Técnicas Para Diseño De Documentos

2.1 DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS

2.1.1 Conceptos básicos

Los documentos representan un medio de comunicación muy importante en los ámbitos académicos, laborales, empresariales, entre otros.

Los textos que poseen una buena presentación cumplen con la finalidad para la cual fueron escritos, transmiten el profesionalismo del autor e influyen positivamente en la toma de decisiones.

Un documento es cualquier tipo de material escrito en papel o en un archivo.

Los factores que determinan la calidad de los documentos son:

 Claridad: Es una cualidad decisiva para la comprensión de lo que se desea expresa

 Presentación: Considera el aspecto externo de los documentos, por le que debe ser ordenada y agradable a la vista.

La comunicación escrita constituye un registro permanente.

Para estructurar un escrito claro y concreto se deben considerar tres aspectos: qué se desea escribir, cómo hacerlo y la definición del objetivo. En el segundo aspecto se puede incluir “a quién va dirigido”.

Conocer y aplicar una mitología para la elaboración de documentos garantiza su eficacia y denota un alto nivel competitivo del autor.

Un escrito debe atraer la atención del lector, tiene que ser significativo y activador.

Una metodología para escribir:

1. Iniciar con un borrador con las ideas principales.

2. Redactar el complemento del texto.

3. Concluir puliendo el manuscrito.

La edición de textos y publicaciones se ve favorecida con el desarrollo de la tecnología computacional.

Si contamos con el apoyo de tecnología como procesadores de palabras, impresoras, escáners y cámaras digitales, sólo nos queda ser creativos y originales, lograr efectividad y productividad vinculando los siguientes puntos:

 Conocer y aplicar los conceptos básicos de redacción.

 Comprender las funciones avanzadas disponibles en los procesadores de palabras y desarrollar habilidades en su uso.

2.1.2 Estructura

El término estructura significa las partes que integran un todo, define la organización de los elementos que lo componen: títulos, subtítulos, párrafos, tablas, gráficos e imágenes entre otros.

Como primera etapa en la preparación de materiales escritos, definen que las ideas y los datos relacionados con respecto a la pregunta de lo que se desea escribir, de ordenar en forma lógica y marcar la separación en unidades y secciones.

La estructura de los documentos influye en su legibilidad.

Los elementos básicos con que expresamos nuestras ideas son palabras, frases y oraciones. Una o varias oraciones pueden constituir un párrafo.

Sugerencias referentes a la estructura:

 Constituir las frases con palabras cortas.

 Recurrir a frases cortas.

 Combinar palabras cortas con frases firmes o tajantes para enfatizar o transmitir un tono más concluyente.

 Mezclar las frases cortas y sencillas con otras largas y compuestas.

 Utilizar párrafos limitados a un solo pensamiento o idea para marcar diferentes conceptos.

 Formar los párrafos con tres a seis oraciones en promedio.

 Variar la longitud de los párrafos.

 Enfatizar conceptos importantes en párrafos de una sola frase.

2.1.3 Formato

El término formato se refiere al diseño de la apariencia general de los documentos. Con la edición electrónica de documentos es posible aplicar gran diversidad de formatos a caracteres, palabras, párrafos, tablas, gráficos y páginas.

Para hablar de este proceso tomaremos como base el procesador de texto Microsoft Word.

En la configuración de página, se establecen los márgenes, en la cejilla TAMAÑO DE PAPEL, se escoge el tamaño y orientación del mismo. En la cejilla DISEÑO DE PÁGINA se especifica la sección donde debe empezar, si los encabezados o pie de página se deberán mostrar.

Las posibilidades de formato de párrafo incluyen las sangrías y el espacio arriba, entre líneas

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