Juan Pérez

Unidad I: El sistema empresa y sus subsistemas.

1.1 Concepto y tipos de sistemas

El término sistema designa un conjunto de elementos en interrelación dinámica organizada en función de un objetivo, con vistas a lograr los resultados del trabajo de una organización

Existen tres criterios comúnmente utilizados en la evaluación del desempeño de un sistema, los cuales están muy relacionados con la calidad y laproductividad: eficiencia, efectividad y eficacia. Sin embargo, a veces, se les mal interpreta, mal utilizan o se consideran sinónimos; debido a ello, se cree conveniente puntualizar estas definiciones.

La eficiencia: Se le utiliza para dar cuenta del uso de los recursos o cumplimiento de actividades con dos acepciones: la primera, como relación entre la cantidad de recursos utilizados y la cantidad de recursos que se había estimado o programado utilizar; la segunda, como grado en el que se aprovechan los recursos utilizados transformándolos en productos.

La efectividad: es la relación entre los resultados logrados y los resultados que nos habíamos propuestos, y da cuenta del grado de cumplimiento de losobjetivos que hemos planificado: cantidades a producir, clientes a tener, órdenes de compras a colocar, etc. Cuando se considera la efectividad como único criterio se cae en los estilos efectivistas, aquellos donde lo importante es el resultado, no importa a qué costo.

La eficacia: valora el impacto de lo que hacemos, del producto o servicio que prestamos. No basta con producir con 100% de efectividad el servicio o producto que nos fijamos, tanto en cantidad y calidad, sino que es necesario que el mismo sea el adecuado, aquel que logrará realmente satisfacer alcliente o impactar en nuestro mercado. El comportamiento de estos tres criterios en conjunto nos da de forma global la medida de competitividad de laempresa.

Competitividad:

Se basa en la creciente y sistemática innovación e incorporación orgánica de conocimientos en las organizaciones para responder eficazmente al entorno interno y externo.

Competitividad es el término sin el cual no puede entenderse el mundo manufacturero de hoy. La Competitividad es la habilidad de una empresa para posesionarse en una parte del mercado, sostenerse a lo largo del tiempo y crecer. Se mide en función de la participación en el mercado.

Los criterios actuales de evaluación de la competitividad por el cliente son los siguientes:

Calidad (C): Satisfacer los requerimientos del cliente en forma consistente.

Oportunidad (O): Entregar a tiempo en Cantidad y Calidad.

Precio (P): Medida universal.

Servicio Posventa (S): Necesidad de garantías, atención después de la venta por reclamos.

Tecnología (T): Seguridad de permanencia, respaldo y tiempo de respuesta.

Ecología (E): Conservación y cuidado de la naturaleza.

Con estas bases se puede decir que:

Competitividad = f (C, O, P, S, T, E)

Para conocer el funcionamiento de la entidad se hace imprescindible la medición de los factores implicados y la comparación con las metas propuestas de antemano y estas son a grandes rasgos algunas funciones del control.

El sistema administrativo de una organización comprende sus prácticas de planeación, organización, dirección y control; es el patrón global formado por las diversas practicas gerenciales. Cada una de ellas se relaciona con el sistema administrativo general en forma muy parecida a como los instrumentos de una orquesta contribuyen a crear la melodía total.

El sistema administrativo está relacionado fundamentalmente con la toma de decisiones para planear y controlar el esfuerzo de la organización. Los administradores realizan un trabajo mental en el marco de fuerzas internas y externas que afectan su comportamiento.

El manejo de sistemas de información es tan importante para los planes de la empresa, que en ocasiones, se contratan gerentes con la única responsabilidad de administrar estos sistemas. Comprar la tecnología adecuada es la parte fácil, el reto es adecuar la tecnología a las necesidades de la organización. Alcanzar un alto grado de adecuación es una aspecto principal para la bienaventuranza de la compañía. Cualquier decisión para invertir en algo de la empresa significa más que un compromiso de tiempo, esfuerzo y recursos financieros. La decisión también define el futuro de la empresa dado que al concentrar los esfuerzos en una aplicación se limita la atención que pueda darse a otros proyectos.

