Dia del acta de la independencia

Universidad de Oriente

Núcleo de Sucre

Escuela de Administración y Contaduría

Departamento de Administración

Cátedra Sistemas y Procedimientos Administrativos y Contables

Cumana. Edo-Sucre

Diseño y Control de Formas

Nombres:

Antón Patricia C.I: 18582869

Zerpa Eudomar C.I: 22630476

Pérez Miliannys C.I: 24901175

Zarramera Jesús C.I: 23582876

Marín María L C.I: 21095022

Rivas Carlos C.I: 22630936

Sección: 01

Cumana abril del 2016

Introducción.

La forma es el conjunto de las características técnicas y de presentación de un texto, objeto o documento en distintos ámbitos.

Las formas deben cumplir con una serie de objetivos las cuales diremos más adelante.

La forma se puede clasificar de acuerdo a su presentación, al uso, a su elaboración entre otros.

Estas formas deben seguir un esquema, técnicas.

Para determinar el tipo de información que debe ser procesada a través de la forma se debe saber primeramente si la información es fija o variable.

Para arquear los datos debemos investigar como analistas para saber o determinar cuáles son los datos que se necesita incluir; dichos datos se clasifican dependiendo su orden de importancia, a la frecuencia de entrada.

Toda forma debe contener presentación, vocabulario, tipo de letra entre otras.

Las especificaciones técnicas para la tipografía sirven para asegurar la correcta impresión de las formas.

Se debe controlar las formas para mejorar su procedimiento y métodos de trabajo.

• Concepto de formas

Es el conjunto de las características técnicas y de presentación de un texto, objeto o documento en distintos ámbitos, tanto físicos como virtuales o dicho de otra manera, una forma es otra cosa que un objeto sobre el cual se imprimen informes constantes y que cuentan con espacios en blanco para que se anote en ellos una información variable.

• Objetivos de las formas.

• Facilitar el procesamiento de la información.

• Simplificar el adiestramiento de los empleados.

• Simplificar el proceso de control por parte de la administración.

• Proporcionar un medio eficiente para registrar y llevar datos, que son las materias primas del sistema de información para la administración.

Estos objetivos le permiten a las organizaciones o empresas agilizar sus actividades cotidianas en cuanto al manejo y control del personal, al uso de información, y a todas las actividades que se lleven a cabo dentro de las mismas.

• Clasificación de las formas.

Los formularios se clasifican en:

• De acuerdo a su presentación:

• Simples: Son aquellos que poseen solo una forma y que no poseen copias anexas.

Ejemplo: Son aquellos que son de un solo patrón o modelo y no son extensas, solo suministran información necesaria.

• Compuestas: Son aquellos que poseen más de una hoja y son elaborados en base a  formatos predefinidos y bajo un sistema de almacenamiento y archivo especial.

Ejemplo: Son aquellos formularios que son creados o modificados bajo estándares predefinidos.

• De acuerdo al uso:

• Para originar una acción: Su finalidad es iniciar un proceso de un conjunto de tareas para un objetivo específico.

Ejemplo: La emisión de una requisición de materiales para dar origen a la emisión de una orden de compra.

• Para registrar una acción: Son creados para almacenar algún tipo de información que puede ser requerida y consultada posteriormente. Debido a ellos, es importante que sean llenados correctamente, dado que la información almacenada en ellos pueda ser requerida luego.

Ejemplo: Las planillas de solicitud de empleos.

• Para informar resultados: Son utilizados para mostrar cifras o análisis de un proceso que se encuentra estandarizado.

Ejemplo: Los análisis de crédito que son realizados por las instituciones financieras.

• De acuerdo a su elaboración:

• Manuales: Estos formatos son llenados exclusivamente de forma manual.

• Semi mecanizados: Se llenan en parte manualmente y en parte a través de un elemento de máquina, tales como una computadora o una máquina de escribir.

• Mecanizados: Son aquellos que son llenados únicamente con una computadora.

• Esquema general de las formas.

• Encabezado: Se encuentra siempre en la parte superior de la forma y contiene por lo menos el título, el número y la fecha de elaboración. En casos especiales en esta área se pueden agregar también las observaciones o lugar de emisión.

• Cuerpo principal: Contiene información principal y relevante para procesar el formulario.

• Área de observación: En este lugar se debe colocar información referente a la información principal para aclaraciones de cualquier duda referente a la información contenida en el formulario; al final de la forma por lo general.

• Autorizaciones: Son aquellos campos reservados para que las personas involucradas evidencien su aprobación acerca del procesamiento de la información.

• Márgenes: Son aspectos en blanco, toda forma debe contener un cuadro de márgenes; superior, inferior, derecho e izquierdo.

• Técnicas para el diseño de formas.

Debe contar con el espacio suficiente para los datos, el espacio de los campos de entrada de un formulario, debe ser suficiente para la estructura de los datos solicitados. La falta de espacio hace que la elaboración y calidad del mismo sea deficiente.

Para que la forma tenga los espacios apropiados tanto verticales como horizontales, es básico preparar con antelación un diseño de la forma con toda las entradas normales anotadas en el como guía.

• Determinación del tipo de información que debe ser procesada a través de la forma: Uno de los principios del relleno de las formas que es el establecimiento de diferentes facilidades para el uso de los formularios.

• Información fija: Es la que viene impresa en el formulario y que debe estar claramente establecida.

Ejemplo: bauche vacío

• Información variable: Es aquella que se suministra por cada una de las personas involucradas en su elaboración.

Ejemplo: el bauche cuando se va a llenar con los datos.

• Arqueo de datos: Consiste en la investigación realizada por el analista para determinar cuáles son los datos que necesitan incluir así como la evaluación de su utilidad y pertinencia mediante la elaboración de:

• Lista de datos necesarios para que la forma pueda suministrar la información para la cual se diseña. Revisión de los datos que se va a incluir

• Estimación de la información en el procesamiento.

• Verificación de acceso a los datos necesarios para completar la forma.

El propósito fundamental del diseño de formas es suministrar medios estandarizados para el eficaz  procesamiento de información administrativa y contable.

Las formas poseen el siguiente principio:

Facilidad del relleno.

Reproducción de las posibilidades de error.

Estética.

Reducción de costos.

• Clasificación de datos.

• Datos en orden de importancia:

• Muy importante: es necesario destinarle en espacio preferencial de la forma.

• Importantes: Es necesario agregarle espacio preferencial en la forma.

• Poco importantes: No es necesario destinarle un espacio en la forma.

• Datos de acuerdo a la frecuencia de entrada:

• Muy frecuentes: Si son muy frecuentes en necesario agregarle espacio en la forma. Ejemplo: un RIF

• Frecuentes: en caso de usarse con frecuencia también es necesario destinarle un espacio en la forma.

• Poco frecuentes: Si son de poco uso no es necesario destinarle espacio en la forma.

• Selección de entrada de datos

       Los datos deben ser distribuidos adecuadamente dentro de las tres partes del formato (encabezado, cuerpo y cierre) para que la transmisión de información deba ser efectiva. Por lo tanto en necesario ordenar la entrada de datos de acuerdo al orden de salida, es decir se debe cruzar las salidas de información de una forma con la entrada de la otra.

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