Abastecimientos

ABASTECIMIENTOS

Definición

Es la función responsable de adquirir bienes y servicios materiales necesarios para el desarrollo de toda empresa.

COMPROMISOS de Abastecimientos con la Gerencia General

• Por sus relaciones con Producción y contactos con Proveedores, deberá sugerir a otros departamentos de su propia empresa sobre” materiales nuevos, materiales perfeccionados y materiales reemplazantes”.

• Para reducir los Costos de Operación, analizará la posibilidad de producir por sus propios medios, bienes ó servicios que son comprados externamente.

• Abastecer a los mejores precios, calidad, entrega y condiciones de pago posibles.

• Que el Gerente de Abastecimientos no comprometa sin necesidad ó justificación a que la empresa realice gastos.

• Que proyecte y conserve una buena imagen de la empresa ante las firmas comerciales.

ACTIVIDADES DE ABASTECIMIENTOS

• Necesidades de Abastecimiento.

• Compras.

• Control de Inventarios.

• Control y Evaluación del Área.

• Relaciones Internas y Externas

Necesidades de Abastecimiento.

• Abastecimiento en la Industria:

La actividad de abastecimientos en la misma, consiste en “proveer las materia primas con alto grado de ventajas en cuanto a: Tiempo - precio y calidad”.

• Abastecimiento en el Comercio:

La función del comercio es la reventa de productos terminados; y abastecimientos debe “conocer qué productos no se venden (para descontinuarlos), y qué productos nuevos se pueden ofrecer”. (gran comunicación con mercadotecnia o con ventas).

Compras.

• Definición: Acto mercantil por el que una persona u organización adquiere bienes y/o servicios a cambio de una suma de dinero.

• Clasificación:

a) Locales.

b) Nacionales.

c) Extranjeras.

Clasificación Compras

a) Locales: Se realizan en la localidad donde se encuentra establecida la empresa.

b) Nacionales: Se efectúan en cualquier parte de la república, excepto en la localidad donde se encuentra establecida la empresa.

c) Extranjeras: Se llevan al cabo con proveedores extranjeros.

Existen Organismos o Dependencias que facilitan, asesoran y financian sobre trámites y compras en el extranjero, como:

• Agencias aduanales.

• Banco mexicano de comercio exterior.

• Bancos.

• Corresponsales.

Requisición de Compra:

• Es un documento de control por el que una persona o departamento de la empresa, solicita a abastecimientos le provea de un producto o servicio.

Elementos de la Requisición

• Nombre del departamento, persona o dependencia que lo solicita

• Fecha de elaboración.

• Folio.

• Fecha en la que se requiere el material.

• Cantidad.

• Partida

• Descripción.

• Costo estimado (Precio).

• Totales

• Justificación.

• Observaciones.

La Requisición se puede hacer mediante formato escrito o vía electrónica por Internet

Antes de hacer la requisición se debe realizar una investigación previa a la misma, ya que:

• puede ser una compra innecesaria, o

• pudiera existir en el almacén lo requerido.

• La Requisición de Compra debe diseñarse de acuerdo a las necesidades de cada empresa, y la cantidad de copias de la misma, dependerá del control que se quiera ejercer en este respecto.

Búsqueda y Selección de Proveedores:

Consiste en encontrar una buena LOCALIZACIÓN e IDENTIFICACIÓN de proveedores que puedan suministrar productos y servicios en la calidad, cantidad, oportunidad y precio deseado

Fuentes para Localizar Proveedores

• Ferias.

• Exposiciones.

• Cámaras y asociaciones.

• Revistas especializadas.

• Directorio telefónico.

• Periódicos, Radio y Televisión.

• Internet.

CONTENIDO DE LAS COTIZACIONES.

Estas deberán indicar por Escrito:

a.-) La Calidad del producto o servicio.

b.-) La Cantidad.

c.-) Precio.

d.-) Plazos de Entrega.

e.-) Formas de Pago.

• A Compras le corresponde la adecuada Selección de Proveedores, tomando como base LAS COTIZACIONES

• La solidez moral y financiera de la empresa para cumplir sus compromisos y surtir pedidos.

• Integridad y honradez en cuanto a calidad

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