Documento Notarial
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DOCUMENTO NOTARIAL
El presente tema pretende otorga al alumno los conocimientos en relación a la clase de documentos notariales que hay su importancia los efectos que producen a sí como los elementos que contienen, las causas de nulidad en los mismos y sus reglas de redacción.
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 Elaborar cuadros sinópticos en donde establezca todos y cada uno de los documentos notariales y su importancia
3.2 Realizar las lecturas que se presentan en la unidad
3.3 Analizar diferentes documentos Notariales
Objetivos particulares:
Objetivos específicos:
- Exponer el concepto y çlasificación de instrumento. - Clasificar el instrumento. - Definir el monumento ye documento. - Clasificar el documento. - Definir el documento notarial. - Enumerar los documentos notariales. - Describir a las personas en el documento notarial. - Precisar los efectos del documento notarial. - Precisar lo que es la escritura y sus reglas de redacción. - Definir lo que es el acta y enumerar los hechos que pueden contener. - Conocer y explicar las reglas de redacción de las actas. - Confeccionar una escritura notarial. - Confeccionar un acta notarial. - Confeccionar formularios siguiendo la estructura de escritura o acta, según se trate de hacer constar un acto o un hecho jurídico.
- Diferenciar la nulidad de una escritura de la nulidad o inexistencia del acto jurídico contenido en ella. - Definir lo que es un testimonio, una certificación y una copia certificada.
CONTENIDOS:
III DOCUMENTO NOTARIAL
3.1. Instrumento.
3.1.1. Concepto.
3.1.2. Clases: El monumento y el documento.
3.1.3. Clases de documento: público y privado.
3.1.4. El documento notarial.
3.1.5. Clases de documentos notariales (enumeración).
3.1.6. Personas en el documento notarial.
3.1.7. Efectos de los documentos notariales: Probatorios, formales, ejecutivos y regístrales.
3.2. Escritura.
3.2.1. Definición.
3.2.2. Manera de asentarse.
3.2.3. Reglas de redacción.
3.2.3.1. Idioma.
3.2.3.2. Expresión de lugar, fecha y en su caso, hora de otorgamiento.
3.2.3.3. Relación de antecedentes y certificación de documentos.
3.2.3.4. Relación de instrumentos otorgados ante otro notario.
3.2.3.5. Manera de hacer constar las cláusulas.
3.2.3.6. Manera de designación de las cosas.
3.2.3.7. Manera de hacer constar las renuncias de derechos.
3.2.3.8. Acreditamiento de personalidad.
3.2.3.9. Envío de documentos al apéndice.
3.2.3.10. Traducción de documentos en idioma extranjero.
3.2.3.11. Generales de los sujetos que intervienen
3.2.3.12. Certificación de la identidad y capacidad legal de los otorgantes, de la lectura, de la escritura, del valor y consecuencias del acto contenido en ella, del otorgamiento del acto y firma de los concurrentes y de los hechos que el notario presencie.
3.2.4. Otras reglas: El caso del otorgante sordo.
3.2.5. El caso del compareciente que no conozca el idioma castellano.
3.2.4. El “ante mi” en el caso de firma escalonada.
3.2.5. La autorización preventiva y la definitiva.
3.2.6. La razón de “no pasó”.
3.3. Acta.
3.3.1. Definición.
3.3.2. Hechos que pueden contener las actas.
3.3.3. Diferencia con la escritura.
3.3.4. Reglas de redacción de las actas.
3.3.5. Reglas en el caso de notificaciones, interpelaciones y requerimientos.
3.3.6. El caso de reconocimientos de firma o firmas de un documento ante el notario.
3.3.7. El caso de protocolización de documentos.
3.4. Testimonios, copias certificadas y certificaciones.
3.4.1. Definición y caracteres del testimonio.
3.4.2. Definición y caracteres de lo copio certificada.
3.4.3. Definición y caracteres de la certificación.
3.5. Confección de una escritura.
3.5.1. Requisitos previos, si el acto a otorgar así lo exige: Título de propiedad, certificado de gravámenes, permisos, etc.
3.5.2. Estructura de la escritura:
3.5.2.1. Proemio: dónde, cuándo, ante quién, quiénes y para qué.
3.5.2.2. Antecedentes: descripción jurídica y descripción física.
3.5.2.3. Clausulado: clasificación de las cláusulas: las esenciales, las naturales y las accidentales. Cláusulas irrenunciables. Ordenación de las Cláusulas.
3.5.2.4. Personalidad: representación.
3.3.2.5. Generales.
3.5.2.6. Certificación.
3.5.2.7. Autorización.
3.6. Confección de un acta.
3.6.1. Estructura
3.6.2. Diferencia respecto de la escritura.
3.6.3. Reglas especiales.
3.7. Formularios.
3.7.1. Confección de formularios siguiendo la estructura de escritura o acta, según el caso; contrato de compraventa lisa y llano, contrato de compra-venta con reserva de dominio, contrato de donación, otorgamiento de poder, testamento, cotejo de documentos, notificación, ratificación de firmas, etc.
3.8. Nulidad de escritoras, actos y testimonios.
3.8.1. Causas de nulidad de una escritura o acto.
3.8.2. Causas de nulidad de un testimonio.
3.8.3. Distinción entre la nulidad de una escritura y la nulidad o inexistencia del acto jurídico contenido en ella.
3.8.4. Efectos do la nulidad de una escritura respecto del acto contenido en ella.
UNIDAD III
DOCUMENTO NOTARIAL
Fichas bibliográficas de los documentos
Documento Ficha
3. A BAÑUELOS, Sánchez Froylán.
Fundamentos del Derecho Notarial
2ª Ed.
Edit. Sista
México, 2003
Pág. 198-252
3.1. Instrumento.
3.1.1. Concepto.
3.1.2. Clases: El monumento y el documento.
3.1.3. Clases de documento: público y privado.
3.1.4. El documento notarial.
3.1.5. Clases de documentos notariales (enumeración).
3.1.6. Personas en el documento notarial.
3.1.7. Efectos de los documentos notariales: Probatorios, formales, ejecutivos y regístrales.
3.2. Escritura.
3.2.1. Definición.
3.2.2. Manera de asentarse.
3.2.3. Reglas de redacción.
3.2.3.1. Idioma.
3.2.3.2. Expresión de lugar, fecha y en su caso, hora de otorgamiento.
3.2.3.3. Relación de antecedentes y certificación de documentos.
3.2.3.4. Relación de instrumentos otorgados ante otro notario.
3.2.3.5. Manera de hacer constar las cláusulas.
3.2.3.6. Manera de designación de las cosas.
3.2.3.7. Manera de hacer constar las renuncias de derechos.
3.2.3.8. Acreditamiento de personalidad.
3.2.3.9. Envío de documentos al apéndice.
3.2.3.10. Traducción de documentos en idioma extranjero.
3.2.3.11. Generales de los sujetos que intervienen
3.2.3.12. Certificación de la identidad y capacidad legal de los otorgantes, de la lectura, de la escritura, del valor y consecuencias del acto contenido en ella, del otorgamiento del acto y firma de los concurrentes y de los hechos que el notario presencie.
3.2.4. Otras reglas: El caso del otorgante sordo.
3.2.5. El caso del compareciente que no conozca el idioma castellano.
3.2.4. El “ante mi” en el caso de firma escalonada.
3.2.5. La autorización preventiva y la definitiva.
3.2.6. La razón de “no pasó”.
3.3. Acta.
3.3.1. Definición.
3.3.2. Hechos que pueden contener las actas.
3.3.3. Diferencia con la escritura.
3.3.4. Reglas de redacción de las actas.
3.3.5. Reglas en el caso de notificaciones, interpelaciones y requerimientos.
3.3.6. El caso de reconocimientos de firma o firmas de un documento ante el notario.
3.3.7. El caso de protocolización de documentos.
3.4. Testimonios, copias certificadas y certificaciones.
3.4.1. Definición y caracteres del testimonio.
3.4.2. Definición y caracteres de lo copio certificada.
3.4.3. Definición y caracteres de la certificación.
3.5. Confección de una escritura.
3.5.1. Requisitos previos, si el acto a otorgar así lo exige: Título de propiedad, certificado de gravámenes, permisos, etc.
3.5.2. Estructura de la escritura:
3.5.2.1. Proemio: dónde, cuándo, ante quién, quiénes y para qué.
3.5.2.2. Antecedentes: descripción jurídica y descripción física.
3.5.2.3. Clausulado: clasificación de las cláusulas: las esenciales, las naturales y las accidentales. Cláusulas irrenunciables. Ordenación de las Cláusulas.
3.5.2.4. Personalidad: representación.
3.3.2.5. Generales.
3.5.2.6. Certificación.
3.5.2.7. Autorización.
3.6. Confección de un acta.
3.6.1. Estructura
3.6.2. Diferencia respecto de la escritura.
3.6.3. Reglas especiales.
3.7. Formularios.
3.7.1. Confección de formularios siguiendo la estructura de escritura o acta, según el caso; contrato de compraventa lisa y llano, contrato de compra-venta con reserva de dominio, contrato de donación, otorgamiento de poder, testamento, cotejo de documentos, notificación, ratificación de firmas, etc.
