Administración

Introducción

En el siglo XXI existen tres retos importantes que deben tomarse a cuenta para una eficaz administración; cambio, Tecnología y Globalización; dichos son llamados el “Triángulo de Hierro”,

Es importante establecer qué es la administración; término que tiene varias acepciones, lo definimos como proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional.

ADMINISTRACION

Existen cuatro partes fundamentales en las que se subdivide la administración:

1. Planear, decidir y evaluar.

2. Estructurar y utilizar conjuntos de recursos ya sea humanos, financieros, materiales y de información.

3. Actuar en dirección hacia el logro de una meta para realizar las tareas,

4. Llevar a cabo actividades en un entorno organizacional

Cada organización tiene una serie de características propias que afectan tanto a los administradores como a aquellos con quienes interactúan, no todas son iguales tienen su propia “personalidad” esto a menudo suele llamársele cultura organizacional. Los administradores necesitan desarrollar mentalidad emprendedora para crear nuevos negocios: “Una mentalidad emprendedora requiere el compromiso constante de desarrollar nuevas habilidades y adquirir nuevos conocimientos”…

Existen algunas formas analíticas de conocer los trabajos administrativos:

1. Planeación.

2. Organización.

3. Dirección.

4. Control.

Henry Mintzberg intelectual canadiense propuso un enfoque alternativo basado en la forma que los administradores emplean su tiempo en el trabajo orientándose hacia los “roles” los cuales denomino “conjunto organizado de conductas”.

Rol interpersonal.-

1. El rol de representante: implica un énfasis en actividades protocolarias, atender una labor de asistencia social.

2. El rol del líder: es en esencia el de influir en los demás. Por ejemplo el líder del equipo de un proyecto recién considerado reúne a miembros elegidos cuidadosamente para analizar su visión, las metas del equipo y sus ideas de cómo alcanzarlas.

3. El rol de enlace: Consiste en servir como intermediario entre su propia unidad y otras unidades y grupos.

Roles de información.-

4. El rol de monitor: búsqueda continua de información que requieren para mantenerse al tanto de los avances cruciales.

5. El rol divulgador: el administrador no solo recibe información sino que también la envía.

6. El rol de vocero: se solicita al administrador que manifieste los puntos de vista de la unidad de la cual es responsable

Roles de decisión.-

7. El rol emprendedor: toman decisiones rutinarias en su trabajo sino y a menudo se comprometen en actividades para explorar nuevas oportunidades o iniciar nuevos proyectos

8. El rol mediador de conflictos: deben ser capaces de responder ante los conflictos o disturbios

9. El rol de asignado de recursos: decidir cómo distribuir los recursos que están bajo su responsabilidad.

10. El rol de negociador: realiza acuerdos con personas de otras unidades o de otras organizaciones.

Otra forma para procurar un mejor entendimiento del trabajo administrativo consiste en analizar tres dimensiones según Stewart:

1. Exigencias: se refiere a lo que debe hacer quien ocupa un puesto específico,

2. Restricciones: son los factores que limitan la respuesta del administrador.

3. Opciones: las opciones comprenden la forma en que debe llevarse a cabo unas actividades.

Habilidades del administrador:

• Técnicas: conocimiento

• Interpersonales: sensibilidad, empatía, persuasión.

• Conceptuales: razonamiento lógico, criterio, capacidad analítica.

Nicolás Maquiavelo señaló: …”No hay nada más difícil de llevar a cabo ni de éxito más dudoso, ni tampoco nada más peligroso, que iniciar un nuevo orden de las cosas”. Y Kurt Lewin señaló que el cambio, incluyendo el cambio personal, recorre tres fases distintivas: descongelar, moverse y recongelar.

DESCONGELAR.- Todos desarrollamos hábitos es una forma consciente de hacer algo que ha sido exitoso y se refuerza hasta el grado de que realizamos la conducta sin pensar realmente en ella.

MOVERSE.- Para un administrador el movimiento implicaría cambios en sus percepciones, en su enfoque de toma de decisiones, en su estilo de comunicación, etc., el nivel de incertidumbre o certidumbre asociado con el cambio es una de las determinantes más significativas del movimiento.

RECONGELAR.- El conjunto de viejos hábitos es muy fuerte, y que el simple movimiento de lo antiguo a lo nuevo no resulta suficiente para asegurar un éxito perdurable. Cualquiera que fuera el patrón “viejo” existía en el primer lugar, ya que se le había recompensado con éxito.

DESCONGELAR: NO PODER VER

¿Qué hace que las personas NO vean la necesidad de cambiar?

• El poder de los mapas mentales anteriores.- Como los mapas geográficos los mapas mentales nos guían.

• Visión demasiado simplista acerca del pasado y del futuro.- consiste en que a menudo tenemos una perspectiva demasiado simplista o ingenua del pasado, del presente y del futuro.

• Mantener el equilibrio.- Los seres humanos posee una resistencia casi automática.

MOVIMIENTO: NO PODER MOVERSE

Tiene tres dimensiones fundamentales.

• Incertidumbre sobre el cambio.- Si las personas únicamente tienen evidencia de que sus mapas mentales anteriores están fracasando sin tener una idea clara de cómo deberían ser los nuevos mapas, tienden a permanecer con los que conocen.

• Incertidumbre

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