EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVAR DESDE LOS PRIMITIVOS HASTA LOS MODERNOS

EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVAR DESDE LOS PRIMITIVOS HASTA LOS MODERNOS

EVIDENCIA PRIMITIVA DEL ARCHIVO Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

El proceso de archivar ha existido, en una u otra forma, desde que la historia comenzó a escribirse. Muchas piedras, pergaminos y manuscritos de gran valor históricos se han conservado a través de los anos, y actualmente se encuentran debidamente guardados y protegidos en diferentes museos a través de todo el mundo. El hallazgo y posesión de algunos de ellos ha sido mera casualidad, ya que tanto piedras, como pergaminos dentro de receptáculos de barro, fueron enterrados bajo tierra suelta.

Un dato muy curioso e interesante resulta ser la supervivencia de esta costumbre, ya que en la actualidad se sellan cartas, fotografías, revistas, periódicos y otros documentos o artículos, dignos de ser recordados, junto a la piedra angular o fundamental que se coloca en un nuevo edificio por construirse.

Para nuestros antepasados en su vida primitiva los registros escritos jugaban una parte muy insignificante comparada con la importancia que estos tienen en la actualidad.

A estos métodos primitivos de archivar siguieron otros que se explican a continuación y que consistían simplemente en guardar los papeles. Tenían grandes desventajas, pues no ofrecían protección ni orden alguno, exceptuando el orden cronológico, de acuerdo con su recibo o expedición.

ARCHIVO DESDE LA EDAD MEDIA HASTA 1900

Gancho o Espigón. El gancho o espigón comenzó a usarse alrededor del Siglo XV. Consiste de un clavo o gancho con base de metal para que descanse sobre la mesa o escritorio, o una placa con gancho, la cual se cuelga en la pared. Los papeles se colocan en el gancho a medida que se reciben. Este sistema adolece de los siguientes defectos:

1. No se reguardan los papeles contra polvo.

1. Los documentos pueden desprenderse o perderse con facilidad y por lo tanto no ofrece protección alguna.

1. No es posible mantener orden alguno que no sea el orden en que se reciben los papeles.

1. Se hace difícil referirse a los documentos así archivados. Para conseguir uno determinado hay que sacar del gancho todos los anteriores a el y volverlos a colocar en el mismo orden.

1. Puesto que los papeles se perforan al colocarlos en el gancho, esta perforación puede quedar fácilmente sobre un nombre, número o palabra de importancia en el texto del documento.

A pesar de los inconvenientes que ofrece este método de archivo, el gancho o espigón se usa aún.  En negocios pequeños como colmados, tiendas al detalle, farmacias, etc., se usa aun este sistema, pero no precisamente con la idea de archivar (usando el sentido científico de la palabra) los documentos. En los colmados, por ejemplo, se usa el espigón para conservar temporalmente los boletos de venta que se guarda la cajera como medio de cotejar el ingreso de la caja. En las farmacias, se usa para conservar por un periodo de uno o varios días o semanas las distintas recetas que se despachan. Tanto en los colmados como en las farmacias estos papeles se retiran al final del periodo para entonces archivarlos de acuerdo a métodos modernos.

Nido de Palomas. El nido de palomas es otro de los métodos antiguos de guardar papeles o documentos. Es un mueble de madera que puede colocarse en la pared, o sobre una mesa o escritorio. Consiste de varias divisiones pequeñas con suficiente con suficiente fondo para guardar en ellas papeles del tamaño corriente. En estas secciones se colocaban las cartas o papeles a medida que se recibían.

Cuando se llenaban los compartimientos, se amarraban todos los papeles en un paquete y se guardaban en tablillas, baúles o cajas.

La mejor ilustración de este sistema de archivar la encontramos en los apartados de correos, en los muebles que utilizan los hoteles para colocar la correspondencia de sus huéspedes, etc., Estos ejemplos demuestran el uso que en la actualidad se da a este antiguo sistema de guardar papeles. En tales instituciones y oficinas lo usaban para facilitar la distribución de correspondencia y para conservar temporalmente papeles o documentos que se reciben.

 Carpeta de Acordeón. Esta forma de guardar documentos surgió alrededor de 1860. Consiste de una carpeta en forma de acordeón, con varias divisiones, las cuales por lo regular están clasificadas en orden alfabético. Se le asigna una o varias letras del alfabeto a cada una de estas divisiones.

Este fue el primer sistema donde se hizo el archivo de documentos de forma vertical. Esto constituyo un paso de avance hacia los métodos modernos de archivar. El uso mas practico de la carpeta de acordeón en la actualidad es el personal. Los cobradores o empleados de bancos usan estos sobres o cartapacios para llevar recibidos, facturas o documentos, con fines de cobro.

Archivo Horizontal. En 1868 se introdujo el archivo horizontal y el uso de gavetas para fines de archivar. El archivo horizontal consiste de un mueble de madera con una serie de gavetas cada una con dimensiones apropiadas para guardar en posición horizontal documentos o cartas sin necesidad de doblarlas. Las cartas se colocaban una encima de otra. A cada gaveta se asignaba una letra del alfabeto y se conservaba en ella toda la correspondencia con personas cuyos apellidos empezaban con dicha letra. Esto, como es natural, hacia difícil, al igual que en los casos anteriores, encontrar cartas o documentos de determinadas personas. Había en cada gaveta papeles, unos encima de otros, de muchos individuos o firmas.

Archivo Caja. Durante el  año 1875 se ideo una caja de archivar en forma de libro. Contiene un índice completo con todas las letras del alfabeto. Dentro de esa caja se guardaba la correspondencia colocando detrás de cada letra las cartas o papeles correspondientes a aquellas personas o firmas cuyos nombres empezaban con dicha letra. Este fue el primer sistema que introdujo guías para organizar alfabéticamente la correspondencia. Podemos notar un paso de avance, puesto que ciertas desventajas que ofrecían los sistemas anteriores fueron eliminadas.

Tabla Shannon. Este sistema lleva el nombre de su inventor. Se comenzó a usar en el año 1880. La Tabla Shannon se utilizaba antiguamente como uno de los medios de archivar correspondencia o documentos. Hoy dia esta tabla se usa en los hospitales para conservar la hija clínica de un enfermo mientras permanece en el hospital. Los ingenieros, los agrimensores, los capataces y toda persona que tenga que tomar notas o hacer apuntes fuera de sus escritorios o al aire libre, utilizan estas tablas para sostener el papel en el cual escriben.

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