3.8. Nulidad de escritoras, actos y testimonios.
3.8.1. Causas de nulidad de una escritura o acto.
3.8.2. Causas de nulidad de un testimonio.
3.8.3. Distinción entre la nulidad de una escritura y la nulidad o inexistencia del acto jurídico contenido en ella.
3.8.4. Efectos do la nulidad de una escritura respecto del acto contenido en ella.
3. A BAÑUELOS, Sánchez Froylán.
Fundamentos del Derecho Notarial
2da. Ed.
Edit. Sista
México, 2003
Pág. 198-252
[…] DE LAS ACTUACIONES Y DOCUMENTOS NOTARIALES
CONCEPTO DEL PROTOCOLO
Gonzalo de las Casas en su antiguo Diccionario, t. VII, voz protocolo, lo explica corno el instrumento en que el notario público consigna los contratos que pasan ante él y entre las partes. El libro que forma el mismo funcionario con todos los protocolos que autoriza en un año.
Alberto de Velasco, en su Derecho Notarial, pág. 79 expresa: originariamente y con arreglo a la etimología, protocolo parece proceder del bajo latín PROTOCOLLUM”, y éste del griego “protoko- lon”, cuya propia significación es de: primera hoja encolada o engomada “de proto”, primero. y “kollas”, pegar
Otras acepciones son las de “parte principal o primera”, “principal lugar” y aún “cotejo o comprobación”. Todas ellas dan la idea de cosa original o básica, así como fuente en la que se puede hallar de manera cierta una razón de existencia, acepción cierta y conveniente con el sentido figurado de la palabra fuente definida comúnmente “causa generatriz, primitiva o productora”. Y en este sentido de fuente la palabra protocolo se aplica generalmente a todo aquello a que se quiere dar estabilidad y firmeza, a lo que se quiere afirmar de manera indeleble, y así considerada, o sea como imagen de solemnidad, comprende incluso los formularios que contienen las reglas de etiqueta y los acuerdos de los congresos y negociaciones diplomáticas. En un sentido mas estricto se ha empleado y emplea como sinónima de instrumento público y como colección de éstos, significados que, relacionado con el de fuente, pudiera traducirse por matriz o lugar donde consta la existencia de las relaciones jurídicas privadas constituidas por los particulares bajo la fe notarial y con intervención y bajo la fe del notario que lo incorpora a su protocolo.
PROTOCOLO Y MATRIZ. La razón de ser del protocolo deriva del sistema implantado de extender la escritura en una matriz u original, que integra el protocolo y de la cual se expiden testimonios o copias a los interesados. Dentro de este sistema el testimonio surge de una imperativa necesidad, dado que el acto escrito original queda en poder del Notario Público. Precedió históricamente a este sistema, el de la utilización de la propia escritura original que redactaba y escribía el notario y entregaba a las partes. Tal el sistema de la carta partida o el de las cartas de cuero que, aún siguen observando algunos países. Es en virtud de estos antecedentes históricos, como la noción de protocolo esta íntimamente ligado al de las escrituras matrices.
En tanto que nuestra codificación notarial actual, en su artículo 76 define al PROTOCOLO diciendo: que “es el conjunto de libros formados por folios numerados y sellados en los que el notario observando las formalidades que establece la presente Ley, asienta y autoriza las escrituras y actas que se otorguen ante su fe, con sus respectivos apéndices, así como por los libros de registro de cotejos con sus apéndices”….
En sentido amplio es la expresión que se refiere a todos los documentos que obran en el haber de cada notaría. El protocolo es abierto, por cuanto lo forman folios encuadernables con número progresivo de instrumentos y libros. En sentido estricto es tanto el conjunto de instrumentos públicos fuente original o matriz en los que se hace constar las relaciones jurídicas constituidas por los interesados, bajo la fe notarial: como la colección ordenada cronológicamente de escrituras y actas autorizadas por el Notario y aquellas que no pasaron, y de sus respectivos índices conforme a una periodicidad, procedimiento y formalidades reglados en esta Ley: y que adquiridos a costa del Notario respectivo, son conservados permanentemente por él o por su sustituto en términos de esta Ley exclusivamente al fin encomendado y posteriormente, destinados permanentemente al servicio y matricidad notarial del documento en el Archivo como propiedad del Estado, a partir de la entrega de los mismos a dicha oficina, en uno o más libros, observando para su redacción y conformación de actos y hechos las formalidades y solemnidades previstas por esta Ley, todo lo que constituye materia de garantía institucional de origen constitucional regulada por esta Ley.
El notario no podrá autorizar acto alguno sin que lo haga constar en los folios que forman el protocolo: salvo los que deban constar en los libros de cotejos. Para lo relativo a la clausura del protocolo se procederá conforme a lo previsto por los artículos 203 y 204 de esta Ley. Art. 78.
El Protocolo es un complemento de la función notarial, pero no es de absoluta necesidad. La autenticación de los actos y contratos podría hacerse a base de guardar los mismos interesados los documentos en que aquéllos consten. Así se hace en Inglaterra y así se haría generalmente en tiempos antiguos, donde sólo quedaban en la Notaría unas notas o extractos de los actos notariales.
Todos los folios y los libros que integren el protocolo deberán estar siempre en la notaria, salvo los casos expresamente permitidos por esta Ley, o cuando el Notario recibe firmas fuera de ella, lo cual se hará cuando fuera necesario a juicio del Notario. Cuando hubiere necesidad de sacar los libros o folios de la notaría, lo hará siempre el propio Notario, o bajo su responsabilidad, una persona designada por él. Art. 79.
Si una autoridad judicial o administrativa competente ordena la inspección del protocolo o de un instrumento, el acto sólo se podrá efectuar en la misma oficina del Notario y en presencia de éste, su suplente o asociado. En el caso de que un libro del protocolo ya se encuentre en el Archivo, la inspección se llevará a cabo en éste, previa citación del respectivo Notario. Art. 80.
Para integrar el protocolo, el colegio, bajo su responsabilidad, proveerá a cada notario y a costa de éste, de los folios necesarios a que se refiere esta sección, los cuales deberán ir numerados progresivamente. El colegio cuidará que en la fabricación de los folios se tomen las medidas de seguridad más adecuadas. El colegio podrá abstenerse de proveer folios a un notario, si éste no está al corriente en el pago de las cuotas establecidas por dicho colegio. El colegio informará mensualmente a la autoridad competente de la entrega de folios que efectúe a los notarios, en la forma que para ese efecto determine dicha autoridad. Art. 82.
Al iniciar la formación de una docena de libros, el notario hará constar la fe cha en que se inician, el número que le corresponda dentro de la serie de los que sucesivamente se hayan abierto en la notaría a su cargo, y la mención de que los libros de la misma se formarán con los Instrumentos autorizados por el notario o por quien legalmente lo sustituya en sus funciones, de acuerdo con esta Ley. La hoja en la que se asiente la razón a que se refiere este artículo no irá foliada y se encuadernará antes del primer folio del libro con el cual se inicia la decena. El notario asentará su folio y firma y acto continuo dará aviso a la autoridad del inicio indicado con mención del número de folio con que dicha decena de libros se inicia. Art. 83.
Cuando con posterioridad a la iniciación de un libro haya cambio de notario, el que va a actuar asentará a continuación del último instrumento, en una hoja adicional, su nombre y apellidos, su firma y su sello. Se procederá de la misma forma cuando se inicie una asociación o una suplencia, y en el caso de que el notario reanude el ejercicio de sus funciones. En todo caso, cualquiera de los movimientos anteriores se comunicará a la autoridad competente al Archivo y al colegio. Art. 84.
Para asentar las escrituras y actas en los folios, deberán utilizarse procedimientos de escritura o impresión que sean firmes, indelebles y legibles. La parte utilizable del folio deberá aprovecharse al máximo posible, no deberán dejarse espacios en blanco y las líneas que se impriman deberán estar a igual distancia unas de otras, salvo cuando se trate de la reproducción de documentos, la que podrá hacerse ya sea transcribiendo a renglón cerrado o reproduciendo su imagen por cualquier medio firme e indeleble, incluyendo fotografías, planos y en general cualquier documento gráfico. Art. 85.
La numeración de los instrumentos será progresiva, incluyendo los instrumentos que tengan la mención de “NO PASO”, los que se encuadernarán junto con los firmados. Cuando se utilice un folio, se cruzará con líneas de tinta y se colocará el final del respectivo instrumento. Art. 86.
Todo instrumento se iniciará al principio de un folio y si al final del último empleado en el mismo queda espacio, después de la firma de autorización, éste se empleará para asentar las notas complementarias correspondientes. Art. 87.
A.- ESCRITURAS.
Toda actividad notarial está dirigida a autorizar ACTOS JURIDICOS o bien asentar comprobaciones de HECHOS JURIDICOS, es decir, actos voluntarios lícitos que tienen, por fin inmediato establecer o extinguir relaciones jurídicas, o meramente comprobar la existencia de acontecimientos susceptibles de producir efectos jurídicos. De aquí, una base para hacer la distinción de las ESCRITURAS y las ACTAS. EL ACTO JURIDICO, el negocio jurídico, constituyen la materia de las primeras, mientras que LOS HECHOS son fundamentalmente el contenido de las actas notariales.
