Taller No. 1 Administración Documental

NOMBRE: MARLEN CASTIBLANCO CASTELBLANCO

FECHA: 26 DE ABRIL DE 2012

ACTIVIDAD: TALLER No. 1

TEMA: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1. CONCEPTUALIZACION DEL TERMINO ADMINISTRACION DOCUMENTAL

CONCEPTO ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La Administración Documental orienta y define las políticas normativas para el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación.

Es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.

La administración documental consiste en el uso de tecnología y procedimientos que permiten la gestión y el acceso unificado a información generada en la Organización:

* Al Personal de la Empresa.

* A clientes y Proveedores.

2. OBJETIVOS QUE PERSIGUE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Son muchos los objetivos que persigue la Administración Documental, aquí relacionare algunos:

• Conservación de la documentación de la empresa

• Facilitar la búsqueda y suministro de documentos a los diferentes usuarios

• Reducción de costos y espacio para la empresa en el manejo de sus documentos

• Conservar la memoria corporativa

• Acceso rápido, oportuno y veraz a la diferente información de la empresa, que puede contribuir a la toma de decisiones

• Control efectivo sobre los documentos

• Incremento de la eficiencia organizacional

• Apoyar los procesos legales: Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

• Auditar y monitorear el estado de un trámite, lo que conlleva a la optimización de los procesos internos.

ENSAYO

PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL

En el mundo actual, en el agite del día a día, existe algo que nunca cambiará y es la necesidad de mantener en orden y organizado nuestro puesto de trabajo, esto permite optimizar nuestro tiempo, crea un ambiente laboral agradable y sobre todo nos evitamos tantos dolores de cabeza; a quien no le ha ocurrido que deja las cosas “por ahí” y cuando más las necesita o su jefe las solicita no aparecen y ahí es cuando decimos que se necesita alguien que colabore con el archivo, luego aparecen y ya pasa todo.

Pero siendo realistas son muy pocas las organizaciones que mantienen organizado y al día su archivo documental, esto se deba quizá a nuestra cultura o tal vez obedezca a otros aspectos; no obstante el mundo empresarial actual exige la adecuada organización y manejo de su información con el fin de optimizar recursos, tiempo, agilizar procesos internos, evitar contratiempos con clientes, proveedores, trabajadores y otros usuarios, ya que ante una queja o petición si contamos con los documentos soporte pues se podrá resolver la situación de la forma más oportuna sin generar malestar para alguna de las partes.

Personalmente creo que el papel del Administrador Documental es muy importante, no en vano en la actualidad las diferentes bolsas de trabajo y con más continuidad diferentes organizaciones solicitan personal con experiencia en manejo o administración documental, el ¿por qué? Pues porque:

• Las empresas y sus administradores han entendido que es importante guardar y conocer el historial de sus diferentes actividades con el fin de poder evaluar y tomar decisiones acertadas.

• Solo en la medida en que se sepa lo que se tiene, lo que se necesita y lo que se debe desechar, se puede pensar en una administración eficiente.

• El orden es el principio de toda gran empresa, quien sabe lo que tiene sabe lo que necesita y no pierde recursos y tiempo.

• El orden le da un valor agregado a toda organización, nada mejor no solo en las empresas, también en los diferentes sitios donde nos encontremos que todo este organizado y en su lugar, no en vano el dicho: “cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa”.

• La certeza de que toda la documentación de la empresa esta bien organizada y salvaguardada genera la seguridad para que toda la información de la organización se encuentre disponible en cualquier momento.

Así mismo, el administrador documental, tiene una gran responsabilidad ya que sobre sus hombros recae la custodia de todos los documentos tanto privados como públicos de la empresa, de tal forma que esta responsabilidad debe llevar inherente una ética profesional, la cual evite que el administrador se preste para fraudes y suplantación en la información recibida, clasificada y archivada.

Por último, cabe anotar que la administración documental no es algo nuevo, es una actividad

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