ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

. ENSAYO “PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL”

El Administrador Documental es la persona encargada de hacer todos los procesos necesarios para la conservación y preservación de los documentos de manera adecuada, a fin de proporcionar un servicio de calidad a la hora de consultar la información y de esa manera satisfacer las necesidades de los clientes tanto internos como externos.

Para empezar, el administrador documental debe comprender lo importante que es su papel en la empresa, porque un mal manejo de la información, significaría un desorden total y un retraso en las actividades laborales; también que administrar los documentos es una actividad permanente se necesita que siempre se esté trabajando en esta área pues al estar al día se obtienen muchos beneficios como reducir costos y tiempo, así como la garantía de una información fácil de buscar, especifica y adecuada. Esta persona debe esmerarse por evolucionar, ya no es a la que se le entrega cierta cantidad de papeles que se limitaba a guardar de manera física sin percatarse que estaba en sus manos y por mucho tiempo guardar esos papeles sin darle ninguna utilidad, no; hoy en día las empresas han concluido que una buena organización de su información es vital para su permanencia en el mercado, por eso va mucho más allá que solo recibir un papel y guardar.

El administrador documental debe ser una persona ágil, creativa, eficiente, con buena memoria, capacidad para concentrarse y tener un conocimiento completo de la misión y visión de la empresa, esto es muy importante porque le permitirá interesarse sinceramente en las necesidades de ella y se sentirá motivado a luchar desde su cargo a cooperar para satisfacerlas. También debe conocer los principios y técnicas que se aplican para la organización y control de los documentos, puesto que esto ha sido uno de los mayores problemas que se ha presentado en el manejo de archivo.

Debido a que el principal objetivo de la administración documental es proporcionar una información accesible y segura, para el administrador documental esto debe ser su prioridad, por eso se encarga de realizar el control de los documentos que se crean e ingresan, una vez obtenidos procede a clasificarlos por sus categorías de correspondencia, luego organizarlos, guardarlos física y sistemáticamente, preservarlos y eliminar los que ya no son validos.

Manipular de manera eficaz grandes volúmenes de información resulta todo un reto para el administrador documental; pues de ahí se pueden establecer políticas, definir normas y tomar buenas decisiones para el funcionamiento de la organización; además no se puede olvidar la presión que ejerce la competencia, ya que sin lugar a dudas todas las empresas buscan posicionarse mediante la fidelización de clientes, pero esto lo pueden lograr cuando aprenden a conocerlos bien, y la administración documental

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