ESCRITURAS. ESCRITURA, en su aspecto singular, es cualquiera de los instrumentos públicos siguientes: I. El original que el notario asienta en los folios, para hacer constar uno o más actos jurídicos y que firmado por los comparecientes, el Notario autoriza con su sello y con su firma; II. El original integrado por lo siguiente: a) Por el documento en el que el Notario consigna uno o más actos jurídicos y que deberá llenar las formalidades que este capítulo establece: ser firmado en cada una de sus hojas y al final por los comparecientes y el Notario: llevar el sello de éste en los expresados lugares y agregarse al apéndice con sus anexos. Hará mención de la escritura de la que forma parte y el o los folios en los que se con tiene la síntesis a que se refiere el inciso siguiente y, b) Por la síntesis asentada por el Notario en los folios que corresponda, en la que se señalen los elementos personales y materiales del o de los actos consignados. Dicha síntesis contendrá el número de hojas de que se compone así como una relación completa de sus anexos, y una vez firmada por los comparecientes será autorizada por el Notarlo con sello y firma. ART. 100.
Es conveniente tener presente algunos principios legales del Código Civil para el Distrito Federal, que en su LIBRO CUARTO “DE LAS OBLIGACIONES” PRIMERA PARTE, “De las obligaciones en General”, TITULO PRIMERO, “FUENTE DE LAS OBLIGACIONES”, CAPITULO 1, “CONTRATOS”, al estatuir que “CONVENIO es el acuerdo de dos o más personas para CREAR, TRANSFERIR, MODIFICAR O EXFINGUIR OBLIGACIONES”. Los convenios que producen o transfieren las obligaciones y derechos toman el nombre de CONTRATOS. Para la existencia del contrato se requiere: 1. Consentimiento; II. Objeto que pueda ser materia del contrato.
El contrato puede ser invalidado: 1. Por incapacidad de las partes o de una de ellas: II. Por vicios del consentimiento; III. Porque su objeto, o su motivo o fin sea ilícito: IV. Porque el consentimiento no se haya manifestado en la forma que la ley establece.
Los contratos se perfeccionan por el mero consentimiento, excepto en aquellos QUE DEBEN REVESTIR UNA FORMA ESTABLECIDA POR LA LEY. Desde que se perfeccionan, obligan a los contratantes no solo al cumplimiento de lo expresamente pactado, sino también a las consecuencias que, según la naturaleza, son conforme a la buena fe, al uso o a la ley. La validez y el cumplimiento de los contratos NO PUEDE DEJARSE AL ARBITRIO DE UNO DE LOS CONTRATANTES. ARTS. 1792, 1793, 1794, 1795, 1796 y 1797.
Débese agregar: que las normas substantivas sobre CAPACIDAD, REPRESENTACION, CONSENTIMIENTO, VICIOS DEL CONSENTIMIENTO, DEL OBJETO Y DEL MOTIVO O FIN DE LOS CONTRATOS, FORMA, DIVISION DE LOS CONTRATOS, CLAUSULAS QUE PUEDEN CONTENER E INTERPRETACIÓN, son figuras jurídicas que tienen una relación estrecha con el Derecho Notarial por cuanto a los ACTOS JURIDICOS de cuya intervención tiene el FEDATARIO.
ACTAS. La misma Ley Notarial define al ACTA NOTARIAL diciendo: “es el instrumento público original en el que el Notario, a solicitud de parte interesada, relaciona, para hacer constar bajo su fe, uno o varios HECHOS presenciados por él o que le consten, y que asienta en los folios del protocolo a su cargo con la autorización de su firma y sello”. ART. 125.
Los preceptos relativos a las escrituras serán aplicables a las actas notariales, en cuanto sean compatibles con la naturaleza de éstas, o de los hechos materia de las mismas. Cuando se solicite al Notario que DE FE DE VARIOS HECHOS RELACIONADOS ENTRE SI, que tengan lugar en diversos sitios o momentos, el Notario los podrá asentar en una sola acta, una vez que todos se hayan realizado, o bien asentarlos en dos o más actas correlacionándolas, en su caso, ARTS. 126 y 127.
Expuestas las definiciones de ESCRITURAS Y ACTAS NOTARIALES, necesario es exponer brevemente algunos conceptos doctrinarios sobre su formación y aspectos jurídicos.
ESCRITURA PUBLICA, es el instrumento público, en especie y de más relevancia jurídica, otorgado ante notario, autorizado y con atribuciones legales para dar fe de un acto o contrato cumplido por los comparecientes, actuantes o partes intervenientes como estipulantes. En su formalismo substancialmente se expresará el lugar y fecha en que se otorga, las partes que intervienen o a que se refiere el acto o contrato negocial del cual deberá dejarse constancia y las manifestaciones o cláusulas por las que los interesados formulen y se obligan. Deberá ser firmada por los contratantes, por el actuario autorizante y por los testigos que se requieran. Por regla general, el notario formula un proyecto o borrador y, una vez conformes las partes interesadas en su contexto se redacta el original que se hará constar o asentar en el protocolo.
ACTA NOTARIAL, por el contrario, es el instrumento también de carácter público, autorizado por notario, a instancia, a ruego o a petición de parte interesada y, en la que se consignan las circunstancias, manifestaciones y hechos que presencie y le consten DE VISU ET AUDITU SUIS SENSIBUS y de los cuales dará fe y de no ser, por su naturaleza, materia de contrato, debiéndose también hacer constar y asentar en el protocolo.
De lo expuesto se infiere que, dado que toda actividad notarial está dirigida a autorizar actos jurídicos o bien a autorizar y asentar comprobaciones de hechos jurídicos, es decir, toda clase de actos lícitos que tengan como fin inmediato crear, transferir, modificar o extinguir obligaciones mediante convenios o contratos, como antes se deja expuesto, o meramente comprobar la existencia de acontecimientos susceptibles de producir efectos jurídicos que no sean materia de contrato y que estén autorizados por la Ley, conceptos ambos que son la base o fundamento para hacer la distinción de las escrituras y las actas; de lo que se deduce que acto jurídico o negocial constituyen la materia de las primeras, mientras que los hechos y actos jurídicos no negociables serán la substancia y esencia del contenido de las segundas. Sintetizando: escritura notarial es contenido de un acto o negocio jurídico; acta notarial envuelve o contiene exclusivamente hechos y actos jurídicos de carencia contractual (artículos 1792 a 1795 del Código Civil de 1928; y arts. 125 al 136 de la actual Ley Notarial Distrital que hacen mención de las actas).
INSTRUMENTO, ESCRITURA, DOCUMENTO. Las tres palabras se usan indistintamente. Documento, sería lo más general; instrumento público y escritura pública, sus derivaciones, pero “acto” (como los italianos) no le diremos en ningún caso, para no confundir el instrumento que es lo externo, con el acto jurídico o negocio jurídico, que es lo que contiene aquél, o sea, lo interno. Por la misma razón, no nos valdremos de “obligación” como varios civilistas franceses. Louis Josserand, Derecho Civil, Tomo II, Vol. I, pág. 3).
INSTRUMENTO PUBLICO, Del latín INSTRUMENTUM, que a su vez se deriva de INSTRUERE, instruir. Documento con que se comprueba o justifica alguna cosa (Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua. 4a. acepción). Para Heinecio es SCRIPTURA A TABELLIONIBUS RILE CONSTITUTUS CONFECTA. Fernández Casado lo define como “documento notarial protocolado y sus copias”. Según Aguado, es “el documento autorizado por Notario competente, con las solemnidades requeridas por la Ley”. Torres Aguilar alude a él como “el documento autorizado por Notario, en que constan las relaciones jurídicas de los partícipes para que sirvan de leyes entre los mismos, o se refiere a hechos relacionados con el Derecho”.
El CONTENIDO INTRINSECO del instrumento público es un negocio jurídico sometido en todo a los requisitos que en cada caso le señale la legislación substantiva. La FORMA EXTRINSECA y la estructura son objeto de la legislación notarial excepto en cuanto se refiera a los testamentos y actos de última voluntad que se regirán “en cuanto a su forma, requisitos y solemnidades por los preceptos de la legislación civil, acoplando a los mismos la notarial, como norma supletoria”. ART. 43, 2o. p. del Reglamento Notarial. (Diccionario de Derecho Privado. Derecho Civil, Común y Foral, Derecho Mercantil, Derecho Notarial y Registral, Derecho Canónico. Directores: Ignacio de Casso y Romero y Francisco Cervera y Jiménez-Alfaro. Y Código Civil. Boletín Oficial del Estado. Madrid. 1980).
ESCRITURA PÚBLICA. Del latín SCRIPTURA; según el Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua, instrumento público, firmado a presencia de testigos por la persona o personas que lo otorgan, de todo lo cual da fe el Notario. En sentido estricto resulta algo impropio este concepto, porque en la legislación y en la doctrina se distinguen dos clases de instrumentos públicos: la escritura y el acta.
En función de los criterios clasificadores del negocio jurídico, distingue Giménez-Arnau las siguientes especies de escrituras.
a) Por los comparecientes: unilaterales y bilaterales.
b) Por la naturaleza de la relación jurídica contenida: escrituras inter vivos y mortis causa.
c) Por la índole de las prestaciones acordadas: escrituras otorgadas a título oneroso y a título lucrativo.
d) Por la tipicidad o atipicidad de los contratos: escrituras relativas a contratos nominados y relativos a contratos innominados.
e) Por las modalidades de las obligaciones: escrituras relativas a actos puros, condicionales o a plazo.
f) Por las formalidades del otorgamiento: escrituras con unidad de acto y escrituras con otorgamiento sucesivo (a las que el nuevo Reglamento da definitiva carta de naturalización).
