ASPECTOS NORMATIVOS DE LAS AUDITORÍAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

ASPECTOS NORMATIVOS DE LAS AUDITORÍAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

TEMA 1. INTRODUCCIÓN

Las auditorías son una herramienta íntimamente ligada a la gestión. De hecho, sus objetivos se cumplen para aquellas organizaciones que disponen y aplican sistemas de gestión de calidad, ambiental, seguridad y salud, información, etc. En otros casos se puede hablar de diagnóstico, revisión, control, valoraciones; pero el carácter específico de la auditoría está enlazado con la aplicación sistemática de los principios de los sistemas de gestión.

La auditoría va a permitir verificar, confirmar y evaluar las actividades sistemáticas emprendidas en la organización auditada en relación con el ámbito evaluado: calidad, medio ambiente,….

Conviene añadir, sin embargo, que las auditorías tienen connotaciones negativas,

PARTE 1. DEFINICIÓN Y TIPOS DE AUDITORÍA

I. DEFINICIÓN Y TIPOLOGÍA

La auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado, basado en los siguientes principios:

 Establecerse con base en un conjunto de políticas, procedimientos y requisitos cuyo cumplimiento se ha a evaluar durante la auditoría. (Criterio de auditoría)

 Permitir obtener información que pueda verificarse en relación con estas políticas, procedimientos y requisitos de forma que la evaluación pueda realizarse de forma objetiva. (Evidencia de auditoría)

 Ser realizado por personal independiente de las actividades que se evalúan de forma que esta objetividad no se vea comprometida. (Independencia)

 Establecerse siguiendo un sistema para su realización que asegure que la obtención de evidencia de auditoría es consistente y repetible en el tiempo. (Método)

 Estar documentada de forma que se mantenga constancia registrada de las investigaciones, evaluaciones, de los hallazgos de la auditoría y de las conclusiones de la auditoría. (Documentación)

 Iniciar las acciones de mejora oportunas ante aquellos aspectos que se hayan detectado inadecuados con respecto al criterio de auditoría. (Acción correctiva)

Clasificación de las auditorías en base al criterio de auditoría:

1. Auditorías financieras: El criterio de auditoría se establece sobre las actuaciones contables y financieras.

2. Auditorías ambientales: El criterio de auditoría se establece sobre las actuaciones relativas al medio ambiente

3. Auditorías de seguridad: El criterio de auditoría se establece sobre las actuaciones relativas a la seguridad laboral y la higiene.

4. Auditorías de la calidad: El criterio de auditoría se establece sobre las actuaciones relativas a la calidad.

Una de las definiciones formales del término auditoría de calidad es la de “Examen metódico e independiente que se realiza para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad, satisfacen las disposiciones previamente establecidas, y para comprobar que estas disposiciones se llevan realmente a cabo y que son adecuadas para alcanzar los objetivos previstos” (UNE-EN 30011-1:1993).

En la norma que fija las directrices para la realización de auditorías (UNE-EN-ISO 19011:2002) encontramos la siguiente definición: “proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría”.

Las auditorías comprenderán, de este modo, aquellos procesos en los que se evalúa la extensión en la que se cumplen las políticas, procedimientos y requisitos relacionados con los productos, los procesos o los sistemas de gestión y, por tanto, en las auditorías se puede realizar una clasificación en:

a) Auditorías de producto: Evaluación del producto aceptado y listo para envío contra los requisitos para el producto con el fin de evaluar la adecuación de los procesos de producción, prestación del servicio y seguimiento y medición.

b) Auditorías de proceso: Evaluación de un proceso implantado contra los procedimientos y requisitos para el proceso con el fin de evaluar la extensión en la que éste es capaz de producir el resultado planificado.

c) Auditorías del sistema de gestión: Evaluación del sistema de gestión contra la política, los procedimientos y los requisitos para evaluar su implantación y mantenimiento y la eficacia de dicho sistema.

Cuando las auditorías combinan la realización de una evaluación de varios sistemas de gestión se refieren como auditoría combinada.

II. LAS RESPONSABILIDADES Y CLASIFICACIÓN DE AUDITORÍA

2.1. Las responsabilidades

 El cliente de auditoría:

- Decide la necesidad de realizar la auditoría, define su objetivo e inicia el proceso.

- Determina el criterio de auditoría.

- Define el equipo auditor.

- Recibe el resultado de la auditoría.

- Determina las acciones a emprender, en su caso, como consecuencia de la auditoría e informa de ello al auditado.

 El auditor:

- Actuar de acuerdo a los sistemas y requisitos aplicables a la auditoría.

- Comunicar y clarificar los requisitos de la auditoría.

- Preparar y realizar con eficacia las responsabilidades particulares encomendadas.

- Consignar los hallazgos de la auditoría.

- Elevar un informe con las conclusiones de la auditoría.

- Verificar la eficacia de las acciones correctivas tomadas como consecuencia de la auditoría (si el cliente lo solicita).

- Conservar y salvaguardar los documentos pertenecientes a la auditoría para presentarlos cuando se requiera y asegurar su confidencialidad.

Cuando la auditoría se realiza por un equipo auditor, dentro de éste se designará un Auditor Jefe con la responsabilidad final de todas las fases de la auditoría y para:

- Participar en la selección de otros miembros de equipo auditor.

- Preparar el plan de auditorías.

- Representar del equipo auditor frente a la dirección del auditado.

- Presentar el informe de auditoría.

 El auditado:

- Informar al personal implicado sobre el objeto y finalidad de la auditoría.

- Designar a los mandos a su cargo que acompañarán al equipo auditor.

- Poner a disposición del equipo auditado todos los medios necesarios para asegurar el adecuado desarrollo de la auditoría.

- Facilitar el acceso a las instalaciones y lugares necesarios para la realización de la investigación y la evaluación.

- Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditoría.

- Determinar e iniciar las acciones correctivas derivadas de la auditoría.

2.2. Tipos de auditoría de la calidad

a) Según la relación entre el cliente y el auditado:

 Auditoría de “primera parte” o auditoría interna: Se considera auditoría de primera parte cuando el cliente de la auditoría y el auditado coinciden. De este modo, las auditorías de primera parte son realizadas por la propia organización, o en su nombre, con fines internos y pueden constituir la base para una autodeclaración de conformidad en relación con los criterios de auditoría (por ejemplo, normas aplicables de sistemas de gestión de la calidad).

 Auditoría de “segunda parte”: Se considera auditoría de segunda parte cuando el cliente de la auditoría y el auditado no coinciden pero mantienen son objeto de relación comercial, es decir, la auditoría de segunda parte es realiza por el cliente, o en su nombre.

La finalidad de estas auditorías se centra en realizar una evaluación del proveedor para cumplir los requisitos contractuales para el producto a comprar o verificar, dentro del marco contractual, que el sistema de gestión del proveedor es mantenido continuamente y es eficaz para proporcionar productos que cumplan los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables.

 Auditoría de “tercera parte”: Se considera auditoría de tercera parte cuando el cliente de la auditoría y el auditado no coinciden y son totalmente independientes, perteneciendo a organizaciones distintas.

La auditoría de tercera parte es el núcleo fundamental de los procesos de acreditación de los agentes intervinientes en la evaluación de la conformidad y de certificación de los sistemas de gestión.

Una auditoría por tercera parte puede evaluar el sistema de gestión de una organización, en el ámbito objeto de la auditoría.

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