El ensayo de que es un administrador documental

El ensayo de que es un administrador documental

Los administradores documentales tienen a su cargo la organización, conservación, uso y manejo de los documentos y son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos, también son los encargados ante el Estado por el fortalecimiento de su infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de la administración de documentos y archivos.

El administrador de la documentación tiene a su cargo la función probatoria, garantizar y perpetuar el historial de la documentación de la empresa.

Importancia de la Organización.

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

1. Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

La administración documental nace de la necesidad de preservar los documentos, a partir de normas establecidas según las necesidades de cada empresa y de esta manera tener las bases para desechar documentos que guardamos inoficiosa mente.

La persona encargada antes llamada el señor(a) del archivo, el cual se limitaba a guardar los documentos que llegaban a sus manos, sin darles mayor cuidado los archivaba y estos quedaban guardados por muchos años. Desde el año 2000 con la ley 594 generales de archivo nacional se capacito a los archivistas enfocados a establecer las necesidades de cada empresas, para darle mayor eficiencia los documentos, dando así una mayor fluidez y agilidad a la hora

de guardar y distribuir el espacio, por que también se determinan que documentos realmente ya no son validos. También nos enfocamos en la preservación del ambiente, trabajando con materiales reciclables para que no maltraten los documentos de larga duración. El administrador documental cuanta con la facultad de recibir, clasificar, organizar, preservar, sistematizar, guardar y eliminar los documentos, llevando sus respectivas actas de entrega y distribución de los documentos. El papel de administrador documental a mi parecer es un de los mas

Importantes de una empresa, ya que él tiene acceso a toda la información de la misma. En conclusión el administrador documental de una empresa tiene una responsabilidad muy grande ya que toda la información pasa por sus manos, el orden, la sistematización, preservación de los documentos, la clasificación son las funciones en su cargo

Documental.

Funciones de la Unidad de Administración documental.

1. Orientar a los usuarios sobre el encausamiento de sus funciones,

2. Numerar y registrar los documentos recibidos o emitidos.

3. Distribuir internamente los documentos recibidos o emitidos.

4. Registrar el movimiento de los documentos.

5. Suministrar información sobre la ubicación de los documentos.

6. Expedir a su destino externo los documentos cuando ello corresponda.

7. Archivar los documentos de los cuales se haya dispuesto su archivo.

8. Efectuar recomendaciones referente a criterios para la conservación y distribución de los documentos.

9. Depuración de archivos.

10. Transferencia de documentos.

11. Implantación de sistemas de microfilmación o computación para los archivos.

1. Orientar a los interesados sobre la forma de presentar sus

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