ELEMENTOS O CONDICIONES INTRINSECAS Y EXTRINSECAS DE LAS ESCRITURAS
Los requisitos denominados por la doctrina INTERNOS, de la escritura pública, coinciden con los esenciales del negocio jurídico contenidos. Sujetos, objeto y causa, serán, pues los comunes a éste y aquélla. En cuanto a ello, las reglas del Derecho Civil son básicas, porque el Derecho Notarial, es adjetivo y sigue al Derecho sustantivo” (Azpeitia). Como requisitos FORMALES O EXTERNOS, bien relativos a la forma instrumental, bien a las llamadas formas de actuación, suelen señalarse: a) los que se relacionan con la materia y expresión gráfica del documento (papel timbrado, márgenes, signos gráficos, cifras y tachaduras, enmiendas e interlineados. b) Idioma, fecha lugar del otorgamiento. c) Notario autorizante y su competencia para ello. d) Expresión del concepto en que intervienen los otorgantes y, en su caso, justificación de las representaciones que ostentan. e) Testificación, cuando intervengan. f) Juicio de conocimiento y capacidad. g) Firma y autorización. (ART. 148, 151, 152, 153, 154, 155, 156, 180, 187, 195 y 196 del Reglamento Notarial).
1o- ELEMENTOS O CONDICIONES INTRINSECAS. Llamase así a los valores humanos que trasuntan el aspecto viviente, que cabe considerar en toda escritura pública. Son de carácter íntimo, y por fuerza de su esenciabilidad son incuestionablemente connaturales de todo instrumento público. En una palabra: toda escritura pública demanda necesariamente la intervención del notario, de los otorgantes y de los testigos. La actuación de estos elementos es totalmente incompatible: cada sujeto ejerce su participación dentro de la órbita de su natural actividad, sin sobreponerse, esto es, sin afectarse en su superioridad uno con relación al otro, pues cada uno tiene su propia razón de ser, que la hace inconciliable con cualquiera de las otras dos; el agente o notario debe mantenerse en todo momento por encima de los intereses en juego, presidiendo el acto, sin perjuicio de prestar el asesoramiento técnico que sea menester; los sujetos en cambio, están interesados en el negocio que se documenta; los testigos, cualquiera que sea su especie, tienen fundamento particular, ajeno al interés del negocio y a la creación del documento (Larraud, Curso de Derecho Notarial, pág. 327).
2o. ELEMENTOS O CONDICIONES EXTRINSECAS.- Tratase de valores que pertenecen al mundo exterior de la escritura pública, pero relativos a su forma y prueba, y que están expresamente previstos en la ley como requisitos ineludibles, esto es, de forzoso cumplimiento.
De estos elementos reales, de imprescindible uso jurídico, pueden adelantarse someramente las siguientes Ideas:
a) PAPEL SELLADO: El papel lo impone la grafía, la extensión escrita del instrumento, el “traslado gráfico al papel del hecho histórico”; (Núñez Lagos. Clasificación y efectos de los documentos. Apartado de la Revista de la Asociación de Escribanos del Uruguay. Montevideo, 1957. pág. 16) importa una garantía de identidad y seguridad jurídica del documento, o lo que es igual, tiende a evitar la falsificación que pueda encubrir la sustitución; el sellado responde a la estampación del cuño o figura oficial, y precio o valor fiscal y numeración, que debe llevar cada pliego, sirve para formalizar el uso y empleo en la documentación con fines oficiales”.
b) IDIOMA NACIONAL: El empleo del idioma nacional se funda en la soberanía del estado; es lengua oficial y modo corriente de hablar, de expresar. Se trata del medio lingüístico que caracteriza al factor humano de la nación; el país, en cuanto al habla, tiene personalidad, usa el idioma castellano. En la vida mundana, corriente y ordinaria del pueblo, el idioma suele ser afectado por el dialecto, o por el argot o patuá. Las modificaciones, o deformaciones, del Idioma importan un aspecto aberrante que no condice con la pureza del habla. La grafía del instrumento público debe ajustarse a lo propiamente castizo del Idioma.
c) LUGAR Y FECHA: O lo que es igual, espacio y tiempo, se juzgan valores imprescindibles de toda documentación; con más razón en la de carácter público. Dicho de otro modo; todo acto o determinado hecho ocurre, o se predica, fatalmente ligado al tiempo y al espacio. El instrumento público, y con él la escritura pública, está, pues, implicado en este requisito.
d) ATRIBUTO DE LAS PARTES Y DACION DE FE DE SU CONOCIMIENTO: Este aspecto de la otorgación de la escritura pública refleja dos valores de íntima conexión, en el que uno, “los atributos de las partes”, da paso; o lugar, al otro, “la dación de fe del conocimiento”. Tales valores implican una seguridad jurídica del acto .o contrato en juego, el escribano interviene en ellos porque quienes comparecen ante él están obligados a acreditar los atributos de su personalidad, y, consecuentemente, compelidos a probar la licitud y la totalidad del derecho inherente a la relación contractual. El bien público, la garantía entre partes y respecto a terceros ha impuesto la individualización de los sujetos otorgantes, esto es, que quienes formalizan un negocio jurídico, o una declaración de interés jurídico, son precisamente ellos mismos, y no otros titulados como tales. En este sentido, el escribano actúa con mucho casuismo; irrumpiendo en el terreno de la investigación, puede hacer hincapié en todo lo que no le es conocible, y por ello las partes se ven constreñidas a una indagatoria. Hecho el examen clínico- jurídico, o lo que es igual, resuelto el problema de la identificación de los otorgantes, y comprobada la documentación que atañe al negocio, el quehacer notarial se encamina hacia la formalización del acto o del hecho jurídico; acuñación en el protocolo con la expresa dación de fe, al final de la escritura, del acto y del contenido instrumental.
e) PROCURACIONES Y DOCUMENTOS HABILITANTES: Este rubro tiene estrecha conexión con la comparecencia; en efecto, no basta que el notario consigne la existencia física de los otorgantes, es preciso, además, que refiera si comparecen por derecho propio o en ejercicio de una representación, sea ésta voluntaria o necesaria. De este modo: 1) si el compareciente actúa por derecho propio no habrá necesidad de referir que hizo entrega de la documentación que justifica su cualidad de tal, pues ella le es inherente, salvo que se trate de documentos justificativos de la capacidad, vale decir, que habiliten para otorgar; y
2). Si el compareciente lo hace en representación de otro habrá que mencionar la procuración, o sea, el mandato que se le confirió o bien el instrumento en virtud del cual obra. En definitiva; la otorgación de una escritura puede tener lugar; a).- Sin representación y sin documentación habilitante; ello ocurre cuando el que actúa lo hace a rigor de su absoluta capacidad civil y jurídica; b).- Por apoderados voluntarios o necesarios o por representantes de sociedades, o de personas jurídicas.
En estos casos, además de la procuración o mandato, el otorgamiento demanda el concurso de la documentación habilitante Las expresiones “procuraciones y documentos habilitantes” encierran dos elementos de distinta valoración jurídica: de “representación” uno y de “capacidad” otro. Corresponde discernirlos así: 1).- La “procuración”, como acto de gestión en nombre de otro, traduce una representación voluntaria o necesaria, en la que puede o no engarzarse un documento habilitante; y 2).- El “documento habilitante” infiere una tenencia de capacidad para llevar a cabo la ejecución del acto, haya o no procuración.
f) NATURALEZA Y OBJETO DEL ACTO: Este aspecto es de capital importancia, está uniformado a la “intención y declaración de las partes”, esto es, a la voluntad expresada con discernimiento y libertad, y dentro de los límites del derecho, o sea, sin vicio alguno, sin error esencial, que cause la nulidad del fin deseado de los contratantes. La exacta intención de las partes debe coincidir con la declaración que formulen. En este sentido el notario tiene una sola mira que enfocar; el conocimiento de la realidad, y ello lo consigue tras un severo interrogatorio.
g) LECTURA, FIRMA, UNIDAD DE ACTO, REDACCION, etc: El concepto de estas valoraciones, en el plano de lo jurídico, pueden sintetizarse, así, la LECTURA del acto “es un imperativo de carácter formal y lógico”, pues para asentir el contenido de la escritura “hace falta conocerlo” (Giménez Arnau, Instituciones de Derecho Notarial. T.2, pág. 200, No. l): LA FIRMA es un requisito vital de ineludible empleo, se ejecuta inmediatamente después de la lectura del acto, entraña un pronunciamiento respecto de la grafía que le precede y un elemento de identificación del sujeto que la traza, en fin, una garantía; LA UNIDAD DE ACTO es una formalidad escrituraria muy antigua, su origen está en el derecho romano, importa una consecuencia de la integridad de los hechos que demanda el proceso de la suscripción instrumental, y tiene lugar en la audiencia notarial, esto es, en el curso subsiguiente al hecho de la comparecencia, en donde, partes, testigos si fueren del caso, y notario, después de valorado el acto jurídico por la lectura y de ejecutadas las obligaciones que fueren de presente, lo suscriben en el lugar, y sin interrupción, bajo el signo de la fe pública impreso por la sanción del notario actuante. En definitiva; la unidad del acto presupone un contenido orgánico e integral y un acto en que los requisitos se cumplen en forma conglobada, sucesiva y continuadamente, sin interrupciones, desde la lectura la sanción del instrumento; LA REDACCION de la escritura es privativa del notario, él es el configurador jurídico, el verdadero realizador del documento; por ello es redactor; en la tarea de configurar el instrumento debe proceder con reflexión, porque la formulación instrumental lleva consigno inevitablemente un conjunto de acciones intelectuales que, para su exacto empleo, es preciso excogitar mediante un severo análisis. En una palabra; para efectuar un instrumento nítido es preciso que el notarlo eche mano a buenos reactivos y los emplee armónicamente; tales reactivos son: el estilo, la composición, el lenguaje, la forma, la fórmula, y la extensión. (Tratado Teórico y Práctico de Derecho Notarial. Vol. 3. págs. 42 a la 50).
