Departamento De Reservaciones

DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

El departamento de Reservaciones tiene como principal función la recepción y control de las peticiones de espacio para la reserva de habitaciones del hotel, tanto las provenientes de las agencias de viajes, como de otras empresas y público en general, además cumple con una importante labor en el proceso de la venta telefónica, es por esto que el personal que pertenece a éste departamento debe estar ampliamente capacitado en técnicas de ventas, debido a que aunque las personas no conozcan directamente al personal, en todo momento se proyecta la imagen que el personal de este departamento proyecta ante clientes potenciales que establecen contacto con el hotel a través del trato amable y el deseo sincero de satisfacer sus necesidades de acuerdo con los servicios que cuenta el hotel, considerando que para el huésped la organización es evidente cuando hay eficiencia en la prestación del servicio, dando como resultado un cliente satisfecho dispuesto a recomendar sus servicios.

Además, éste departamento es de los primeros que inician el procedimiento de reservaciones con mucho tiempo de anticipación.

Por lo tanto, es a través de este que es posible planear la operación de la empresa a través de los pronósticos de ocupación y organizar los presupuestos para la operación de las otras áreas del hotel en diferentes temporadas.

Con la tecnología, se ha logrado agilizar la captación de reservaciones a través de los Sistemas de Reservaciones Globalizados, además cada día aumentan las agencias de viajes virtuales que utilizan este tipo de tecnologías, sin embargo el sistema parece ser frío y difícilmente se puede percibir la calidez del trato directo con el personal del departamento de reservaciones.

FUNCIONES DEL GERENTE DE RESERVACIONES

Entre sus principales funciones tenemos:

1. Controla, supervisa y selecciona al personal del departamento responsable del control de las reservaciones.

2. Diseña las formas impresas usadas en el departamento.

3. Supervisa el llenado correcto de formas impresas del departamento.

4. Supervisa que el sistema de cómputo de las reservaciones trabaje eficientemente.

5. Responsable directo de la entrada y salida de correspondencia de reservaciones.

6. Supervisa todos los procedimientos para entrada, cambio y cancelación de reservaciones.

7. Responsable del control de depósitos y reembolsos de reservaciones. 8. Controla los descuentos según las políticas del hotel.

9. Autoriza extensiones de estancia en periodos de alta ocupación. 10. Responsable del envío de todos los reportes que envía el departamento.

11. Supervisa la elaboración de gráficas de ocupación del hotel. 12. Elabora en coordinación con el Gerente de DivisiónCuartos, los pronósticos de ocupación. 13. Responsable de abrir y cerrar fechas en coordinación con el Gerente de División Cuartos. 14. Controlar los allotments. 15. Responsable de supervisar estén ordenados todos los archivos del departamento. 16. Soluciona problemas referentes a reservaciones. 17. Revisa que el sistema de reservaciones por internet sea eficiente. 18. En coordinación con el Jefe de Sistemas promueve laelaboración de reportes como: Productividad de representantes, productividad de agencias de viajes, reporte geográfico, segmentos del mercado, etc. 19. Controla la productividad a través del sistema de internet 20. Controla la productividad del sistema Lada 800. 21. Autoriza el envío de algunas cortesías a cuartos. 22. En coordinación con el Gerente de Ventas solicita programas, listas, depósitos a grupos. 23. Reporta a la Gerencia de Ventas cualquier cancelación de grupo. 24. Maneja sobreventas. 25. Autoriza créditos según las políticas establecidas.

FUNCIONES DEL RESERVACIONISTA

Entre sus funciones principales se encuentran:

1. Atender solicitudes de espacio en reservaciones individuales y grupales.

2. Verificar espacios disponibles en el software hotelero y confirmarlos.

3. Conoce el llenado correcto de formas impresas.

4. Maneja el control de reservaciones en el software hotelero.

5. Actualiza la información en el sistema de reservaciones.

6. Solicita depósitos para garantizar las reservaciones.

7. Llena y envía recibos a clientes.

8. Llena y envía confirmaciones de reservaciones a clientes.

9. Recibe cancelaciones de cuartos.

10. Tramita reembolsos por reservaciones que tienen depósito

11. Recibe y hace los cambios al cambio de fecha de llegada.

12. Elabora y envía reportes del departamento.

13. Elabora a través de la computadora las gráficas de ocupación.

14. Archiva papelería.

15. Recibe y envía mensajes a través del servicio de internet.

16. Solicita autorizaciones de crédito en casos de reservaciones garantizadas con tarjetas de crédito.

17. Realiza trabajo secretarial en la oficina.

18. Envía y recibe correspondencia de otros departamentos.

19. Solicita el pago de comisiones al Departamento de Contabilidad.

20. Cierra fechas en reservaciones por internet.

CONTROL DE DISPONIBILIDAD DE HABITACIONES

El control eficiente y eficaz de la ocupación del inventario de cuartos del hotel constituye la parte medular del trabajo del Departamento de Reservaciones. Para llevar a cabo este control es necesario contar con un sistema, ya sea manual o computarizado que permita conocerlos cuartos que quedan disponibles, así como el porcentaje deocupación, en cualquier fecha. Existe una gran cantidad deprogramas de cómputo (software hotelero) en el mercado que permiten controlar

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