Etapas de la Investigación Administrativa

Etapas de la Investigación Administrativa.

• Planificación.

• Recopilación de Datos.

• Análisis.

• Diagnostico.

• Propuestas y Mejoras.

• Implantación.

• Control y Evaluación.

Planificación

Esta etapa de la Investigación Administrativas busca precisar su naturaleza y alcance, es decir, establecer los términos de referencia para orientar su ejecución.

Pasos de la planificación

• Determinación del factor de estudio: este procedimiento busca mediante la información fundamental arrojada, de la exploración o investigación preliminar, fijar los cimientos del objetivo de estudio para que la organización pueda cumplir con su cometido.

• Fuentes de estudio Internas:

Órganos de gobierno: Representa la instancia de mayor jerarquía de la organización, por lo que conoce con exactitud sus condiciones generales de operación, lo que le permite dictar las directrices que estime procedentes para hacerla más competitiva

Nivel directivo: Encargado de definir las normas generales de acción y el marco estratégico.

Nivel medio: Responsable de preparar los planes y programas de aspecto táctico.

Área afectada: Unidad de trabajo en la que se puede advertir que algo no funciona correctamente, lo que se percibe a través de los síntomas o variables que determinan la necesidad de realizar ajustes organizacionales.

Otras unidades administrativas: Áreas que por su naturaleza o posición jerárquica están vinculadas o en contacto con la unidad en la que se origina algún factor o problemática que repercute en el funcionamiento de la organización, de las cuales pueden surgir sugerencias o iniciativas valiosas.

Unidades de mejoramiento administrativo: Órganos de asistencia técnica incorporados en forma específica a la organización para proponer e instrumentar medidas de racionalización administrativa, los cuales por su naturaleza pueden aportar elementos de peso para activar y mejorar las labores internas.

Comisiones, comités o grupos de trabajo: Equipos de trabajo que establecen las organizaciones con el objeto de elevar los niveles de rendimiento y calidad del trabajo, elaborar proyectos, atender problemas o desarrollar estudios especiales.

Recursos de información: Herramientas computacionales que permiten el acceso a información de la organización que sirven como soporte al estudio.

• Fuentes de estudio Externas:

Normativas

Son aquellas que emiten criterios o normas de aplicación general que tiene que observar la organización.

Organizaciones análogas

Instituciones que interactúan en el medio ambiente con la organización materia del estudio, las cuales por su estructura u objeto cumplen con funciones y propósitos similares, por lo que sus experiencias constituyen un marco de referencia enriquecedor.

Organizaciones líderes en el campo de trabajo

Instituciones que se han desarrollado en el mismo contexto, cuya dinámica las ha convertido en líderes en su área de influencia o acción, por lo cual tienen la imagen y reconocimiento necesarios para servir como modelo a otras organizaciones.

Proveedor

Prestadores de servicios o que suministran insumos necesarios a la organización, puede aportar puntos de vista positivos.

Clientes o usuarios

Pueden aportar elementos de juicio representativos sobre el comportamiento de una organización.

Definición del objetivo del estudio

Una vez que se han detectado los factores que requieren atención, es necesario determinar con claridad el objetivo del estudio, el cual debe ser muy específico en cuanto a las condiciones que la organización espera como resultado de sus acciones internas e interacción con el medio ambiente.

Investigación preliminar

Determina la situación administrativa de la organización, implica tanto la revisión de la literatura técnica y legal, como el primer contacto con la realidad que se va a estudiar.

Este acercamiento inicial requiere de mucha precisión, ya que los datos tienen que seleccionarse con la mayor exactitud posible para no propiciar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los vaya a utilizar o consultar.

Lineamientos para orientar la investigación

Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios:

- La determinación de las necesidades específicas que existen dentro del campo de estudio y la identificación de los factores que requieren de atención.

- La jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue.

- La descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extensión del factor de estudio.

- La especificación del tipo de conocimientos técnicos y/o habilidades que se requieren para aportar elementos de apoyo al estudio.

- La estimación del tiempo y recursos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para cumplir con el objetivo del estudio.

Contenido de la investigación

La investigación preliminar exige que se examinen, cuando menos, los siguientes puntos:

- Información referente a leyes, reglamentos, tratados, decretos, acuerdos, circulares y disposiciones normativas de la organización.

- Información sobre el campo de trabajo, tal como organigramas, manuales, catálogos de formas, estudios técnicos anteriores, volúmenes de trabajo, estadísticas, condiciones materiales de trabajo que incluyan espacio, mobiliario y equipo, estados financieros, inversiones realizadas con anterioridad para la investigación y desarrollo de estudios organizacionales y, en general, toda clase de documentación relacionada con el factor de estudio.

- Información de otras organizaciones.

Preparación del proyecto de estudio

Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el estudio se debe preparar el documento de partida para instrumentarlo, el cual debe quedar integrado por:

Propuesta técnica que, a su vez, debe incluir:

Antecedentes: recuento de todos los estudios o esfuerzos análogos preparados con anterioridad.

Naturaleza: tipo de estudio que se pretende realizar.

Justificación: demostración de la necesidad de efectuarlo en función de las ventajas que el mismo reportará a la organización.

Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.

Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su implantación.

Resultados: beneficios que se esperan obtener en cuanto a mejorar el funcionamiento de la organización, sus productos y/o servicios, clima organizacional y relaciones con el entorno.

Alcance: área de aplicación que cubre el estudio en términos de ubicación en la estructura orgánica y/o territorial.

Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para desarrollarlo.

Costo: estimación global y específica de recursos financieros que demanda su ejecución.

Estrategia: ruta fundamental para orientar los cursos de acción y asignación de recursos.

Información complementaría: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.

Programa de trabajo, el cual debe contemplar:

Identificación: nombre del estudio.

Responsable(s): unidad o grupo que tendrá a su cargo su implantación.

Área(s): universo bajo estudio.

Clave: número progresivo de las actividades estimadas.

Actividades: pasos específicos que tienen que efectuarse para captar la información.

Fases: definición del orden secuencial para realizar las actividades.

Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase.

Representación gráfica: descripción del programa en cuadros e imágenes.

Formato: presentación y resguardo del programa de trabajo.

Reportes de avance: seguimiento de las acciones.

Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances.

Integración del grupo de estudio

Para iniciar formalmente el estudio, es indispensable prever que la responsabilidad de las acciones no se diluya entre varias personas, por lo que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe encargar todas las fases de ejecución para lograr homogeneidad-en el contenido y presentación de la información.

Para este tipo de trabajo, la organización debe nombrar a una persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios. También, por la naturaleza de sus funciones, puede designar al titular de la unidad de mejoramiento administrativo (en caso de contar con este mecanismo), o puede contratar los servicios de un consultor externo.

En cuanto a la formación del equipo técnico de apoyo se puede, en primer lugar, considerar la incorporación de los miembros del grupo piloto responsable de la captación de la información preliminar. En segundo lugar, elaborar una lista del personal que puede participar considerando la magnitud y especificaciones del trabajo.

Es recomendable que en el proceso de selección de este cuerpo de estudio se tomen en cuenta características tales como la objetividad del personal, su buen manejo

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