DEPARTAMENTO DE RESERVACION. HOTELERIA

Procesos administrativos y operativos del departamento de reservaciones.

Definición.

Es aquel que recibe todas las solicitudes de reservaciones hechas al hotel, analiza el estado ocupacional del hotel para confirmar o denegar las solicitudes hechas. Se mantiene rigurosamente actualizado de la capacidad y disponibilidad de habitaciones.

Elabora documentos oficiales cruciales en el trabajo de toda la instalación. Realiza pronósticos de ocupación para períodos de tiempo, lo que permite estar al tanto de situaciones de overbooking o bajas turísticas. Alerta sobre períodos donde debe hacerse una mayor comercialización.

Mantiene actualizada a la Recepción, respecto a la situación ocupacional, con el objetivo de captar la mayor cantidad de turismo.

Modifica, pospone, cancela y deniega solicitudes hechas, de acuerdo con las posibilidades de la instala

Las nuevas tecnologías, se ha logrado agilizar la captación de reservaciones a través de los Sistemas de Reservaciones Globalizados, además cada día aumentan las agencias de viajes virtuales que utilizan este tipo de tecnologías, sin embargo el sistema parece ser frío y difícilmente se puede percibir la calidez del trato directo con el personal del departamento de reservaciones

Funciones del departamento de reservaciones

Recibe todas las solicitudes de reservaciones hechas al hotel.

Analiza detalladamente la ocupación del hotel por períodos de tiempo para conocer los cupos y así poder vender eficientemente las capacidades del hotel.

Confirma todas las solicitudes que sean posibles, y hace saber al solicitante de esta confirmación.

Confirma la no-aceptación de la reservación en caso de falta de disponibilidad.

Modifica la reservación, a petición del solicitante siempre que esto sea posible.

Estudia diariamente las posibilidades de alojamiento, para mantener actualizado a los departamentos que soliciten esta información.

Introduce en el sistema informático de reservaciones todas las reservaciones que hayan sido confirmadas.

Registra todos los datos necesarios para la elaboración de la reservación.

Recepciona y distribuye los rooming list que las agencias de viajes envían asegurándose que estos contengan la mayor cantidad de información posible, y que esta no varíe.

Elabora la lista de llegadas previstas del día, la que queda oficializada con la firma del responsable de esta actividad.

Archiva toda la información por un período de tiempo determinado.

Informa a la Recepción de cualquier cambio en la lista de llegadas previstas del día después que esta haya sido emitida, siempre con el tiempo necesario para su tratamiento.

El Departamento de reservaciones también se mantiene al tanto de las características de los contratos con diferentes agencias de viajes, así como, está al corriente de los cambios de tarifas por temporada. Conoce de las tarifas de descuento que se aplican a clientes asiduos, o de otro tipo, al cual la gerencia del hotel desea conceder, por ser este merecedor de dicho descuento.

El personal que labora en la oficina de reservaciones debe conocer todo lo relacionado con el trabajo de la Recepción y tener experiencia, por lo que podemos inferir, que el responsable de esta actividad debe ser un recepcionista.

Vías y medios de reservación

Son las vías por las que se reciben las reservaciones y entre ellas se encuentran las siguientes:

Personal

(Directa o walk-in)

Telefónicas

Telegrama

Fax 6. E-mail

Vía internet

(Reservaciones en línea)

Contrataciones de servicios.

Al analizar la contratación, es necesario tener en cuenta aspectos como los precios, las ofertas y la central de reservas.

A continuación se presenta la definición de tres términos muy relacionados con el contrato, estos son: el precio, los suplementos y los descuentos y tarifas especiales.

Precios y ofertas

El precio es la cantidad de dinero que el cliente (agencia, empresa) debe pagar por la habitación. Esta cantidad se asigna según el tipo de habitación que se reserve.

De esta forma, si se paga precio por persona, el valor de la habitación dependerá del número de personas que se vayan a alojar. Si se paga precio por habitación, el precio de la habitación es fijo, independientemente del número de personas que se alojen en ella, aunque cada tipo de habitación puede contemplar un número máximo de personas por cada una de ellas.

Finalmente si se paga un precio mixto, este es el valor de la habitación teniendo en cuenta las pensiones.

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