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Carta: es la base por lo menos el noventa por ciento de todas las transacciones comerciales. Es obvio, entonces, que la habilidad para escribir una buena carta sea requisito indispensable y valioso para el estudiante. Existe una gran variedad de tipos de cartas: carta de Solicitud de Referencia, Carta de Respuesta a una Solicitud de Referencia, Carta de Solicitud de Empleo, Carta de Solicitud de Pedido, Carta de Remisión o Envío, Carta de Solicitud de Crédito, Cartas de Cobranza. La redacción de una carta va a estar en dependencia del objetivo con el que se vaya a elaborar una carta.

Estructuras de las Cartas:

1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.

2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como el día mes y año.

3. Destinatario: Son los datos de identificación de la persona al cual va a ser enviada la carta.

4. Asunto: Es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser más extenso de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.

5. Saludo: Es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta.

6. Texto: Es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.

7. Despedida: Son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.

8. Antefirma: Es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representación de otra.

9. Firma: Es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.

10. Iniciales: Es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.

11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.

Memorándums: es un mensaje entre dos personas de una misma firma, escrito en papel que lleva impreso ciertas palabras (guías) para referencia: A, De, Asunto o Referencia y Fecha), se utiliza para hacer llamados de atención, es obligatorio y se usa a nivel interno de las organizaciones. El memorando también se puede definir como una comunicación que se usa en diplomacia. Es menos solemne que la memoria y la nota, generalmente sin firma, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave.

Características de un memorando:

. Se redacta en tercera persona.

. Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).

. Utiliza la construcción positiva.

. No usa rodeos de palabras.

. Las oraciones son directas y claras y cortas

. Los modelos son de diferente tamaño y forma.

. No llevan saludo ni despedida.

. Es un medio de comunicación que da a conocer asuntos breves o extensos según el modelo.

Circulares: Es un tipo de comunicación breve, cuyo contenido va dirigido a varias personas, mando o niveles de una organización, empresa o a las empresas mismas, con el fin de transmitirles una información sobre asuntos muy variados.

Tipos de Circulares: De acuerdo con el uso generalizado, existen dos tipos fundamentales de circulares:

a) Orden que una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerárquica. (Modelo A).

b) Cada uno de los avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para informarles sobre un asunto de interés común. (Modelo B).

A veces, se envía una circular de gran extensión, como la de una carta. En ese caso se denomina carta-circular.

Características Esenciales: La circular reúne las siguientes características esenciales:

.Dimensiones del papel generalmente más pequeños que los de la carta corriente.

.Contenido referido a asuntos de poca importancia como instrucciones, presentaciones, avisos, anuncios, etc.

.Redacción por lo común en forma impersonal (se les comunica…, se informa a todos los trabajadores).

.Remitente: el nombre de la dependencia, organización o empresa correspondiente (la dirección…, el Departamento del Personal.

Minuta: En el mundo actual en que vivimos es imprescindible la comunicación, verbal, o escrita, gestual, grafica, y simbólica, ésta es importante para los individuos, ya que es una forma de insertarse en el ámbito donde se encuentran y se considera un instrumento fundamental para mostrar el reflejo de lo que es cada uno.

modelos incorporados en los paquetes de informática Word for Windows office 97: Es una suite de oficina que abarca e interrelaciona aplicaciones de escritorio, servidores y servicios para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac OS X. Microsoft Office fue lanzado por Microsoft en 1989 para Apple Macintosh, más tarde seguido por una versión para Windows, en 1990. La primera versión de Office contenía Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. Además, una versión "Pro" (profesional) de Office incluía Microsoft Access y Schedule Plus. Con el tiempo, las aplicaciones de Office han crecido sustancialmente y de forma más estrecha con características compartidas, como un corrector ortográfico común, la integración de datos OLE y el lenguaje de secuencias de comandos de Microsoft, Visual Basic para aplicaciones. Microsoft también posiciona Office como una plataforma de desarrollo para software de línea de negocios, bajo la marca de Office Business Applications (aplicaciones empresariales de Office u OBA por sus siglas en inglés).

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