PARTES ESENCIALES EN QUE SE DIVIDE LA ESCRITURA
La comparecencia, dice Arnau, es la parte relativa a los sujetos actuantes y al Notario autorizante; determina quienes son cada uno de aquéllos y éste, y fija la identidad de los primeros y la competencia del Notario. La exposición o antecedentes esta consagrada al objeto, y en casos excepcionales a la causa del negocio escriturado. La estipulación se refiere a las relaciones que se crean. El otorgamiento es la ratificación formal del consentimiento. La autorización supone la interposición de la fe notarial, formalmente expresada en el signo, firma y rúbrica del Notario. (Introducción al Derecho Notarial, pág. 260).
DOCUMENTO PÚBLICO. “Es el que esta autorizado por un funcionario público, especialmente por un notario, que por delegación del Estado tiene fe pública, de manera que lo que asevera que ha pasado ante él debe creerse, a menos que de una manera evidente se demuestre lo contrario”. (Teoría General de las Obligaciones. Borja Soriano. p. 259).
FINALIDADES DE LA FORMA INSTRUMENTAL. Podríamos reunir las finalidades que desarrollamos en el capítulo con las que Sanahuja y Soler enumera en su Tratado de Derecho Notarial, tomo 1, pág. 98, fundiéndolas en esta síntesis:
1. Exterioriza el paso de la declaración de voluntad a la relación jurídica.
2. Da firmeza, seguridad y confianza a los pactos contraídos.
3. Fija definitivamente el carácter jurídico de las relaciones que se contraen en la escritura.
4. Individualiza el tipo de escritura que contiene mediante la calificación notarial sobre la especie de negocio que se contrae o dispone. “Y garantiza mediante la responsabilidad del autorizante, la buena redacción del acto y el cumplimiento de todos los requisitos y finalidades necesarias para su eficacia; e indirectamente la libertad de los otorgantes y la ausencia de cualquier vicio en el consentimiento”.
5. Da existencia plena al negocio jurídico que contiene.
6. Concreta los límites de la voluntad al penetrar en el derecho.
7. Sirve como prueba plena que vale por sí sola del contrato o negocio que constituye su contenido la que sólo se desvirtúa por la querella de falsedad.
8. Hace perdurable los actos jurídicos por su agrupación en el protocolo.
9. Es medio de fijación formal de las obligaciones para pedir su cumplimiento.
10. Da publicidad a ciertas relaciones jurídicas.
11. Salvaguarda el interés de los terceros. (Esta última finalidad contenida en Derecho Civil Argentino Parte General, pág, 742. Por Raymundo M. Salvat. Aunque creemos que no es tanto la forma sino más concretamente “salvaguarda” a los terceros de cualquier evento).
SUJETO, OTORGANTE y PARTE. SUJETO: es la persona capaz de derechos y obligaciones, en cuanto se establecen, modifican o extinguen relaciones jurídicas que le atañen, aunque no intervenga en el otorgamiento. Cuando se venden bienes in muebles de un menor, éste es sujeto del instrumento público, pero no otorgante. Llamase OTORGANTE al que personalmente establece, modifica o extingue en una escritura la relación de derecho. Y llamase PARTE a los individuos o colectividades que ostentan unas mismas pretensiones en el instrumento público. Así, el sujeto del instrumento público puede ser uno o varios. En este último supuesto, los sujetos pueden tener la misma “posición jurídica”, o posiciones jurídicas distintas y aún contrapuestas, es decir, que pueden no coincidir el número de “partes” con el de sujetos, puesto que varios de éstos pueden ser una misma “parte”.
CONCURRENTES: Son los que participan del otorgamiento sin tener relación de derecho alguna. Sólo asisten para coadyuvar pero sin ser sujetos intervenientes o partes.
COMPARECIENTES: Son los que se presentan ante el escribano asistiendo al otorgamiento ya sea como parte, o como concurrentes. En el primer caso serán también otorgantes al integrar una de las partes. Si sólo son concurrentes, comparecerán sin otorgar ni ser parte. Los representantes o mandatarios ocupan el mismo rango que sus mandantes y siempre son comparecientes. Los sujetos del negocio jurídico como personas capaces de derechos y obligaciones pueden no ser comparecientes porque otros lo harán por ellos, y por tanto, serán o no otorgantes, según figuren directamente en el instrumento. Ejemplo: Un menor puede ser sujeto pero no será compareciente ni otorgante de la escritura pública.
OTORGAR Y AUTORIZAR. Las partes otorgan. El escribano autoriza. Los testigos suscriben y no testifican, porque testificar es afirmar, deponer judicialmente, declarar y, los testigos instrumentales sólo presencian y mudamente firman después de los otorgantes. Los de conocimiento se limitan a decir “Si” cuando el notario les pregunta si conocen a los comparecientes.
UNIDAD DE ACTO. Sobre la extensión o requisitos de la unidad de acto, y siguiendo la trayectoria expuesta precedentemente del instrumento público, que comprende tanto el otorgamiento como la autorización, obvio es que se exige: a) presencia del notario autorizante; b) presencia de los otorgantes; c) presencia de los testigos, cuando sean precisos; d) lectura del documento; e) manifestación de los otorgantes de que están conformes con el contenido del documento que se acaba de leer; f) firma de los otorgantes y de los, testigos; y g) signo, firma y rúbrica del notario.
La unidad de acto es consecuencia directa del carácter formal del acto notarial y, por tanto, se concluye que se debe cumplir al efecto de que el documento tenga todo su valor y eficacia desde el primer momento. No es requisito exigido expresamente por la actual Ley del Notariado, aún cuando va íntimamente unido al concepto del instrumento público. Su omisión no origina la nulidad del documento.
LA ESCRITURACION EN EL DERECHO NOTARIAL MEXICANO.
Como inicio de estudio de esta temática, por ESCRITURACION, es la acción o efecto de ESCRITURAR, de dar fe de un acto o contrato jurídico que deba constar en escritura otorgada en la forma legal, por personas con capacidad bastante, o suplida, ante notario que, como profesional de Derecho para poder intervenir y poder actuar, esté investido de FE PUBLICA por el Estado.
Mas las formas a que deban sujetarse las escrituras notariales, se concretan y determinan por la Ley del Notariado vigente, en la forma y términos que a continuación se indica.
Las escrituras se asentarán con letra clara y sin abreviaturas, salvo el caso de trascripción o reproducción. No se usarán guarismos a menos que la misma cantidad aparezca con letra. Los blancos o huecos, si los hubiere, se cubrirán con líneas antes de que la escritura se firme.
Lo que se haya de testar se cruzará con una línea que lo deje legible, salvo que la ley ordene la ilegibilidad. Puede entrerrenglonarse lo corregido o adicionado, lo testado o entrerrenglonado se salvará con su inserción textual al final de la escritura, con indicación de que lo primero NO VALE y lo segundo SI VALE. Las escrituras se firmarán por los otorgantes y demás comparecientes únicamente al final de lo escrito. Si quedare algún espacio en blanco antes de las firmas, será llenado con líneas. Se prohíben las enmendaduras y raspaduras. Art. 101.
REDACCION. El Notario redactará las escrituras en español, sin perjuicio de que pueda asentar palabras en otro idioma, que sean generalmente usadas como términos de ciencia o arte determinados, Y OBSERVARA LAS REGLAS SIGUIENTES:
I. Expresará en el proemio el lugar y fecha en que se asiente la escritura, su nombre y apellidos, el número de la notaría a su cargo, el acto o actos contenidos y el nombre del o de los otorgantes y el de sus representados y demás comparecientes, en su caso;
II. Indicará la hora en los casos en que la Ley así lo ordene y cuando a su juicio sea pertinente;
III. Consignará los antecedentes y certificará haber tenido a la vista los documentos que se le hubieren presentado para la formación de la escritura;
IV. Si se tratare de inmuebles, examinará el título o los títulos respectivos; relacionará cuando menos el último título de propiedad del bien o del derecho objeto del acto contenido en la escritura y citará los datos de su inscripción en el Registro Público, o señalará, en su caso, que dicha escritura aún no está registrada:
V. En los títulos o documentos presentados o exhibidos al Notario con motivo de la constitución, enajenación, gravamen o liberación de la propiedad de inmuebles o de derechos reales, al margen de la inscripción de la finca o fincas o derechos objeto del contrato, o al pie del documento, pondrá el Notario autorizante de la (nueva operación certificación respecto de la transmisión o acto de los referidos de que se trate, con la fecha, su firma y su sello. Cuando fueren varios los bienes o derechos será suficiente con poner una sola nota al pie del documento;
VI. Los documentos exhibidos al Notario para la satisfacción de requisitos administrativos y fiscales, deberán ser relacionados;
VII. Si no le fuese exhibido el documento que contenga los antecedentes en original, el Notario podrá imponerse, por rogación de parte y bajo su responsabilidad y criterio notarial, de la existencia de documentos o de asientos que obren en archivos y registros públicos o privados y que tutelen a su entender la certidumbre o apariencia jurídica necesarias para hacer la escritura. De todo ello hará mención el instrumento;
VIII. No deberá modificarse en una escritura la descripción de un inmueble, por una modificación se le agrega un área que no le corresponde conforme a sus antecedentes de propiedad. La adición podrá ser hecha si se funda en una resolución o diligencia judicial, o en una orden o constancia administrativa que provenga de autoridad competente. Por el contrario, cualquier error aritmético material o de trascripción que conste en asientos o instrumentos regístrales si podrá rectificarse mediante escritura, sin los requisitos señalados, teniéndose esto en cuenta para que el Registro haga posteriormente la rectificación correspondiente en términos del Código Civil en el asiento respectivo. En todo caso el Notario asentará expresamente el haber efectuado dicha certificación por la rogación de parte pudiendo expresar las evidencias que le indujeron a efectuarla;
IX. En las protocolizaciones de actas que se levanten con motivo de reuniones o asambleas, se relacionará únicamente, sin necesidad de transcribir, o transcribirán los antecedentes que sean necesarios en concepto del Notario para acreditar su legal constitución y existencia, así como la validez y eficacia de los acuerdos respectivos, de conformidad con su régimen legal y estatutos vigentes, según los documentos que se le exhiban al Notario.
