Objetivo #5 De Admon. I

Eficiencia, Eficacia, Efectividad y Productividad

La competitividad empresarial desde los 90 a la fecha, se ha mostrado imparable e impredecible. Con mayor énfasis las grandes empresas, han invertido considerables cantidades de dinero para mejorar los sistemas de administración; todo con el propósito de obtener resultados espectaculares en los conceptos a que se refiere este apartado. Idealmente, se busca ser eficiente y eficaz simultáneamente, lo cual se convierte en un verdadero reto para cualquier gerente.

Comúnmente, la eficacia se enfatiza en los niveles superiores y la encienda en los niveles operativos o inferiores. Sin embargo, hacer énfasis en uno o en otro, depende mucho de la personalidad del gerente, la cultura y la realidad o circunstancia particular de la empresa. En consecuencia, se han popularizado diversos sistemas de gestión, tales como la reingeniería, calidad total, cuadro de mando integral, subcontratación (Outsourcing), administración por valores, ISO 9000 (en todas sus versiones), Six Sigma, justo a tiempo, etc.

Realmente la práctica ha mostrado, que algunos favorecieron y otros desfavorecieron a los trabajadores; como la reingeniería que inicialmente se enfocó en el recorte de personal. Ultimadamente, un sistema puede funcionar y dar los resultados esperados de efectividad y productividad; si se humaniza y tiene como punto central el desarrollo de todos sus actores. No tiene sentido aplicar estos conceptos, a cualquier costo; sino, cuando realmente se mejora la calidad de vida de la sociedad, sus clientes, trabajadores, accionistas y se contribuye al medio ambiente.

EFICIENCIA. “Es la capacidad de lograr los objetivos, con la menor cantidad de recursos posibles”. Para Peter Drucker esto implica “hacer las cosas correctamente”. Veamos como ejemplo el presupuesto anual asignado a un gerente (recurso financiero). Comúnmente, es un instrumento útil que refleja la eficiencia con que se desempeña un gerente. Si gasta más de lo asignado para lograr el objetivo, no es eficiente. Por el contrario, si gasta menos de lo asignado y logra los objetivos, es eficiente. En un trabajador, la eficiencia se refleja en la capacidad que tiene para reducir los recursos que >e le asignan para realizar un trabajo, hacer un producto o prestar un servicio.

La Administración por Procesos, busca precisamente la eficiencia en estos. Un proceso se define como “un conjunto de recursos y actividades interrelacionadas, que transforman elementos de entrada (insumos) en elementos de salida (resultados, reportes, productos o servicios) con valor agregado al cliente interno o externo”. En ese contexto se habla del trabajo que agrega valor y el que agrega demora o costos; estos últimos llamados desperdicio.

Por lo anterior, el trabajo se refiere al “esfuerzo, actividad física o mental que se dirige hacia la producción o logro de un resultado beneficioso para un cliente” En el contexto de procesos, el trabajo lo conforman las actividades que logran desplazar un proceso hacia adelante y le agregan valor de forma directa.

En cambio, el desperdicio representa actividades, esfuerzo, tiempo, movimientos y otros que representan demora, costo o desperdicio; por el hecho de no hacer avanzar o agregar valor a un proceso. El valor agregado en un producto, servicio o proceso es aquel atributo o característica que para un cliente interno o externo tiene significado, importancia, utilidad y que está dispuesto a pagar por él. Por lo tanto, todas las actividades señaladas como desperdicio en el siguiente recuadro, deberían desaparecer (idealmente) de un proceso. Lo dicho anteriormente no es nada fácil y es el gran reto de empresarios y gerentes. A continuación se presentan las siguientes tablas que ejemplifican lo dicho.

A manera de ejemplo clasifiquemos las siguientes actividades, en trabajo o desperdicio según corresponda.

Entonces, la eficiencia obliga a identificar lo que es trabajo y desperdicio, a fin de disminuir o eliminar el segundo, ya que tiene implícito costos. Veamos el ejemplo anterior, con tiempos estimados y calculemos la eficiencia de trabajo en la reparación del equipo.

En el ejemplo hay 5 actividades que son desperdicio y consumen 50 minutos.

Según Jerry L. Harbour, en su libro titulado “Manual de Trabajo de Reingeniería de Procesos” la eficiencia de trabajo se calcula de la siguiente manera

EFICIENCIA = [Trabajo] / [Trabajo (+) Desperdicio] X 100%

EFICIENCIA = [180] / [(180) + (50)] x 100% = 78%

Significa que el proceso para reparar un equipo de computación, se encuentra a un 78% de eficiencia. Hay un 22% de desperdicio en el recurso tiempo. Si logramos eliminar del denominador los 50 minutos del desperdicio, la fórmula quedaría E = 180 / 180 X 100% = 100% de eficiencia y 0% de desperdicio. Algo muy difícil en la práctica empresarial.

La reingeniería de procesos busca reducir al mínimo la cantidad de desperdicio en cualquier tipo de insumo requerido en un proceso. Por lo anterior, la gerencia tiene un reto y debe tomar una decisión eficaz al respecto.

El concepto de eficiencia es un término muy utilizado en el lenguaje administrativo, y tiene implícito un significado similar con el concepto de productividad presentado por la Organización Internacional del Trabajo (OIT), que estudiaremos más adelante. Sin embargo, este último tiene un enfoque

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