Los Sistemas es un elemento básico para obtener buenos resultados en la empresa

INTRODUCCIÓN

Los Sistemas es un elemento básico para obtener buenos resultados en la empresa, el desarrollar estudios que permitan ubicar cuales son los puntos críticos que afectan al personal se convierte en un elemento clave para que sus empleados tengan mejores logros en sus objetivos y se corrijan a tiempo aquellos factores que puedan afectar su motivación o desempeño. Su análisis permite identificar, organizar y valorar las apreciaciones y pensamientos que el equipo humano de una empresa tiene de sus peculiaridades como organización.

Actualmente, los retos exigen calidad del servicio en todas las áreas empresariales, por eso se hace preciso renovar la gestión integral impulsando mayor eficiencia en consonancia con los valores de la empresa, necesarios por otro lado para el desempeño correcto de los trabajadores motivados y alineados con la Misión y los Objetivos Estratégicos que permiten tomar decisiones para atraer talentos, así como motivarlos y retenerlos y permiten también manejar el cambio más efectivamente e incrementar la satisfacción del cliente, la productividad y la calidad.

El crecimiento acelerado de las organizaciones, la conducta de los grupos en la organización ante las nuevas exigencias y las tasas aceleradas de cambios, obligan a la gerencia a prepararse para entender la conducta individual y grupal del recurso humano alineándola hacia las metas de la organización, estableciendo bases psicológicas en la búsqueda de la efectividad organizacional.

La Teoría General de Sistemas se fundamenta en tres premisas básicas:

• Los sistemas existen dentro de los sistemas.

• Los sistemas son abiertos.

• Las funciones de un sistema dependen de su estructura.

La teoría de sistemas penetró rápidamente en la teoría administrativa por dos razones fundamentales:

Debido a la necesidad de sintetizar e integrar más las teorías que la precedieron, llevándose con éxito cuando se aplicaron las ciencias del comportamiento al estudio de la organización.

La cibernética y la tecnología informática, trajeron inmensas posibilidades de desarrollo y operación de las ideas que convergían hacia una teoría de sistemas aplicada a la administración.

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS

Sistemas: Conjunto de diversos elementos que se encuentran interrelacionados y que se afectan mutuamente para formar una unidad.

El punto clave esta constituido por las relaciones entre los diversos elementos del mismo; puede existir un conjunto de objetos, pero si estos no están relacionados no constituyen un sistema.

Características de los sistemas:

• Propósito u objetivo: Las unidades u elementos, así como las relaciones, definen un distribución que trata de alcanzar un objetivo.

• Globalismo: Todo sistema tiene naturaleza orgánica; cualquier estimulo en cualquier unidad del sistema afectará a todas las demás unidades debido a la relación existente entre ellas.

• Entropía: Tendencia que tienen los sistemas al desgaste o desintegración, es decir, a medida que la entropía aumenta los sistemas se descomponen en estados más simples.

• Homeostasis: Equilibrio dinámico entre las partes del sistema, esto es, la tendencia de los sistemas a adaptarse con el equilibrio de los cambios internos y externos del ambiente.

• Equifinalidad: Se refiere al hecho que un sistema vivo a partir de distintas condiciones iniciales y por distintos caminos llega a un mismo estado final. No importa el proceso que reciba, el resultado es el mismo.

Clasificación De Los Sistemas.

• Sistemas Naturales: Son los existentes en el ambiente.

• Sistemas Artificiales: Son los creados por el hombre.

• Sistemas Sociales: Integrados por personas cuyo objetivo tiene un fin común.

Sistemas Hombre-Máquina: Emplean equipo u otra clase de objetivos, que a veces se quiere lograr la autosuficiencia.

Sistemas Abiertos: Intercambian materia y energía con el ambiente continuamente.

Sistemas Cerrados: No presentan intercambio con el ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental.

Sistemas Temporales: Duran cierto periodo de tiempo y posteriormente desaparecen.

Sistemas Permanentes: Duran mucho más que las operaciones que en ellos realiza el ser humano, es decir, el factor tiempo es más constante.

Sistemas Estables: Sus propiedades y operaciones no varían o lo hacen solo en ciclos-repetitivos.

Sistemas No Estables: No siempre es constante y cambia o se ajusta al tiempo y a los-recursos.

Sistemas Adaptativos: Reacciona con su ambiente mejora su funcionamiento, logro y-supervivencia.

Sistemas No Adaptativos: tienen problemas con su integración, de tal modo que pueden ser eliminados o bien fracasar.

Elementos Sistemáticos.

El sistema se constituye por una serie de parámetros, los cuales son:

Una organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es la sociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente.

También puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.

SUBSISTEMAS QUE CONFORMAN LA EMPRESA

• Subsistema Psicosocial: Está compuesto por individuos y grupos en interacción. Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones del status y del papel, dinámica de grupos y los sistemas de influencia.

• Subsistema Técnico: Se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de insumos en productos.

• Subsistema Administrativo: Relaciona a la organización con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación, mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.

METODOLOGÍA DE APLICACIÓN DE LA TEORÍA DE SISTEMAS PARA EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

Desde el punto de vista de la administración está compuesta de las siguientes etapas:

• Análisis de situación: Es la etapa en que el analista toma conocimiento del sistema, se ubica en cuanto a su origen, objetivo y trayectoria.

• Objetivo: El analista trata de determinar para que a sido requerido ya que en general se le plantean los efectos pero no las causas.

• Formulación del Plan de Trabajo: El analista fija los límites de interés del estudio a realizar, la metodología a seguir, los recursos materiales y humanos que necesitará, el tiempo que insumirá el trabajo y el costo del mismo.

• Diagnóstico: El propósito de esta etapa es poner de manifiesto los problemas que presenta el sistema actual, plantear propuestas concretas de cambio y fundamentarlas en términos técnicos y empresarios. Para ello se parte de los Diagramas que representan la situación actual en donde se marcan las operaciones y/o sectores donde se han identificado problemas. En términos técnicos se suelen dividir los problemas en dos grandes grupos: los que corresponden a fallas de control interno y los que se consideran temas de procedimiento. No es concebible desarrollar análisis sobre diagramas que presenten incongruencias por omisiones en el relevamiento.

Una vez ubicados todos los problemas, se plantean las posibles soluciones; las que discutidas y elaboradas por el equipo de análisis, y en alguna medida chequeadas con personas claves de la organización, y se elabora el informe diagnóstico.

-La falla detectada definida a nivel técnico.

-La trascendencia de la falla examinada con criterio empresario.

-La propuesta específica de cambio que solucione la falla expresada en términos técnicos.

-La fundamentación de las ventajas del cambio propuesto, con el mismo criterio que el expresado en

Diseño: Es la etapa donde se desarrolla la actividad creativa de un programa de análisis de sistemas. En ella, el analista, sobre la base de los antecedentes reunidos en la etapa de relevamiento, formula sus objeciones sobre el sistema actual y presenta su proyecto alternativo que tienda a superarlas.

La labor de diseño consiste en combinar los datos obtenidos en el relevamiento con los conocimientos técnicos que aporta el analista, para producir un sistema propuesto que tienda a optimizar la eficacia y eficiencia.

Se dice que un sistema es eficaz cuando satisface los objetivos básicos que fundamentaron su existencia, y en particular cuando cumple todas las normas de control interno que lo hacen seguro frente a errores y fraudes que pueden deteriorar el patrimonio de la organización, provee de información segura, precisa y oportuna a cada uno de los integrantes de la organización, en la medida de sus necesidades para adoptar las decisiones que

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