisión de los pigmentos, por experiencia se ha determinado por ejemplo, adquirir cada color de un proveedor diferente, ya sea por precio pero básicamente por calidad.
El Encargado de Logística (Sr. P.) obtiene de los proveedores las cotizaciones, se pasan al encargado del Departamento de Finanzas (Hernán Y.), para el análisis y elaboración del flujo de caja y las condiciones de pago, adjuntándose este cash flow a las cotizaciones. El proceso de decisión de las compras de materias primas, por el volumen adquirido (resinas), esta a cargo del Sr. Eduardo M. (Representante de los Accionistas), él decide verbalmente el proveedor, de acuerdo a las cotizaciones y al flujo de caja que se le adjuntan. En otros casos, como por ejemplo de suministros y materia prima auxiliar las compras son
autorizadas por el Director de producción, el encargado de Logística y Gerente Financiero. Seguidamente el Encargado de Logística elabora y firma la orden de compra, (Formato 002) en original a 4 copias la que es firmada también por el Gerente Financiero (Hernán Y.). Encargado de Logística también obtiene firma del Director de Producción y Encargado de Laboratorio. Las cotizaciones de proveedores, también son La distribución de la O/C es como sigue: Original a Proveedor; 1 copia a Contabilidad, 1 copia a Almacén de Materias Primas, 1 copia al Archivo (proveedor) y 1 copia a Logística
Esta orden de compra es enviada al proveedor, vía fax, sean importaciones o compras locales, para luego esperar la mercadería, en el caso de las importaciones, el Dpto. de Contabilidad y Finanzas, se encarga de todos los tramites que genere la importación.
Cuando se trata de un producto nuevo (materia prima), se entrega muestra con su respectiva Hoja Técnica al Laboratorio, el que hace la evaluación respectiva, si el producto cumple con las condiciones para el proceso de producción y su respectiva aprobación, se realiza la requisición por escrito.
ESTADISTICA DE PRECIOS DE MATERIAS PRIMAS
(Si el cliente no proporciono información actualizada se mantiene información anterior, en caso de que el cliente no porpocione esta información, realizar un cálculo de los costos)
ARTICULO | ENERO 2005 | JUNIO 2005 | DICIEMBRE 2005 | AGOSTO 2006 |
US X TON. | US X TON | US X TON | US X TON | |
Resina Suspensión | 1,040 (1)(3) | 960(2)(4) | 1,240(2)(4) | 1,060(2)(4) |
Resina Emulsión | 1,300(1)(5) | 1,310(2) | 1,550(2) | 1,410(2) |
Plastificante DOP | 1,150(1)(6) | 1,125(1)(6) | 1,235(1) (6) | 1,570(1)(6) |
Plastificante DOP (local) | 1,500(2) | 1,400(2) | 1,650(2) | 1,850(2) |
(1) Costo y Flete
(2) Puestoenfábrica
(3) Importado de Korea. No incluye 4% de ad valorem + 5% de gastos de
nacionalización
(4) ImportadodeColombiaatravésdeunrepresentantelocalCOMINTER
(5) Más5%degastosdenacionalización
(6) Importado de Korea. No incluye 12% de ad valorem + 5% de gastos de
nacionalización
Recepción:
La recepción de mercadería en el almacén se realiza con la guía de remisión del proveedor, en el caso de las compras locales, (Formato 003) y con la guía de remisión de la empresa transportista de la mercadería, para las importaciones.
El Jefe de Almacén (Luis F.), recepciona la mercadería con la guía de remisión, pero ya tiene conocimiento previo de la compra, por que el área de logística, le paso una copia de la orden de compra. Asimismo está informado por el Sistema de Compras.
El Jefe de Almacén sella la guía de remisión, indicando su conformidad, y elabora manualmente una hoja de ingresos de materia prima al almacén, indicando el código de la materias prima y el No. De la guía de remisión, y Laboratorio se lleva una muestra de la mercadería entrante, le da el visto bueno a la calidad de la mercadería, una vez que lo analizan y se verifica que la mercadería tiene los estándares de calidad requeridos, laboratorio lo aprueba, y pone su sello de conformidad en la orden de compra (copia rosada), en caso contrario, si el laboratorio indica que la mercadería no es de la calidad requerida, la devuelven, y piden que se vuelva a fabricar.
Recepción de Factura y Provisión Contable: (Explicar a detalle el proceso de registro tenga o no contabiliad, es decir, como llevan el control de los papeles y los responsables.)
El área de contabilidad, en el caso de importaciones de materia prima, recibe una proforma en original del agente de aduana, (Formato 004) junto con las letras por pagar (Formato 005) para su firma y una Nota de débito por los intereses de letras. Con esta proforma auxiliar contable hace la contabilización de la compra, y luego le pasan una copia de la factura (materias primas locales) al área de logística, donde ésta le adjunta la orden de compra, la guía de remisión, que están firmados por el encargado de logística en señal de conformidad, luego estos documentos son enviados a contabilidad para la confirmación del pago. El agente de aduana elabora una liquidación de gastos (Formato 018) después de 10 a 15 días del envío de la factura pro forma.
La provisión de las facturas (Formato 006) son realizadas en el sistema por el Sr. Alan Grados (Aux. contable). También se hacen compras menores de suministros a través de boletas de venta (Formato 007), las cuales en algunos casos tienen guía de remisión del transportista (Formato 008). Entre los asientos contables que se realizan están la provisión de la compra (Formato 009), el canje de letras (formato 010), la contabilización de los intereses de las letras por pagar (Formato 011), la cual viene acompañada de la nota de debito respectiva (Formato 012), aplicación de anticipos con facturas (Formato 015) y aplicación de anticipos de letras (Formato 017). Además el auxiliar contable lleva un control de las letras por pagar de acuerdo con su vencimiento (Formato 013) el cual sale del sistema.. Posteriormente agrega otras obligaciones como pagarés y saca por excell un detalle de obligaciones por pagar en el mes. (Formato 014)
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