Aplicación de la tecnología de información en las finanzas

Aplicación de la tecnología de información en las finanzas

1.

2. Situación actual entre las finanzas y la Tecnología de Información en EU y Latinoamérica

3. Aplicaciones y Ejemplos de Tecnología en las Finanzas

4. Conclusiones

5. Referencias

<> En este artículo de publicación se da una introducción sobre la necesidad y el impacto de la tecnología de información en el campo de las finanzas. Posteriormente, se describe la situación y relación actual entre las finanzas y la tecnología de información tanto en Estados Unidos, como en distintos países latinoamericanos. Se analiza el impacto que ha tenido la nueva regulación Sarbanes-Oxley en el uso de tecnología de información en el área de finanzas. En la tercera sección de este artículo se describen ejemplos recientes y aplicaciones concretas de empresas a nivel mundial que han utilizado con éxito los sistemas tecnológicos financieros para desempeñar sus funciones diarias y para lograr ventajas competitivas mediante el uso de estos sistemas. La tecnología de información también es utilizada por organismos públicos como las Bolsas Internacionales de Valores. Los aspectos del área de finanzas en las cual se enfoca este artículo son: presupuestos y planeación, análisis financiero, cierres financieros de mes, tesorería, administración de inventario, créditos y cobranzas y cuentas por pagar. Al final de este artículo se presenta una conclusión de los beneficios y del valor agregado de utilizar la tecnología de información en el área de finanzas.

Palabras Clave: Tecnología de Información, Finanzas, Servicios Financieros en línea, Rol actual del CFO, Información financiera oportuna, automatización de transacciones financieras y bancarias.

1. La competitividad tan fuerte que se vive en la actualidad, en conjunto con la globalización y el enfoque en el aspecto ético, ha provocado la tendencia de cambio en las empresas en sus sistemas de información para la toma de decisiones. Los sistemas de información han sido afectados continuamente por los desarrollos tecnológicos y con el uso de computadoras, se puede contar con información útil, confiable y relevante en tiempos reales. Las empresas que cuentan con una adecuada tecnología de información poseen una estrategia competitiva que les puede garantizar éxito en su sector o industria.

Durante los últimos años, los distintos departamentos de las organizaciones utilizan los sistemas de información en su área de trabajo. Por ejemplo, el departamento de finanzas de distintas organizaciones ha usado la tecnología y sistemas de información para llevar a cabo las actividades principales del departamento como presupuestos y planeación, créditos y cobranzas, control administrativo, salvaguarda de activos, reducción de costos, procesos especiales, etc.

El propósito de este artículo es informar y comprender la importancia de la aplicación de la tecnología de información en las finanzas, explicando el valor agregado y las ventajas que generan los sistemas de información en la toma de decisiones financieras.

C.P.Daniel Guzmán Quiroga: Estudiante de Maestría en Administración de Tiempo Completo en la EGADE-Tec de Monterrey (Generación Diciembre de 2004), dannyguzman45[arroba]hotmail.com

2. Introducción

La necesidad de contar con información oportuna y veraz ha sido mayor que en tiempos pasados. A partir de los escándalos financieros de Enron y WorldCom, se han aplicado regulaciones que requieren una mayor consistencia y transparencia de información financiera. De acuerdo a Olga Kharif (2003) menciona que la regulación Sarbanes-Oxley, la cual entrará en efecto en el verano de 2004 en Estados Unidos, hará personalmente responsables a los CEO´s y a los CFO´s de las empresas americanas de la exactitud de los estados financieros [1]. Estos ejecutivos podrán tener hasta 20 años de cárcel en caso de presentar estados financieros que no se apeguen a la realidad.

A partir de esta nueva y estricta regulación, los CEO´s y CFO´s de las empresas americanas se están apoyando ampliamente en el uso de la tecnología para cumplir con los requisitos de esta regulación. Como nadie quiere ser encarcelado, los CFO´s tienen que contar con buenas herramientas tecnológicas. Los CFO´s de las compañías se están familiarizando cada vez más con los avances de softwares tecnológicos en el área de finanzas. Con esta nueva tendencia, los CFO´s en ocasiones son los que dan la última palabra (en lugar de los CIO´s) en los presupuestos y asignación de inversión en tecnología en las empresas.

