Principios De La Gestion Por Procesos

Principios de la Gestión por Procesos:

Un proceso es un conjunto de actividades que se desarrollan en una secuencia determinada permitiendo obtener unos productos o salidas a partir de unas entradas o materias primas.

Los procesos pueden ser industriales (en los que entran y salen materiales) o de gestión (en los que entra y sale información).

• Los procesos existen en cualquier organización aunque nunca se hayan identificado ni definido: los procesos constituyen lo que hacemos y cómo lo hacemos.

• En una organización, prácticamente cualquier actividad o tarea puede ser encuadrada en algún proceso.

• No existen procesos sin un producto o servicio.

• No existe cliente sin un producto y/o servicio.

• No existe producto y/o servicio sin un proceso.

La Gestión por Procesos conlleva:

• Una estructura coherente de procesos que representa el funcionamiento de la organización

• Un sistema de indicadores que permita evaluar la eficacia y eficiencia de los procesos tanto desde el punto de vista interno (indicadores de rendimiento) como externo (indicadores de percepción).

• Una designación de responsables de proceso, que deben supervisar y mejorar el cumplimiento de todos los requisitos y objetivos del proceso asignado (costes, calidad, productividad, medioambiente, seguridad y salud laboral, moral)

Cuando se define y analiza un proceso, es necesario investigar todas las oportunidades de simplificación y mejora del mismo. Para ello, es conveniente tener presentes los siguientes criterios:

o Se deben eliminar todas las actividades superfluas, que no añaden valor.

o Los detalles de los procesos son importantes porque determinan el consumo de recursos, el cumplimiento de especificaciones, en definitiva: la eficiencia de los procesos. La calidad y productividad requieren atención en los detalles.

o No se puede mejorar un proceso sin datos. En consecuencia: son necesarios indicadores que permitan revisar la eficacia y eficiencia de los procesos (al menos para los procesos clave y estratégicos).

o Las causas de los problemas son atribuibles siempre a los procesos, nunca a las personas.

o En la dinámica de mejora de procesos, se pueden distinguir dos fases bien diferenciadas: la estabilización y la mejora del proceso. La estabilización tiene por objeto normalizar el proceso de forma que se llegue a un estado de control, en el que la variabilidad es conocida y puede ser controlada. La mejora, tiene por objeto reducir los márgenes de variabilidad del proceso y/o mejorar sus niveles de eficacia y eficiencia.

El análisis y definición de los procesos permite:

o Establecer un esquema de evaluación de la organización en su conjunto (definiendo indicadores de los procesos).

o Comprender las relaciones causa-efecto de los problemas de una organización y por lo tanto atajar los problemas desde su raíz.

o Definir las responsabilidades de un modo sencillo y directo (asignando responsables por proceso y por actividad).

o Fomentar la comunicación interna y la participación en la gestión.

o Evitar la “Departamentalización” de la empresa.

o Facilitar la Mejora Continua (Gestión del Cambio).

o Simplificar la documentación de los sistemas de gestión (puesto que por convenio un proceso podemos describirlo en un único procedimiento)

o Evitar despilfarros de todo tipo:

 De excesos de capacidad de proceso

 De transporte y movimientos

 De tiempos muertos

 De stocks innecesarios

 De espacio

 De actividades que no aportan valor

 De fallos de calidad

 De conocimiento

o Facilitar la Integración de los diferentes sistemas de gestión

Los procesos de una organización pueden verse

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