Analisis Del Metodo WBS

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TAREAS ("WORK BREAKDOWN STRUCTURE" - WBS)

1. INTRODUCCIÓN

El Work Breakdown Structure, WBS es una herramienta para el tratamiento de problemas complejos en el contexto de la planificación o de () gestión por proyectos basada en la estrategia de "descomposición jerárquica" de la complejidad inicial. Sus elementos básicos fueron desarrollados en el Departamento de Defensa (DoD) estadounidense en los años 60 del s. XX. Para facilitar un enfoque y trabajo lógico en la planificación de proyectos de la defensa nacional

Otros ejemplos de técnicas de descomposición son: el "análisis de tareas" (Kosiol), el "árbol de decisión", el "árbol jerárquico de articulación de funciones en el AV".

El WBS se apoya en una forma de "modelado" (Modelos) que utiliza la forma de representación gráfica en "diagramas de árbol jerárquico".

Debe tenerse en cuenta que un WBS sólo es una descripción parcial de las actividades a desarrollar, no esas mismas acciones del proyecto. Pero el WBS suministra un útil marco lógico para planificar y controlar las actividades de un proyecto o plan.

La construcción y uso de un WBS sigue ciertos principios, adquiridos a lo largo de experiencias con esta herramienta de planificación, y que ayudan a estructurar el trabajo de forma que mejore su efectividad y eficiencia.

Sin embargo, no pocos planificadores o gestores de proyectos utilizan erróneamente el WBS cuando, por los motivos que sea (a veces, con intención de adelantarse a otros, o incluso para provocar sus fallos) identifican falsos nexos o secuencias de tareas, o indican tiempos equivocados en el calendario de trabajos etc.

2. CONCEPTOS BÁSICOS

2.1 Definición

Un Work Breakdown Structure (WBS) - Desglose jerárquico de tareas - es una descripción (modelo) del trabajo a realizar en un proyecto. Se articula esa descripción en varios niveles de progresivo detalle sobre las tareas –con identificadores a los que puede luego referirse el conjunto de datos básicos de cada una (personas, tiempos, etc.). Podemos decir, que es el instrumento de planificación que posibilita mayor detalle en los planes.

Se le definió Como un “product-oriented family tree or grouping of project elements that organizes and defines the total work scope of a project. Each descending level represents an increasingly detailed definition of the project work.”

Esto implica que le configura en forma de árbol jerárquico (estructurado en forma descendente, de modo que cada nivel posterior detalle más lo contenido en los ítems del nivel superior), construido con la finalidad de ordenar de acuerdo a cierta lógica las tareas temporales referentes implicadas en la realización del serducto.

El WBS sirve de marco orientador en la planificación, ejecución y control de la realización del proyecto en referencia a las dimensiones de:

• tiempo (calendario de fechas planificadas para las tareas)

• costes,

• prestaciones técnicas

• interfaces técnicos

Los "objetos" considerados en el WBS abarcan elementos materiales, de información (Hard- y software), servicios y todo tipo de tareas relacionadas con la preparación y realización del serducto.

2.2 Objetivos de una WBS

El WBS ayuda a:

1) Realizar el desglose en las tareas en que se descomponen las actividades y procesos (ver: procesos de negocio, procesos de apoyo) de forma clara y fácil de entender planificada en el tiempo (según un calendario, formulado - quizá - en términos de planes de redes como Pert) se puedan identificar recursos materiales y estimar el nivel de asignación necesaria en cada fase del desarrollo o ejecución identificar y estimar actividades humanas y dotación de recursos humanos para las distintas tareas a desarrollar asignar responsabilidades sobre partes del proyecto.

2) Asegurar que se incluyen en el plan todas las tareas necesarias sin duplicar trabajo

3) Organizar el "flujo" (organización procesual) de trabajo

4) Controlar el avance del trabajo en referencia a un plan maestro ("baseline").

2.3 Términos básicos en un WBS

Un WBS es un desglose jerárquico (en forma de árbol jerárquico) orientado al serducto, de hardware, software, workflow-software, etc., servicios, y tareas del proyecto que organiza, define y modeliza gráficamente el serducto a producir, así como el trabajo a ejecutar sobre dicho objeto.

