Departamento de reservaciones

DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

El número de personas que integran el departamento de Reservaciones depende de la capacidad del hotel y de la cantidad de reservaciones que se reciban diariamente.

Cuando se reciba una reservación fuera del horario de la oficina de reservaciones, se tomará en recepción; por esta razón, el departamento de reservaciones debe informar a recepción cuáles son las fechas cerradas (aquellas durante las cuales no se admiten reservaciones pues el hotel está completamente ocupado).

Las personas encargadas de recibir las reservaciones deben estar bien capacitadas, no solamente en el dominio de algún otro idioma extranjero; además deben tener una buena aptitud para las ventas ya que, cuando un huésped solicita la reservación de una habitación, gracias a la sugerencia del empleado puede optar por una suite.

No olvidemos que existen algunos aspectos de la recepción que afectan los resultados de los conteos de reservaciones y que deben ser considerados en el programa que se instale en la computadora como entradas sin reservación, salidas anticipadas, reservaciones cuyos huéspedes no llegaron (con o sin depósito), huéspedes que prolongan su estancia, habitaciones en reparación o uso de casa (para algún ejecutivo del hotel).

Reporte nocturno de Recepción al departamento de Reservaciones

Para lograr un control efectivo de las reservaciones, diariamente el departamento de recepción debe mantener informado al departamento de reservaciones acerca de:

a) Entradas sin reservación.

b) Salidas anticipadas.

c) Salidas pendientes.

d) Reservaciones cuyos titulares no se presentaron (con y sin depósito).

e) Cuartos de uso de casa del personal ejecutivo del hotel.

f) Cuartos bloqueados con motivo de reparación.

Este reporte lo elabora el recepcionista nocturno y se entrega al departamento de reservaciones para actualizar la información del sistema. Existen algunos programas para computadora que consideran los aspectos antes mencionados, sin necesidad de que el personal actualice la información diariamente.

Una definición de reservas es : “la acción mediante la cuál una persona en su nombre, cliente o en nombre de otra, solicita el alquiler de una o más habitaciones, de características determinadas durante unas fechas concretas, contándose las mismas por módulos de 24 horas, bajo un precio determinado de antemano”.

1.1 misión del departamento

Mantener el alto nivel de ocupación, manejando la disponibilidad de habitaciones en forma efectiva, alcanzando la mayor rentabilidad requerida, sin debilitar o afectar la satisfacción

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