Metodologia De Analisis De Sistemas

Metodología de análisis de sistemas de información y diseño de bases de datos documentales: aspectos lógicos y funcionales1

Lluís Codina Universitat Pompeu Fabra (Barcelona) lluis.codina@cpis.upf.es

RESUMEN Presentación de una metodología de análisis de sistemas de información y de diseño de bases de datos documentales basada en la teoría de sistemas. Se exponen los instrumentos de análisis, las bases conceptuales y los procedimientos para interpretar problemas de información y diseñar bases de datos documentales.

RESUM Presentació d'una metodologia d'anàlisi de sistemes d'informació i de disseny de bases de da- des documentals, basada en la teoria de sistemes. S'exposen els instruments d'anàlisi, les bases conceptuals i els procediments necessaris per a interpretar problemes d'informació i dissenyar ba- ses de dades documentals.

Introducción

En el contexto de los sistemas de información, el término metodologías suele generar equívocos a menudo. Es frecuente que se espere de ellas cosas que, en realidad, no pueden dar. En concreto, se suele esperar de ellas lo mismo que proporcionan, por ejemplo, los algoritmos en matemáticas, es decir, una solución segura a un pro- blema bien planteado.

Por desgracia, en el desarrollo de sistemas de información no existe nada parecido a los algoritmos (ni a las recetas de cocina). ¿Para qué sirve entonces una metodología en este contexto? La experiencia indica que una metodología sirve, exactamente, para que el resultado final de un proyecto documental se deba en lo más posi- ble a la planificación consciente y, en lo menos posible, al azar o al método de ensayo y error. Nada más, pero na- da menos.

No parece necesario insistir mucho en que, mediante la planificación consciente, un profesional tiene derecho a esperar un grado de éxito mucho mayor que si toma las decisiones al azar o por el método del ensayo y error. Por contra, por muy correcta que sea una metodología, un lego no hará nada bueno con ella. Por tanto, la dife- rencia entre utilizar una metodología o no utilizarla está en qué proporción la parte final del producto puede atri- buirse: a) al azar; b) al ensayo y error; c) a la planificación consciente.

De ello se desprende que siempre se introduce algo de azar en el diseño de sistemas de información, así co- mo siempre existe la necesidad de recurrir al ensayo y error para refinar el resultado final. La cuestión clave radi- ca en que la parte de planificación consciente debe ser la que tenga mayor influencia en el resultado final, tanto por razones de eficiencia como por razones de economía.

Lo contrario, que el azar y el ensayo y error tengan un gran peso, sólo puede producir sistemas desastrosos, principalmente porque los sistemas mal diseñados e ineficientes son mucho más probables, porque hay un nú-

1. Esta es la tercera versión pública que se presenta de esta metodología, desarrollada por el autor en su tesis doctoral (1994). La primera vez fue presentada en un Congreso sobre Documentación organizado por el Departamento do Documonta- ción de la Universidad de Zaragoza (1996). La segunda, a través de la revista Information World en Español (1997). A su voz, los fundamentos científicos de esta metodología fueron publicados en la Revista Española de Documentación Científica (1994b). La versión que se presenta aquí ha sido revisada y actualizada en febrero de 1998, aunque su gestación, como ya so ha Indi- cado, es anterior a 1994. Desde entonces, viene siendo testada y puesta a prueba en proyectos reales de diseño y creación do bases de datos documentales.

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mero virtualmente infinito de hacer mal cualquier cosa, que los bien diseñados y eficientes y siempre que deja- mos algo a/ mero azar sucede lo más probable. Esto no es más que una forma un poco más fisicalista de enun- ciar la conocida Ley de Murphy.

1. El peligro del sentido común

Es también habitual que las metodologías suenen como un mero puñado de consejos de sentido común, lo cual induce a algunos a un peligroso menosprecio hacia ellas.

El problema ante esta postura radica en que, si bien muchas recomendaciones acertadas parecen de senti- do común, sus contrarias también lo parecen. Es decir, aunque una recomendación dada suene a sentido co- mún, es peligroso no observar que, si nos fuera dada la recomendación contraria, también nos parecería de sen- tido común.

Así pues, con una metodología, por lo menos sabemos cuáles de las muchas cosas que parecen razonables son, de hecho, razonables. Pongamos un ejemplo, supongamos que alguien afirma que el mejor procedimiento para diseñar una base de datos es escoger un buen equipo informático, después elegir un programa que sea compatible con el mismo y, a continuación, diseñar (a base de datos.