Por su parte, Holly Winzler (2003) afirma que la cercanía de Latinoamérica con Estados Unidos y el enfoque ético financiero que se vive globalmente, ha provocado que también se aumente la tasa de adopción de sistemas tecnológicos financieros en Latinoamérica en los últimos años [2]. Por ejemplo, la Tabla No.1 nos muestra que hay un potencial de $25 billones de dólares en ventas totales de tecnología de información en el ámbito financiero para este año de 2003.

Tabla No. 1 Mercado potencial en implementación de sistemas tecnológicos financieros

País Mercado (en millones de USD)

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Brasil 13,500

México 6,391

Argentina 3,275

Colombia 1,126

Chile 189

Venezuela 648

Perú 234

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Total $25,363

Fuente: Departamento de Comercio de Estados Unidos

Con la creciente tendencia tanto en Estados Unidos y Latinoamérica en sistemas de información aplicados a las finanzas, los CFO´s tienen qué evaluar cuál es el sistema que más les conviene. Connie Winkler (1997) expresa que los CFO´s tienen que evaluar la compra y la implementación de estos sistemas para que se pueda contar con información efectiva a un bajo costo, en el tiempo apropiado, y en un ambiente de interacción amigable [3]. Estos sistemas deben de funcionar en un ambiente globalizador que permita la conversión del tipo de cambio según la moneda del país a la que se está haciendo referencia. En la actualidad, los CEO’s esperan que los CFO’s comprendan ampliamente las nuevas herramientas tecnológicas y que se mantengan actualizados ante los cambios constantes en los sistemas de información financieros.

Es conveniente mencionar que los planes de tecnología de información siempre deben estar alineados con la estrategia de negocio de la empresa. Por ejemplo, uno de los objetivos estratégicos de la Dirección General de Informática de la Secretaría de Finanzas del Gobierno del Distrito Federal es "diseñar, desarrollar e implantar en el mediano plazo el Sistema Orientado a Recaudación Transparente y a la Administración Financiera en Línea (SORTAF), instrumentando para ello técnicas y métodos idóneos de gestión de la información que permitan asegurar su calidad y su disponibilidad oportuna" (2003) [4].

3. Situación actual entre las finanzas y la Tecnología de Información en EU y Latinoamérica

Las compañías en la actualidad necesitan administrar los riesgos, asegurar que los controles estén trabajando apropiadamente y monitorear la integridad de las transacciones. Este monitoreo necesita ser constante y la única forma de lograrlo es por medio de tecnología.

Como las auditorías para la detección de fraudes de estados financieros, están a la orden del día, las empresas gastan grandes cantidades en soluciones tecnológicas. Amey Stone (2003) menciona que los softwares de detección de fraudes financieros utilizados por los auditores para revisar los estados financieros, están mejor que nunca [5]. Antes, los auditores solo tomaban una muestra de datos para revisar que las transacciones financieras eran correctas. Ahora, con el uso de estos softwares financieros de detección de fraude, pueden fácilmente revisar las transacciones utilizando una muestra del 100%.

En la actualidad, existen un gran número de softwares enfocados hacia el área de finanzas. Verónica Sánchez (2001) comenta que antes de implementar un sistema de finanzas, hay que decidir qué sistema conviene más, determinar si solamente se quiere para finanzas u otras funciones, pensar en las necesidades futuras del negocio, que el proveedor dé soporte técnico y por último que se cuente con buenos esquemas de seguridad [6]. Un ejemplo de un software financiero accesible para las pequeñas y medianas empresas es el CONTPAQ, el cual ayuda a llevar un control de presupuestos, flujo de efectivo, reportes para manejo fiscal, estadísticas y análisis financiero; puede controlar múltiples empresas con el mismo sistema y se puede manejar en idiomas tanto en inglés como en español. También se han creado softwares analíticos de alerta que monitorean información como pagos a clientes, ventas e inventario y alertan al CFO si una cuenta grande ya está vencida.

En el departamento de tesorería, los contralores de las grandes empresas enfrentan una complejidad en sus funciones para hacer su trabajo en un ambiente global y tiempo real. Los tesoreros necesitan ideas frescas para manejar sus fondos,

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