CONTABILIDAD

INTRODUCCIÓN

En la actualidad es imposible concebir el manejo de ninguna esfera económica sin el uso y aplicación de los criterios derivados de la contabilidad, de la manera siguiente:

Sirve de instrumento de control y dirección de la actividad financiera.

Sirve de instrumento de programación y planificación de las actividades económicas en el proceso de desarrollo de las empresas y de la economía mundial. Permite un mejor desarrollo de los entes económicos individuales haciendo uso de los efectos positivos que brinda las leyes económicas.

Contribuye al servicio social que resta la empresa y por ende actúa como instrumento de justicia social. La contabilidad ha tomado en la actualidad una nueva faceta, la tarea informativa ya no es el único objetivo que la enmarca, la nueva realidad económica ha hecho que la profesión contable tome una gran importancia dentro del marco empresarial actual.

En el estudio de la contabilidad han surgido nuevas expectativas y nuevos cuestionamientos sobre la orientación que se le pueda estar dando a esta profesión a causa de los rápidos cambios económicos, tecnológicos y sociales de la actualidad.

Estas modificaciones han dado paso a nuevas formas de ver y analizar el papel de los contadores dentro de las empresas; ya no solo como el técnico de un proceso de recolección y generador de información, sino como un pensador que aporta con investigación y conocimiento, ideas que ayudarán a mejorar el funcionamiento de las organizaciones y por ende el fundamentar una nueva técnica contable que se adapte al nuevo orden mundial.

Describir la necesidad de dividir los Libros Diarios.

El diario general es uno de los registros de entrada original. Es la puerta de entrada al sistema contable y sirve para registrar las transacciones desdoblados en partida doble, es decir separando las cuentas y valores del débito y las cuentas y valores del crédito; el total del débito necesariamente será igual al total del crédito, para mantener el principio de la partida doble. De esta manera, nos aseguramos que en todos los resultados contables existirá la igualdad entré el débito y el crédito.

En las empresas donde determinadas clases de operaciones mercantiles se repiten con demasiada frecuencia; se abren libros auxiliares, los cuales hagan las veces de diario, para registrar exclusivamente el tipo de transacción que tantas veces repite. Esto se hace con el fin de descongestionar y reducir el volumen de trabajo en el diario principal.

Existe la necesidad de dividir los libros principales de contabilidad; ya que:

• Al registrar las operaciones en un solo libro no podemos conocer rápidamente los movimientos deudores y acreedores de cada cuenta.

• Al efectuar el pase mensual por concentración al diario general y al mayor, ahorramos tiempo, pues evitamos hacer el pase al libro mayor operación por operación.

• Permite una mayor división del trabajo al establecer diarios específicos.

• Permite la agilización del registro de las operaciones y su consiguiente procedimiento.

• Facilita la preparación de información financiera por cuenta, lo cual facilita el control.

Define e importancia de los Diarios Auxiliares.

Los libros auxiliares son los libros donde se registran en forma analítica y detallada los valores y la información registrada en libros principales. Existe la obligación de llevarlos ya que estos deben servir de soporte para conocerlas transacciones individuales. Su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico, de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad.

La importancia es ampliar la recogida de información en los libros principales. Su estructura es muy variada y con frecuencia suelen ser archivos fotocopiados y además pueden recogerse en cualquier soporte informático. Es una obligación por parte de los entes económicos cuya actividad sea el comercio llevar registros auxiliares de inventarios de mercancías, con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta.

Dicho libro debe contener la información por unidades o grupos homogéneos, reuniendo por lo menos los siguientes datos: identificación por clase y denominación delos artículos, fecha de la operación que se registre, número de comprobante que respalda la operación asentada, número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con unidades registradas en las tarjetas de control.

También en ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son: registro de las operaciones cronológicamente; detalles de las actividades realizadas; registro del valor del movimiento de cada subcuenta. Los libros auxiliares permiten dividir el trabajo contable en función a las necesidades de registro y control. Estos libros, entre otros son: Libro de almacén Libro de compra-venta Libro de bancos Libro de caja chica Libro de gastos generales Libros copiadores de cartas Libro de cuentas corrientes.