No sé que le parecerá al lector, pero se sabe de machos equipos de diseñadores a los cuales el consejo le pa- reció tan adecuado que lo llevaron a la práctica con resultados, por supuesto, bastante lamentables. No les hu- biera sucedido así si hubieran conocido uno de los aspectos más básicos del diseño de sistemas de información que aconseja comenzar siempre un proyecto estudiando primero los aspectos lógicos y no los físicos, o comen- zar por la fase de análisis y no por la de implantación, etc. Sin embargo, cuando se explican esa clase de princi- pios en un aula (o se leen en un artículo), invariablemente, se tiene la sensación de estar ante un mensaje de sen- tido común.

2. Qué es una metodología

Por otro lado, unas meras reflexiones o unos consejos no son, a pesar de todo, una auténtica metodología. ¿Qué cosas forman parte, por tanto, de una auténtica metodologia? Entendemos que, en sistemas de informa- ción documentales, una metodología debería contemplar, como mínimo, tres grupos cíe elementos o aparatos conceptuales:

a) Aparato conceptual b) Aparato instrumental c) Aparato procedimental

El primer aparato, o grupo de elementos conceptuales, tiene la misión de proporcionar a los responsables de desarollo de sistemas de información unas bases conceptuales mínimas que faciliten su entendimiento de todo el proyecto y que faciliten, así mismo, la comunicación entre los diferentes actores involucrados en el proceso. Por tanto, en el aparato conceptual se definen las entidades básicas que intervienen en e! proyecto y se propor- cionan puntos de vista estratégicos.

El aparato instrumental es el responsable de proveer los instrumentos de análisis y de diseño, es decir, es aquella parte de la metodología que, precisamente, a veces se ha confundido, incorrectamente, con un algo- ritmo.

Finalmente, el aparato procedimental establece las fases y los procedimientos básicos, señalando sus obje- tivos, así como identifica y describe los productos que deben obtenerse de cada fase de análisis, incluido el pro- ducto final.

Así pues, y de acuerdo con lo expuesto, se describirá aquí una metodología de desarroílo de bases de datos documentales que no es un algoritmo, es decir, que no libera, mágicamente, de la obligación de tener una buena formación para poder aplicarla con éxito, pero que ayuda a reducir al mínimo posible tos riesgos debidos a la im- provisación.

Por otro lado, importa señalar que la metodología que se expone aquí se ha obtenido, básicamente, por la uti- lización de tres tradiciones científicas y académicas distintas, que este autor ha intentado fusionar en una meto dología unificada y, hasta cierto punto, consistente. Se trata de las siguientes tradiciones académicas y/o tecno- lógicas:

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a). La tradición del análisis de sistemas, proviniente de las ciencias informáticas. Unos de los autores más re- presentativos y cualificados sería Yourdon (1993).

b). La tradición de la teoría de sistemas y de la metodología general de resolución de problemas. Concreta- mente, se ha utilizado teoría general de sistemas adaptada a problemas de información (Baiget, 1986; Curras, 1988) y aportaciones de la SSM (Soft System Metodology), una metodología elaborada princi- palmente, pero no únicamente, por Checkland (Checkland, 1981; Checkland y Scholes, 1990; Lewis, 1994; Underwood, 1996).

c). La tradición, naturalmente, de los métodos y procedimientos de trabajo de las ciencias de la documen- tación.

Una vez expuestas estas consideraciones de tipo meta-metodológicas, se exponen en las secciones si- guientes los elementos de una metodología que, a su vez, tiene sus fundamentos teóricos en un modelo con- ceptual sobre sistemas de información documental expuesto con más detalle en otro lugar (Codina, 1994a y Co- dina 1994b).

3. Aparato conceptual

Un primer punto de partida muy útil en el diseño de todo sistema de información y, por tanto, también en el di- seño de una base de datos documental, consiste en definir un sistema de información como un sistema, S1, de- nominado sistema de información, que mantiene registros sobre otro sistema del mundo real, S2, denominado sistema objeto.

De este modo, el proceso de análisis y diseño puede concebirse como el intento de obtener un modelo de aquella parte de la realidad, o sistema objeto (S2) que resulta de interés para el sistema de información (S1).

Tenemos entonces el par conceptual <sistema de información, sistema objeto>, o <S1, S2>, y la relación que les une es que el primero (S1) es un modelo del segundo (S2), exactamente en el mismo sentido en que un mapa será un buen sistema de información justo en la medida en que sea un buen modelo del territorio sobre el que informa.

El segundo punto de partida consiste en considerar

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