Dentro de la empresa existen diversos tipos de sistemas administrativos, a saber:

- Operacionales: Captan, procesan y reportan información de carácter repetitivo, con pasos lógicos por ejemplo en primera instancia se debe cortar la piel para la fabricación de calzado y posteriormente se la puede unir o pespuntar.

- Directivos: La información no sigue un procedimiento establecido de procesamiento o selección. Por ejemplo, optar por diferentes alternativas de información para llegar a la mejor toma de decisiones.

- De control: Mecanismos utilizados para que un sistema funcione de acuerdo a los objetivos deseados. Por ejemplo, el presupuesto maestro que los contadores emplean para establecer periódicamente comparaciones entre la erogación real y la presupuestada.

El control es un proceso por medio del cual se modifica algún aspecto de un sistema para que se alcance el desempeño deseado en el mismo. La finalidad del proceso de control es hacer que el sistema se encamine completamente hacia sus objetivos. El control no es un fin en sí mismo, es un medio para alcanzar el fin, o sea mejorar la operación del sistema.

Control es una función de administración que se elabora para asegurar que los hechos concuerden con los planes. Para que sea eficaz, se debe enfocar al presente, se debe centrar en la corrección y no en el error, debe, asimismo, ser específico, de tal forma que se concentre en los factores claves que afecten los resultados. Es universal y abarca todas las fases de la empresa

- Informativos: Manejan datos y elaboran reportes que permiten tomar una decisión de acuerdo con los objetivos establecidos, ejemplos, las actividades que desarrolla el departamento de sistemas como el control del sistema “red computacional” de una empresa.

1.2. Elementos de los Sistemas

En todo sistema encontramos como mínimo cuatro elementos para su existencia y relación entre ellos:

1): Insumos: Son los que abastecen al sistema de lo necesario para cumplir su misión.

2) procesos: Que son las transformaciones de los insumos de acuerdo con los métodos de la tecnología del sistema.

3) Productos: Es el resultado del proceso

4) Retroalimentación: Respuesta de los sistemas que recibieron como insumo el producto de otro sistema.

Los sistemas se componen de subsistemas, como el cuerpo humano que es sistema que requiere de subsistemas como nervios, muscular, óseo o circulatorio. Una empresa es un sistema conformado por finanzas, producción, recursos humanos, ventas, etc.; que requieren de un conjunto de procedimientos específicos de transformación que comprende etapas definidas de cómo de hace; en el caso de una empresa se le llaman normas, políticas o procedimientos.

• Los insumos son los que alimentan a un sistema; (materia prima, dinero, recursos humanos, ect) Y se añade la unidad de entrada que es por donde inicia el proceso pre producción.

• La unidad de procesos una vez que recibe los insumos, son organizados y transformados de acuerdo a su finalidad.

La unidad de procesos requiere de subsistemas que son:

Unidad de Dirección (UD) o subsistema gerencial.

Su función es la toma de decisiones para conducirlo conforme a lo programado.

Unidad de control (UC) y alarma:

Cuando el proceso no cumple con los requisitos, la unidad de control, cuya finalidad es mantener el proyecto dentro de las indicaciones, se encarga de señalar, a través de la unidad de alarma, las desviaciones, mediante mecanismos específicos con el fin de corregir la marcha de proceso.

Unidad de memoria:

Su propósito es registrar lo acontecido. Solo los sistemas con memoria pueden aumentar su eficiencia a través del tiempo.

• Productos y unidad de salida:

Es el resultado en unidades del un proceso de transformación de los insumos.

Los productos no son necesariamente materiales finales tangibles, son también los servicios considerados como productos. En las empresas son bienes y servicios y se registran con remisiones y facturas.

• Unidad de retroalimentación:

O también llamada re información, su función es analizar.

1.3 Los subsistemas de la empresa

Un sistema puede estar compuesto por diversos subsistemas, es decir, por partes que forman una unidad pero cuyo funcionamiento sólo tiene sentido como parte de un sistema más amplio, es decir, una empresa está formada por subsistemas o áreas:

1- Subsistema de aprovisionamiento: debe encargarse de las siguientes cuestiones:

a) Previsión de las necesidades de materiales en el proceso productivo de la empresa.

b) Contacto con los proveedores: estudio de ofertas, elección de las más adecuadas y establecimiento de acuerdos sobre precio y cualidad.

c) Recepción de los materiales, inspección de la calidad y la cantidad

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