Entre los libros auxiliares tenemos:

Auxiliar de Ventas a Crédito: en él se registran todas las ventas de mercancías a crédito que realice la empresa diariamente. Su formato o rayado es el siguiente:

FECHA EXPLICACIÓN REF IMPORTE HABER (Bs)

Mes día Cliente / N° Factura /Condiciones / vencimiento

Auxiliar de Compras a Crédito: en él se registran todas las compras de mercancías a crédito que realice la empresa diariamente. Su formato o rayado es el siguiente:

FECHA

EXPLICACIÓN

REF

IMPORTE DEBE (Bs)

Mes

día Proveedor / N° Factura /Condiciones / vencimiento

Auxiliar de Ingresos (Entradas de Caja o Banco): registra las transacciones que involucran el ingreso de efectivo a la empresa, especialmente el originado por cobranzas, ventas de contado, etc. Tiene como objetivo el registro diario de ingresos de efectivo, cheques, comprobantes de tarjetas de crédito y/o débito, etc. El rayado de este libro depende, como es obvio, del volumen de este tipo de transacciones y de las cuentas que con más frecuencia intervengan.

FECHA EXPLICACIÓN REF CAJA

BANCO EFECTOS POR COBRAR CUENTAS POR COBRAR VENTAS CUENTAS VARIAS

DEBE

DEBE HABER HABER HABER DEBE HABER

Auxiliar de Egresos (Salidas de Caja o Banco): registra diariamente los egresos de efectivo de la empresa, como consecuencia de las compras al contado, pago a proveedores, cancelación de gastos, depósitos efectuados a las cuentas bancarias de la empresa, etc.

FECHA EXPLICACIÓN REF CAJA

BANCO EFECTOS POR PAGAR CUENTAS POR PAGAR COMPRAS CUENTAS VARIAS

HABER

HABER DEBE DEBE DEBE DEBE HABER

MAYORES AUXILIARES: Los mayores auxiliares más utilizados son:

Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar: la utilidad que nos proporciona este mayor auxiliar es la de permitirnos conocer en cualquier momento, cuánto nos debe cualquiera de los clientes de la empresa, como consecuencia de una venta de mercancías a crédito.

Pases del diario auxiliar de ventas a crédito al mayor auxiliar de cuentas por cobrar: una vez que se registran las ventas a crédito en el diario auxiliar, se deben ir haciendo los pases al mayor auxiliar de cuentas por cobrar.

La técnica para hacer tales pases es la misma que se utiliza para el mayor general. Se va trasladando cada partida registrada en el diario, a la cuenta del mayor auxiliar que corresponda al cliente involucrado en la transacción. A medida que se van haciendo los pases, se van cruzando referencias entre los dos libros auxiliares (columna de referencias). Para ello, en el diario auxiliar se escribe el número del folio del mayor auxiliar donde se encuentra la cuenta del respectivo cliente, mientras que en el mayor auxiliar, se escribe el número de folio o asiento del diario auxiliar donde está el asiento que se está pasando.

Cabe destacar, que las consideraciones explicadas para el mayor auxiliar de cuentas por cobrar, son aplicables al mayor auxiliar de efectos por cobrar.

NOMBRE DEL CLIENTE

FECHA DESCRIPCIÓN REF DEBE HABER SALDO

Mayor Auxiliar de Cuentas por Pagar: este mayor es utilizado para controlar en detalle el movimiento de las deudas que la empresa haya contraído con cada uno de los proveedores de mercancías.

Pases del diario auxiliar de compras a crédito al mayor auxiliar de cuentas por pagar: una vez que se registran las compras a crédito en el diario auxiliar, se deben ir haciendo los pases al mayor auxiliar de cuentas por pagar. La técnica para hacer tales pases es la misma que se utiliza para el mayor auxiliar de cuentas por cobrar. Si la empresa decide crear un mayor auxiliar de efectos por pagar, puede hacerlo,

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