En caso de duda judicial ésta deberá ser sobre la situación jurídica de fondo de existencia o no de dicha acreditación en el plano de los derechos subjetivos y no por diferencias de criterio formales sobre relación o trascripción. En este caso, sobre dichos antecedentes y dicha acreditación, la carga de la prueba corresponde a quien objeta la validez de los actos contenidos en el documento;
X. En caso de urgencia, a juicio del Notario, los interesados podrán liberarlo expresamente en la escritura de tener a la vista alguno de los documentos antecedentes;
XI. Al citar un instrumento pasado ante otro Notario, expresará el nombre de éste y el número de la notaría a la que corresponde el protocolo en que consta, así como el número y fecha del instrumento de que se trate, y en su caso, su inscripción en el Registro Público;
XII. Redactará ordenadamente las declaraciones de los comparecientes, las que en todo caso se considerarán hechas bajo protesta de decir verdad. El Notario les enterará de las penas en que incurren quienes declaren con falsedad;
XIII. Consignará el acto en cláusulas redactadas con claridad, concisión y precisión jurídica y de lenguaje, preferentemente sin palabras ni fórmulas inútiles o anticuadas;
XIV. Designará con precisión las cosas que sean objeto del acto, de tal modo que no puedan confundirse con otras, y si se tratare de bienes inmuebles, determinará su naturaleza, ubicación colindancias o linderos, y en cuanto fuere posible sus dimensiones y extensión superficial;
XV. Determinará las renuncias de derechos que los otorgantes hagan válidamente conforme a su voluntad manifiesta o las consecuencias del acto, y de palabra, subrayando su existencia, explicará a los otorgantes el sentido y efectos jurídicos de las mismas; cuidando proporcionar, en el caso de personas que recientemente hayan cumplido la mayoría de edad, o de cónyuges que por su situación pudieran requerirla, y en general, de grupos sociales vulnerables, una mayor explicación oral de sus términos y consecuencias, y respondiendo todo cuestionamiento al respecto;
XVI. Dejará acreditada la personalidad de quien comparezca en representación de otro o en ejercicio de un encargo, por cualquiera de los siguientes medios:
a) Relacionando o insertando los documentos respectivos o bien agregándolos en original o copia cotejada al apéndice haciendo mención de ellos en la escritura, o
b) Mediante certificación, en los términos del artículo 155 fracción IV de esta Ley.
En dichos supuestos los representantes deberán declarar en la escritura que sus representados son capaces y que la representación, que ostentan y por la que actúan están vigentes en sus términos. Aquellos que comparecen en el ejercicio de un cargo protestarán la vigencia del mismo;
XVII. Cuando se presenten documentos redactados en idioma distinto al español, deberán ser traducidos por un perito reconocido como tal por autoridad competente del Distrito Federal. El Notario agregará al apéndice el original o copia cotejada del documento con su respectiva traducción;
XVIII. Al agregar al apéndice cualquier documento, expresará la letra o el número que le corresponda en el legajo respectivo;
XIX. Expresará el nombre y apellidos paternos y nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento, estado civil, ocupación y domicilio de los otorgantes, y de sus representados, en su caso. Sólo que la mujer casada lo pida, se agregará a su nombre y apellidos, el apellido o apellidos paternos del marido. En el caso de extranjeros pondrá sus nombres y apellidos tal como aparecen en la forma migratoria correspondiente. El domicilio se anotará con mención de la población, el número exterior e interior, en su caso, del inmueble, el nombre de la calle o de cualquier otro dato que precise la dirección hasta donde sea posible. Respecto de cualquier otro compareciente, el Notario hará mención también de las mismas generales, y
XX. Hará constar bajo su fe:
a) Su conocimiento, en caso de tenerlo o que se aseguró de ‘la identidad de los otorgantes, y que a su juicio tienen capacidad;
b) Que hizo saber a los otorgantes el derecho que tienen de leer personalmente la escritura y de que su contenido les sea aplicado por el Notario;
c) Que les fue leída la escritura a los otorgantes y a los testigos e intérpretes, o que ellos la leyeron, manifestaron todos y cada uno su comprensión plena;
d) Que ilustró a los otorgantes acerca del valor, las consecuencias y alcance legales del contenido de la escritura cuando a su juicio así proceda, o de que fue relevado expresamente por ellos de dar esa ilustración, declaración que asentará;
e) Que quien o quienes otorgaron la escritura, mediante la manifestación de su conformidad, así como mediante su firma; en defecto de ésta, por la impresión de su huella digital al haber manifestado no saber o no poder firmar. En sustitución del otorgante que no firme por los supuestos indicados, firmará a su ruego quien aquél elija;
f) La fecha o fechas en que se firme la escritura por los otorgantes o por la persona o personas elegidas por ellos y por los testigos e intérpretes si los hubiere, y
g) Los hechos que el Notario presencie y que guarden relación con el acto que autorice, como la entrega de dinero o de títulos, y otros.
La enajenación de bienes inmuebles y la constitución o transmisión de derechos reales a partir de la cantidad mencionada en el Código Civil al efecto, así como aquellos datos que garanticen un crédito por mayor cantidad que la mencionada en los artículos relativos del Código Civil, deberán constar en la escritura ante Notario, salvo los casos de excepción previstos en el mismo. ART. 102.
Por la TRANSCRIPCION DEL ARTICULO QUE SE CITA, su contenido es TODA UNA ESQUEMATIZACION del proceso a seguir respecto de todos y cada uno de los requisitos a seguir y observar por el Notario para la elaboración de una escritura, desde su inicio hasta su contenido final; y, en tal proceso descriptivo, en forma objetiva se encuentran reunidas todas y cada una de las facetas que constituyen la escritura pública.
B. ACTAS.
Antes ha quedado definido lo que es ACTA NOTARIAL; que las disposiciones relativas a escrituras les serán aplicadas: y que, cuando se le solicite al Notario que DE FE DE VARIOS HECHOS que tengan relación entre sí y acaecieren en diversos sitios o momentos, los podrá hacer constar en una sola acta, una vez que todos se hubieren realizado, o bien asentarlos en dos o más actas correlacionándolas, en su caso. ARTS. 125, 126 y 127.
Ahora bien, entre LOS HECHOS por los que el Notario debe asentar un acta, se encuentran los siguientes:
I. Notificaciones, interpelaciones, requerimientos, protestos y entrega de documentos y otras diligencias en las que el Notario intervenga conforme a otras leyes;
II. Hechos materiales;
III. La existencia, identidad, capacidad legal, reconocimiento y puesta de firmas en documentos de personas identificadas por el Notario;
IV. La existencia de planos, fotografías y otros documentos;
V. Protocolización de documentos;
VI. Declaraciones que hagan una o más personas respecto de hechos que les consten, sean propios o de quien solicite la diligencia, y
VII. En general, toda clase de hechos positivos o negativos, estados y situaciones, sean lícitos o no, que guarden las personas y cosas que puedan ser aprecia dos objetivamente y relacionados por el Notario.
En todos los casos señalados en las fracciones anteriores, el acta relativa podrá ser levantada por el Notario en las oficinas de la Notaría a su cargo, con posterioridad a que los hechos tuvieron lugar, aún, en su caso, en los DOS DIAS SIGUIENTES a ello, siempre y cuando con esta dilación no perjudique los derechos de los interesados, o se violen disposiciones legales de orden público. ART. 128.
