Justificacion Descripción Necesidad.

Descripción Necesidad

Es una obligación del estado, la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley. El objeto esencial de los archivos es disponer de la documentación organizada en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración, en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servicios a la comunidad  y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley.

Los fondos acumulados son documentos reunidos por la Entidad en el trascurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación. Para el diagnóstico del fondo acumulado debe tenerse en cuenta la última restructuración, con el fin de tomar esta fecha como punto límite entre las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD). La documentación generada durante el periodo comprendido entre la creación de la entidad hasta la fecha de la última reestructuración corresponde al concepto de fondos documentales Acumulados. De otra parte, el Acuerdo 02 de 2004 por el cual se establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados

JUSTIFICACION

El Articulo 9 de la Ley 594 de 1999, por la cual se dictan normas tendientes a financiar el pasivo pensional de las entidades territoriales, dispone que deberá elarborarse “un calculo actuarial respecto de cada entidad territorial y sus entidades descentralizadas de acuerdo con la metodología y dentro del programa que diseñe la Nacion-Ministerio de Hacienda y Crédito Público con cargo a sus recursos. Este programa deberá comprender el levantamiento de historias laborales y el calculo del pasivo y podrá contar con la participación de los departamentos en la coordinacion de sus municipios”.

Que el articulo 1 del Decreto 2029 de 2012, dispone que para el abono de recursos nacionales distintos a las  transferencias constitucionales  a las cuentas de las entidades territoriales en el Fondo Nacional de Pensiones de las entidades Territoriales, Fonpet, será necesario que dichas entidades se encuentren cumpliendo con las normas que rigen el régimen pensional y las obligaciones que impone la Ley 549 de 1999, entre ellas el suministro de la información requerida por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico para la elaboración de cálculos actuariales.

Que mediante Circular de fecha 10 de Noviembre de 2004, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, informa a las entidades territoriales, que se ha diseñado una metodología para cuantificar  el pasivo pensional y desarrollo de un  aplicativo conocido como PASIVOCOL y PASIVONAL, el primero permite ingresar  las historias laborales  de los funcionarios activos, pensionados, beneficioarios y retirados de las entidades territoriales, unidades centrales y descentralizadas, el segundo, permite  con la información de Pasivocol, validar y generar los cálculos actuariales.

Que a través  de la Circular de fecha 29 de abril de 2016, el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico, informa que de acuerdo al artículo 3 del Decreto 2029 de 2012, se verificara semestralmente con corte a junio 30 y diciembre 31, el cumplimiento por parte de las entidades territoriales el suministro de la información requerida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para la elaboración de los cálculos actuariales, para ser ingresada al programa PASIVOCOL, de conformidad con lo establecido en el Artículo 9º de la Ley 549 de 1999, teniendo en cuenta las condiciones de avance de calidad.

En cumplimiento a la normatividad y con el fin de realizar todas las actividades solicitadas por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico, es necesario realizar la organización con calidad de las historias laborales, retirados, pensionados y beneficiarios,  las cuales se encuentran centralizadas en la Secretarias de Salud, Secretaria de Educación y Secretaria General (Nivel Central).

Una buena organización, aseguramiento y control de la información sobre historias laborales en  las Entidades Territoriales, es una manifestación clara y expresa de la aplicación de prácticas de buena calidad en el manejo de la información y repercutirá de manera importante en la eficiencia de la administración pública, reducción de costos operativos, mejoramiento del servicio al ciudadano que desea acceder al derecho pensional, disminución de las demandas contra el Estado en el sistema pensional ahorrando contingencias fiscales y fortalecimiento de la Gestión de las Finanzas Públicas en Colombia.

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