Existen dos formas básicas de descripción del WBS:

a) árbol jerárquico gráfico (según el clásico organigrama)

b) en cuadro sinóptico

Por ejemplo: Proyecto:

• Management del proyecto

• Ingeniería del sistema

• Control de interfaces

• Análisis del sistema

• Análisis de funciones

• Áreas técnico-ingenieriles (definión de)

• Especificaciones del sistema y subsistemas

• Equipamiento primario - diseño y desarrollo

• Equipamiento de apoyo - diseño y desarrollo

• Medios iniciales disponibles.

Un elemento del WBS es una parte discreta de la estructura global. Este elemento puede ser un serducto identificable o una parte o componente, un servicio o actividad, un conjunto de datos.

Un diccionario de WBS es un documento que describe brevemente, en términos orientados a la generación de valor en el serducto, las tareas de los elementos de la WBS.

Un bloque de tareas (Work Package), es una tarea detallada con horizonte bien delimitado, o un ítem material o de información que es necesario como medio parcial para la obtención de los objetivos del proyecto.

Un presupuesto de bloque de tareas es un grupo de recursos asignados al cumplimiento de un bloque de tareas. Se formula en términos económico financieros (pesetas, marcos, dólares, ECUS), en tiempos (años, meses, semanas, días, horas), o en otros estándares (ratios etc.) o unidades de definición que deben precisarse previamente.

3. PRINCIPIOS PARA LA UTILIZACIÓN DE UNA WBS

La literatura especializada en proyectos y planificación aporta múltiples formas de comprender y fundamentar el uso de esta herramienta: principios básicos, listados de chequeo, técnicas parciales etc.

Podemos seleccionar como más importantes los siguientes sub-temas:

- La reglas del 100%

- Proceder de abajo-arriba (Bottom-up WBS Development)

- Otros principios generales

3.1 La Regla del 100%

La „Regla del 100%“ (“100% rule”) es el criterio más importante en el empleo de la herramienta WBS: para su desarrollo y para la evaluación crítica del desglose efectuado.

La regla prescribe lo siguiente:

Cuando se efectúa el desglose de las actividades o tareas en sucesivos niveles (subordinados a los anteriores), el próximo nivel en la descomposición de un elemento de la WBS, esto es, el nivel-hijo (child level)- deberá contener y representar el 100% del trabajo aplicable al nivel inmediato superior –elemento padre (parent element).

Esto significa que si el conjunto de actividades del proyecto total se describe en el nivel 1, la suma de los elementos del nivel 2 deberá abarcar y describir el 100 % del trabajo o actividades del proyecto total. Por eso no puede haber en el esquema ninguna actividad del proyecto que no encaje en una de esas dos categorías.

En una subdivisión descendente (top-down), la mayoría de los planificadores no tendrán dificultad en seguir la regla, al menos hasta el nivel 2. Sin embargo, al descender más en la jerarquía del árbol esturctural debe también seguirse la regla: la suma de tareas de cada nivel-hijo debe ser igual al 100% de las tareas del elemento padre.

La razón es que el uso de una WBS se orienta precisamente a garantizar la identificación, articulación y programación de tiempos (scheduling) de todas las tareas precisas para lograr un proyecto con éxito.

La importancia de la regla se basa en su utilidad: ayuda a los planificadores cuestionar constantemente su propia observación del proceso (“realiza” pues la dimensión reflexiva tan necesaria en todo trabajo con sistemas en el que no basta observar el sistema-objeto sino incluso dar más peso a la meta-observación del sistema-observador). Esto afecta no sólo al individuo sino, ante todo, al “equipo” que trabaja en el plan o proyecto. Ese equipo debe trabajar colegialmente para reflexionar críticamente sobre su propio modo de proceder, pues sólo así podrán prevenirse errores que, aunque parezcan mínimos inicialmente, pueden ser incluso funestos en sus últimas consecuencias.

Recomendaciones para la elaboración de la WBS

El trabajo de preparación de la WBS; como el resto del proceso de planificación, debe realizarse en equipo y con espíritu de colegialidad. Esto es sobre todo necesario al realizar la última revisión de la WBS, en la que se detallan más las tareas.

Es importante asimismo recoger el parecer de los expertos, que además ayudarán a comprobar que la descripción logra el mayor grado posible de precisión. Por ejemplo, en el dominio de la fabricación habrá que recoger información de los ingenieros y demás técnicos sobre los posibles sub-conjuntos o partes de los agregados en fabricación. En los proyectos de software esa información provendrá de los analistas de sistemas, programadores, especialistas en bases de datos etc.

Pero no todos los WBS se basan en un desglose inicial del producto (en partes como la mecánica, la óptica, la electrónica,

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