En las actas a que se refiere la fracción I del artículo anterior, se observará lo establecido en el mismo, con las salvedades siguientes:
I. Bastará mencionar el nombre y apellidos que manifieste tener la persona con quien se realice la actuación del Notario fuera de las oficinas de la Notaría a su cargo, sin necesidad de las demás generales de dicha persona; la negativa de ésta a proporcionar su nombre, apellidos o a identificarse NO IMPEDIRA ESA SITUACION;
II. Una vez que se hubiere realizado cualquiera de dichas situaciones, la persona que haya sido destinataria del objeto de la diligencia, podrá concurrir a la oficina del Notario dentro de un plazo que no excederá de CINCO DIAS HABILES, a partir del siguiente de la fecha del acta relativa, para conocer el contenido de ésta, conformarse con ella y firmarla, o en su caso, hacer POR ESCRITO LAS OBSERVACIONES que estime convenientes al acta asentada. Dichas manifestaciones se harán constar en documento por separado firmado por el interesado, que el Notario agregará al apéndice, y una copia del mismo se entregará al concurrente. En caso de que dichas manifestaciones no sean presentadas durante el plazo señalado, no surtirán efecto alguno, y
III. Cuando el Notario expida testimonios o copias certificadas de las actas asentadas con motivo de las actuaciones a que se refiere este artículo, en el transcurso del plazo que tiene el destinatario de las actuaciones para hacer observaciones al acta respectiva, el Notario deberá señalar expresamente esta circunstancia en el propio testimonio o copia certificada de que se trate. ART. 129.
Cuando a la primera busca en el domicilio que le fue señalado por el solicitante de la notificación como del destinatario de la misma, el Notarlo no encuentre a su buscado, pero cerciorado de ser ese efectivamente su domicilio, en el mismo acto podrá practicar la notificación mediante instructivo que entregue a la persona que se encuentre en el lugar o preste sus servicios para el edificio o conjunto del que forme parte el inmueble, en su caso. ART. 130.
Si la notificación no puede practicarse en los términos del artículo que precede, pero cerciorado de que a quien busca tiene su domicilio en el lugar señalado, el Notario podrá practicar la notificación mediante la fijación del instructivo correspondiente en la puerta u otro lugar visible del domicilio del buscado, o bien depositan do de ser posible el instructivo en el interior del inmueble Indicado, por cualquier acceso. ART. 131.
Si al ser requerido el Notario para practicar una notificación, el solicitante de la misma le instruye expresamente que la lleve a cabo en el domicilio que al efecto le señala del notificado, no obstante que al momento de la actuación se le informe al Notario de lo contrario, éste sin su responsabilidad y bajo la del solicitante, practicará el procedimiento formal, de notificación que esta Ley regula autorizándola en dicho lugar, en los términos de los dos artículos anteriores. Art. 132.
En los supuestos a que se refieren los tres artículos anteriores, el Notario hará constar en el acta la forma y términos en que notificó y en todo caso el instructivo contendrá una relación del objeto de la notificación. ART. 133.
Las actas que el Notario levante con motivo de los hechos a que se refieren las fracciones II, V y VI del artículo 128, serán firmadas por quien solicite la intervención del Notario y demás comparecientes. En los supuestos previstos en LAS DEMAS FRACCIONES DEL MISMO ARTICULO, el Notario podrá autorizar el acta levantada sin necesidad de firma alguna. ART. 134.
Cuando se trate de RECONOCIMIENTO O PUESTA DE FIRMAS y de la RATIFICACION DE CONTENIDO previstos en la fracción II del artículo 128, el Notario hará constar lo sucedido al respecto ante él, así como la identidad de los comparecientes y que éstos tienen capacidad. La firma o su reconocimiento indicados, con su respectiva ratificación de contenido, podrán ser a propósito de CUALQUIER DOCUMENTO REDACTADO EN IDIOMA DISTINTO AL ESPAÑOL, SIN NECESIDAD DE TRADUCCION Y SIN RESPONSABILIDAD PARA EL NOTARIO, en el acta respectiva se incluirá la declaración del interesado de que conoce en todos sus términos el contenido del documento y en lo que éste consiste. El Notario deberá abstenerse de intervenir EN LAS ACTUACIONES SEÑALADAS en este artículo, cuando el acto que se contenga en el documento exhibido DEBA CONSTAR EN ESCRITURA por disposición legal o pacto entre las partes: salvo, en este último caso, que todos los sujetos que la hayan acordado o aquellos de los cuales esto dependa jurídicamente estén de acuerdo. ART. 135.
Para la PROTOCOLIZACION DE UN DOCUMENTO, el Notario LO TRANSCRIBIRA EN LA PARTE RELATIVA DEL ACTA que al efecto se asiente, o lo agregará al apéndice en el legajo marcado con el número del acta y bajo la letra o número que le corresponda. ART. 136.
NO PODRA PROTOCOLIZARSE EL DOCUMENTO CUYO CONTENIDO SEA CONTRARIO A LAS LEYES DE ORDEN PUBLICO O A LAS BUENAS COSTUMBRES. Ni tampoco podrá protocolizarse el documento que contenga algún acto que conforme a las leyes deba constar en escritura o por acuerdo de partes, en términos del artículo anterior. ART. 137.
LOS NOMBRAMIENTOS, PODERES Y FACULTADES, que consten en ACTAS DE REUNIONES LEGALMENTE CELEBRADAS por órganos de personas morales o comunidades o agrupaciones en general, tendrán efectos aunque no fueren conferidos en escritura por la simple protocolización de dichas actas, siempre que conste la rogación específica de quien haya sido designado delegado para ello en la reunión de que se trate, se cumplan los requisitos específicos para la validez de la asamblea o junta respectiva y el Notario certifique que no tiene indicio alguno de su falsedad. Al instrumento relativo le será aplicable lo establecido en el apartado correspondiente a las escrituras dentro de esta sección. ART. 138.
LOS INSTRUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTRANJERO, una vez legalizados o apostillados y traducidos, en su caso, por perito, PODRAN PROTOCOLIZARSE a solicitud de parte interesada sin necesidad de orden judicial. ART. 139.
LOS PODERES OTORGADOS FUERA DE LA REPUBLICA, una vez legalizados o apostillados y traducidos, en su caso, por perito, DEBERAN PROTOCOLIZARSE para que surtan sus efectos con arreglo a la Ley. ESTO NO ES APLICABLE A LOS PODERES OTORGADOS ANTE CONSULES MEXICANOS. ART. 140.
Para la práctica de cualquier diligencia de las previstas en el artículo 128 de esta Ley, cuando así proceda por la naturaleza de la misma, el Notario deberá identificarse previamente con la persona con quien la entienda y hará saber a ésta el motivo de su presencia en el lugar. ART. 141.
Aunque el requirente original deje de tener interés en los hechos para cuya constancia solicitó la intervención del Notario, éste deberá permanecer en el lugar, y hacer constar los mismos, si otro interesado presente se lo solicita expresamente, y le cubre o acuerdan previamente el pago de los honorarios correspondientes. ART.142.
C. TESTIMONIOS, COPIAS CERTIFICADAS Y CERTIFICACIONES.
TESTIMONIO es la copia en la que se TRANSCRIBE INTEGRAMENTE UNA ESCRITURA O UN ACTA, y se transcriben, o se incluyen reproducidos, los documentos anexos que obran en el APENDICE, con excepción de los que se hayan insertado en el instrumento y que por la fe del Notario y la matricidad de su protocolo tiene el valor de instrumento público. ART. 143.
No será necesario insertar en el testimonio los documentos ya mencionados en la escritura, que hayan servido solamente para la satisfacción de requisitos fiscales ART. 144.
Las hojas que integren un testimonio irán numeradas progresivamente y llevarán la rúbrica y el sello del Notario. ART. 145.
El Notario podrá expedir sin necesidad de autorización judicial, primero, segundo o ulterior testimonio al autor del acto consignado en el instrumento de que se trate, a cada parte en dicho acto o bien a los beneficiarios en el mismo; también en su caso, a los sucesores o causahabientes de aquellos. ART. 146.
Se podrá expedir testimonio parcial por la supresión del texto de alguno o algunos de los actos consignados, o de alguno o algunos de los documentos que constan en el protocolo, siempre y cuando con ello no se cause perjuicio. ART. 147.
Los Notarios al expedir los testimonios deberán tomar las medidas de seguridad que señale el Colegio. Lo mismo harán respecto a aquellas que el Colegio disponga en relación con el protocolo y los folios. ART. 148.
Al final de cada testimonio se hará constar si es el primero, segundo o ulterior ordinal; el número que le corresponde de los expedidos al solicitante, el nombre de éste y el titulo por el que se le expide, así como las páginas de que se compone el testimonio. El Notario lo autorizará con su firma y sello. ART. 149.
El Notario tramitará el registro de cualquiera de los testimonios que expida ante el Registro Público, cuando el acto sea Inscribible y el Notario hubiere sido requerido y expensado para ello, tomando en cuenta al respecto el artículo 16 de esta Ley. ART. 150.
Las hojas del testimonio tendrán las mismas dimensiones que las de los folios del protocolo. En la parte superior izquierda del anverso el Notario imprimirá su sello, y las rubricará en el margen derecho de su mismo anverso. ART. 151.
Para cualquier expedición, el Notario utilizará un medio indeleble de reproducción o impresión. ART. 152.
Expedido un testimonio no podrá testarse ni entrerrenglonarse, aunque se ad viertan en él errores de copia o trascripción del instrumento original asentado .en el protocolo. En este caso, se deberá otorgar otro instrumento al que se agregará el testimonio expedido con errores y en el cual el Notario hará constar las enmiendas o rectificaciones que procedan. ART. 153.
