Debe Aplicar El Ciclo Vital Del Documento Y Como Gestionarlo

Programa de Formación: Organización Documental en el Entorno Laboral

Resultados de Aprendizaje: Aplicar tablas de retención documental teniendo en cuenta principios archivísticos, la normatividad vigente y las políticas institucionales.

Estimado aprendiz:

La Organización Documental se debe desarrollar bajo un eficiente proceso de la gestión de documentos en las empresas públicas y privadas, el cual se encuentra representado en procesos archivísticos. Por lo anterior durante esta semana, se conocerá las etapas o fases de ciclo vital, documento de archivos, gestión documental y TRD, que permitirán facilitar el proceso archivístico y correcto tratamiento de la documentación.

A continuación usted encontrará descrita cada una de las actividades que conforman la Unidad N° 2,

IMPORTANTE: Tener en cuenta el segundo contenido de estudio: Ciclo Vital y Tablas de Retención Documental y el material adicional, dispuesto para la realización de la guía de aprendizaje 2.

ACTIVIDAD 2

Descripción:

Además de conocer conceptos relacionados con Organización Documental, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral.

Teniendo en cuenta las lecturas realizadas anteriormente, así como los conceptos del Ciclo Vital del Documento y el uso de las TRD en Organización Documental, es importante reforzarlos por medio de la siguiente actividad:

Caso N° 1 – EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO

Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La más relevante es la falta de un archivo organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que él pueda realizar sus funciones y desempeñarse de manera correcta, debe realizar la organización documental, aplicando los criterios archivísticos para la organización de archivos de gestión e implementación el ciclo vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la información documental, permitiendo el fácil acceso a la información. El tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa será auditada y todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para lograr mejorías frente a las diferentes problemáticas.

Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:

1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

2. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?

3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?

4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo debe ser archivado esos documentos?

5. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?

6. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de las TRD?

7. Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo?

8. ¿Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la empresa?

Desarróllelos en una presentación en Power point (9 diapositivas) creativa, en esta podrá incluir imágenes, animaciones, diseño, y lo que considere que puede hacer llamativo su trabajo.

Emplee la primera diapositiva para una portada, y cada pregunta en las ocho siguientes.

IMPORTANTE: Recuerde que la segunda actividad de la unidad es la participación en el Foro Temático de la unidad, la cual se realiza en la plataforma.

Actividades enviadas al correo electrónico no podrán ser calificadas

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