Ciclo vital del documento
Enviado por Gabriel Herrera Gonzalez • 31 de Octubre de 2018 • Ensayos • 1.115 Palabras (5 Páginas) • 216 Visitas
2.1 Ciclo vital del documento
Al igual que los seres vivos, los documentos de archivo atraviesan por tres etapas o edades durante su ciclo de vida, desde que el documento se crea hasta que se elimina o conserva por el valor que posee el documento. Enseguida se explican cada una de las etapas, que conforme su uso, valor y ubicación son:
“Documento administrativo activo: documento que por su corta edad guarda fundamentalmente un valor administrativo para su productor y para el ciudadano. Se encuentra en la primera etapa de su producción y su frecuencia de consulta por parte del sujeto productor es aun más alta. En esta etapa el documento se encuentra en el archivo de gestión.
Documento administrativo semiactivo: se encuentra en su segunda etapa, la frecuencia de consulta con fines administrativos por parte del productor comienza a descender considerablemente dado que va perdiendo con el transcurso de los años su valor primario y comienza a adquirir un valor secundario e histórico. El documento se encuentra fuera de las oficinas en archivos de depósito o concentración (intermedios).
Documento administrativo inactivo: el documento se encuentra en su etapa final desde el punto de vista administrativo, no existe frecuencia de consulta por parte del sujeto productor puesto que, al tratarse ya de un documento con valor secundario e histórico es consultado con fines de investigación”[1].
De acuerdo a lo anterior, el ciclo de vida de los documentos se resume en que los documentos pasan por las siguientes etapas: la etapa activa (uso constante por el área generadora, valores primarios, archivo de trámite), etapa semiactiva (uso esporádico por el área generadora, con valores primarios, (archivo de concentración), etapa histórica (valores permanentes, uso público), archivo histórico. La tabla que se presenta enseguida, describe la ubicación, el usuario, valores, tiempo de conservación y los instrumentos que se deben construir, todo ello en relación a la etapa en la que se encuentre el documento.
ETAPA | UBICACIÓN | USUARIO | VALORES | TIEMPO DE CONSERVACION | INST. TECNICOS |
ACTIVA A partir de la creación o recepción del documento durante su gestión y hasta la conclusión del asunto. | Archivo de Trámite Archivos de oficina Archivos centrales | Los generadores o responsables del trámite del documento o público conforme a la LFTAI | Primarios: Administrativos Contables o fiscales Legales o jurídicos | Se conservan en oficinas durante el tiempo que dura el trámite y hasta su conclusión, son de uso frecuente. Transferencia primaria cuando el uso es esporádico. | Registro Cuadro de clasificación Inventario Control de prestamos Tabla de vigencias Expedientes en formación. |
SEMIACTIVA No prescriben los valores primarios pero su uso es esporadico | Archivo de concentracion | Las unidades administrativas que hacen la transferencia a través de las cuales la Unidad de Enlace solicitara los documentos que les demande la ciudadanía en atención a lo que señala la LFTAI | Primarios: Administrativos Contables o fiscales Legales o jurídicos | Permanecen en el archivo hasta cumplir sus vigencias, se realiza el proceso de valoración para determinar su baja o transferencia al archivo histórico. | Registro y control Tabla de vigencias Inventarios Formatos de préstamo |
INACTIVA Han prescrito sus valores primarios | Baja documental o transferencia secundaria al Archivo Histórico | Publico en general | Secundarios: Informativos Testimoniales Evidenciales | Se tramita la autorización de baja. Contienen valores secundarios, transferencia al archivo Histórico | Control y registro Guias, inventarios, catalogos Difusion |
Elaborado por el AGN
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