COPIA CERTIFICADA ES LA REPRODUCCION TOTAL O PARCIAL DE UNA ESCRITURA O ACTA, así como de sus respectivos documentos del apéndice, o sólo de éstos o de alguno de estos; que el Notario expedirá sólo para lo siguiente:
I. Para acompañar DECLARACIONES, MANIFESTACIONES O AVISOS DE CARACTER ADMINISTRATIVO O FISCAL, si las leyes o reglamentos aplicables disponen que con ellos se exhiban copias certificadas o autorizadas; así como para obtener la inscripción de escritura en los Registros Públicos, o en cualquier otro caso en los que su prestación sea obligatoria;
II. Para acompañar informes solicitados por autoridad legalmente facultada para requerirlos, con relación a alguna escritura o acta;
III. Para remitirlas a la autoridad judicial que ordene dicha expedición, y
IV. Para entregar al otorgante que la solicite, la reproducción de alguno o algunos de los documentos que obren en el apéndice. ART. 154.
CERT’IFICACION NOTARIAL ES LA RELACION QUE HACE EL NOTARIO DE UN ACTO O HECHO que obra en su protocolo, en un documento que él mismo expide o en un documento preexistente, así como la afirmación de que una trascripción o reproducción coincide fielmente con su original; comprendiéndose dentro de dichas certificaciones las siguientes:
I. Las razones que el Notario asienta en copias al efectuar un cotejo conforme a lo previsto en el artículo 97 de esta Ley;
II. La razón que el Notarlo asienta al expedir las copias a que se refiere el articulo anterior. En estos casos la certificación se asentará al final de la trascripción o reproducción, haciendo constar el número y fecha del instrumento del protocolo correspondiente, a no ser que estos datos se reproduzcan al principio de la copia. En el caso a que se refiere la fracción I del artículo anterior, bastará señalar para qué efectos se expide, sin que conste petición de parte, ni se tomará razón de su expedición en parte alguna del protocolo;
III. La relación sucinta de un acto o hecho, o de uno de sus elementos o circunstancias que consten en el protocolo, que asiente en un documento que al efecto expida a petición de parte o autoridad facultada para hacerlo, o en un documento preexistente, también a solicitud de parte, lo que hará constar en la propia certificación sin necesidad de tomar razón en nota complementaria; y
IV. La razón de existencia de uno o varios documentos que se le exhiban, para acreditar la personalidad de los otorgantes o interesados en una escritura o acta que el Notario asiente en la reproducción total o parcial, lo que será suficiente para dejar acreditada dicha personalidad; bastando para ello relacionar en la escritura o acta respectiva, el número y fecha de la escritura cuyo testimonio o copia se le exhiba, y el nombre y el número del Notario ante quien se haya otorgado, o la autoridad y procedimiento de que se deriven, en caso de ser copias certificadas expedidas respecto de constancias de algún procedimiento judicial. En los casos a que se refieren las fracciones II y III del artículo anterior, se deberá hacer constar, tanto en nota complementaria como en la razón de certificación respectiva, la autoridad que ordenó el informe o expedición de la copia, del expediente en que ella actúa y el número y fecha del oficio correspondiente. Igualmente, podrá hacer constar en nota complementaria y agregar al apéndice la copia de la comunicación mediante la cual haya sido enviada la copia certificada a la autoridad respectiva. Toda certificación será autorizada por el Notario con su firma y sello. ART. 155.
DE LOS EFECTOS, VALOR Y DE LA PROTECCION DE EFECTOS DEL INSTRUMENTO PUBLICO NOTARIAL.
En tanto no se declare judicialmente la falsedad o nulidad de un instrumento, registro, testimonio o certificación notariales, estos serán prueba plena de que los otorgantes manifestaron su voluntad de celebrar el acto consignado en el instrumento de que se trate, que hicieron las declaraciones que se narran como suyas, así como de la verdad y realidad de los hechos de los que el Notarlo dio fe tal como los refirió y de que observó las formalidades correspondientes. ART. 156.
LA NULIDAD DE UN INSTRUMENTO O REGISTRO NOTARIAL sólo podrá hacerse valer por vía de acción y no por vía de excepción, siempre que existan elementos claramente definitorios en contra que ameriten romper, como excepción debidamente comprobada, el principio de prueba plena. ART. 157.
Las correcciones no salvadas en las escrituras, actas o asientos de registro, se tendrán por no hechas. ART. 158.
Salvo disposición en contrario, la simple protocolización acreditará la existencia del documento objeto de la misma en la fecha de su presentación ante el Notario y la de su conservación posterior. La elevación a escritura pública o la celebración ante Notario como escritura de actos meramente protocolizables tendrán el valor de prueba plena. ART. 159.
EL COTEJO no tendrá más efectos que acreditar la identidad de lo cotejado con el documento exhibido, sin calificar sobre la autenticidad, validez, o licitud del documento exhibido en original. ART. 160.
Cuando en un instrumento notarial haya diferencia entre las palabras y los guarismos, prevalecerán aquéllas. ART. 161.
EL INSTRUMENTO O REGISTRO NOTARIAL SOLO SERA NULO:
I. Si el Notario no tiene expedito el ejercicio de sus funciones en el momento de su actuación;
II. Si no le está permitido por la Ley intervenir en el acto;
III. Si no le está permitido DAR FE DEL ACTO O HECHO materia de la escritura o del acta por haberlo hecho en contravención de los términos de la fracción II del artículo 45;
IV. Si fuere firmado por las partes o autorizado por el Notario fuera del Distrito Federal;
V. Si ha sido redactado en idioma distinto al español:
VI. Si no está firmado por todos los que deben firmarlo según esta Ley, o no contiene la mención exigida a falta de firma;
VII. Si está autorizado con la firma y sello del Notario cuando debiera tener nota de “NO PASO”, o cuando el instrumento no esté autorizado con la firma y sello del Notario;
VIII. Si el Notario no se aseguró de la identidad de los otorgantes en términos de esta Ley.
En el caso de la fracción II de este artículo, solamente será nulo el instrumento en lo referente al acto o hecho relativos, pero será válido respecto de los otros actos o hechos que contenga y que no estén en el mismo caso. Fuera de los de terminados en este articulo, el instrumento o asiento será válido. CUANDO SE DEMANDE LA NULIDAD DE UN ACTO JURIDICO NO PODRA DEMANDARSE AL NOTARIO LA NULIDAD DE LA ESCRITURA QUE LO CONTIENE, sino existe alguno de los supuestos a que se refieren las fracciones anteriores. Sin embargo, cuando se dicte la sentencia que declare la nulidad del acto, una vez firme, el juez env1ará oficio al Notarlo o al Archivo según se trate, para que en nota complementaria se tome razón de ello. ART. 162.
EL TESTIMONIO, COPIAS CERTIFICADAS Y CERTIFICACIONES serán nulos sola mente en los siguientes casos:
I. Cuando el original correspondiente lo sea;
II. Si el Notario no se encuentra en ejercicio de sus funciones al expedir la reproducción de que se trate o la expida fuera del Distrito Federal, y
III. Cuando dicha reproducción no tenga la firma o sello del Notario. ART. 163.
Cuando se expida un testimonio por Notarlo, o cuando así corresponda, por el titular del Archivo, se asentará una nota complementarla que contendrá la fecha de expedición, el número de hojas de que conste el testimonio, el número ordinal que corresponda a éste, según los artículos 146 y 149 de esta Ley, así como para quien se expida y a qué titulo. Las constancias sobre los ASIENTOS DE INSCRIPCION puestas en los registros públicos correspondientes al calce de los testimonios, serán relacionadas o transcritas por el Notario en una nota complementaria del instrumento. En todo caso, las notas complementarias llevarán la rúbrica o media firma del Notario. ART. 164.
SE APLICARA LA PENA PREVISTA POR EL ARTICULO 147 DEL CODIGO PENAL al que:
I. Interrogado por Notario del Distrito Federal, por el Colegio en cumplimiento de las atribuciones establecidas por esta Ley, o por el Archivo, falte a la verdad;
II. Hiciere declaraciones falsas ante Notario del Distrito Federal que éste haga constar en un instrumento;
III. Siendo Notario en ejercicio de sus funciones, a sabiendas, haga constar hechos falsos en un instrumento.
LA PENALIDAD PREVISTA SE DUPLICARA SI QUIEN COMETE EL DELITO ES NOTARIO.
GUIA DE AUTOEVALUACIÒN
I. SUBRAYE LA RESPUESTA CORRECTA
1.-Cuantos días tiene una persona para inconformarse con el contenido de un acta notarial
a) 3 días b) 5 días c) 7 días
2.-Es la reproducción total o parcial de un acta o escritura
a) Copia certificada b) una certificación c) testimonio notarial
II. CONTESTE CON (V) SI CONSIDERA QUE LA ASEVERACION ES VERDADERA Y UNA (F) SI ES FALSA
1.- Los folios o libros que integran el protocolo lo puede sacar cualquier persona de la notaria…………… ( )
2.- la inconformidad de un acta notarial debe presentarse por escrito………………………………………….( )
3.- Las escrituras contienen hechos jurídicos……………………………………………………………………...( )
4.- Los testimonios son el documento en que se trascribe un acta o escrito notarial…………………………( )
III. CONTESTE CORRECTAMENTE LAS SIGUIENTES PREGUNTAS
1.- Cuando ya iniciado un libro se de el cambio de notario que es lo que debe hacerse
2.- Que es el protocolo y su importancia
3.- Determine la diferencia entre escrituras y actas Notariales
4.- Señale los elementos internos y externos de una escritura
BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA
• Carral y de Teresa, Luis. Derecho Notarial y Derecho registral, Ed. Porrúa, S.A., México 2000.
• Pérez Fernández del Castillo, Bernardo. Derecho Notarial, 7° Edic. Ed. Porrúa S.A., México 2003.
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