AUDITORIA DE LOS PAGoS ANTICIPADOS

AUDITORIA DE LOS PAGoS ANTICIPADOS

Un gasto pagado por anticipado es una partida que se pagó y se registró antes de ser usada o consumida; una parte de ella representa propiamente un gasto del periodo actual y otra parte representa un activo disponible al finalizar el ejercicio.

Los Gastos Prepagados o Pagados por Anticipado, son gastos que se registraron como un activo y que deben ser usados dentro del término de un año o en un ciclo financiero a corto plazo. Como su nombre lo indica, es una cuenta que abarcará todas las cuentas que se paguen por anticipado a cuentas de futuros gastos.

Los Gastos Prepagados o Pagados por Anticipado, van colocados en el Balance General en el Activo Circulante, Cargos Diferidos a Corto Plazo.

Hay muchos casos de contratos o circunstancias que obligan a emplear esta cuenta, un ejemplo muy claro, son las pólizas de seguros que por lo general se cancelan por adelantado, y el gasto se va llevando a los meses sucesivos.

RUBROS QUE COMPRENDE LOS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

GENERALES

• Intereses

• Seguros

• Alquileres

• Primas pagadas por opciones

• Mantenimiento de activos inmovilizados

• Otros gastos pagados por anticipado

Algunas de las Cuentas Auxiliares que forman parte de este grupo son:

- Seguros Pagados por Anticipado

- Intereses Pagados por Anticipado

- Impuestos Pagados por Anticipado

- Alquileres Pagados por Anticipado

- Publicidad Pagada por Anticipado

- Suscripciones de Periódicos y Revistas Pagadas por Anticipado.

CLASIFICACIÓN

Gastos pagados por anticipado consumibles en el periodo:

Son aquellos gastos pagados por anticipado que se esperan utilizar en el ejercicio y por lo tanto se presentan en el activo corriente.

Gastos pagados por anticipado consumibles en más de un periodo:

Son aquellos gastos pagados por anticipado que se esperan utilizar en más de un ejercicio y por lo tanto parte de su saldo se presenta en el activo corriente y parte en el activo no corriente.

REGLAS DE VALUACIÓN Y DE PRESENTACIÓN

REGLAS DE VALUACIÓN.

Estas partidas se valúan a su costo histórico.

Se aplican a resultados en el período durante el cual se consumen los bienes, se devengan los servicios o se obtienen los beneficios del pago hecho por anticipado.

Cuando se determine que estos bienes o derechos han perdido su utilidad, el importe no aplicado deberá cargarse a los resultados del período en que esto suceda.

REGLAS DE PRESENTACIÓN.

Los pagos anticipados forman parte del activo circulante cuando el periodo de beneficios futuros es menor de 1 año o menor del ciclo financiero a corto plazo.

De existir pagos anticipados por períodos superiores a un año o al ciclo financiero deberán reclasificarse contra el pasivo correspondiente.

Reglas de valuación:

Los gastos pagados por anticipado se valúan al valor pagado, o por pagar, por el derecho obtenido menos la amortización respectiva. Si existen gastos pagados por anticipado en moneda extranjera se deben convertir al tipo de cambio vigente a la fecha del balance.

Reglas de presentación:

Los gastos pagados por anticipado se presentarán en el activo corriente después de los inventarios.

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS QUE RIGEN

Devengado:

Cuando los efectos de las transacciones y demás sucesos se reconocen cuando ocurren (y no cuando se recibe o paga dinero u otro equivalente al efectivo), y se informa sobre ellos en los estados financieros. Los estados financieros elaborados sobre la base del devengado informan a los usuarios no solo sobre transacciones pasadas que suponen ingresos o salidas de flujos de efectivo, sino también sobre obligaciones futuras y de los recursos que representan flujos de ingreso de efectivo a recibir en el futuro.

PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO QUE RIGEN

Un adecuado control interno sobre los pagos anticipados a corto plazo requiere que las partidas se revisen periódicamente para determinar si efectivamente están vigentes y para cerciorarse si el saldo de ellos es correcto. El control interno deberá requerir un control y empleo adecuado de la disponibilidad de los fondos devueltos.

Un control interno adecuado sobre los cargos diferidos a largo plazo requiere de una revisión periódica de las partidas, para determinar si en efecto se presentan en su cantidad correcta y que las cantidades pendientes de amortizar se clasifiquen aun como cargos diferidos a largo a plazo. Normalmente, los cargos diferidos a largo plazo tienen su origen en decisiones de alta gerencia.

Uso de cuentas de control:

es utilizado en todos los casos aplicables y sirve como prueba de exactitud entre los saldos de las cuentas ayudando a evaluarlos.

Instrucciones por escrito:

deberán ser por escrito, en forma de manual de operaciones. Las órdenes verbales pueden olvidarse o mal interpretarse.

Uso limitado del dinero en efectivo:

se debe evitar el uso del dinero en efectivo, utilizando este solo para compras menores mediante la modalidad de fondo fijo de caja chica.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

GENERALES:

Obtener suficiente evidencia acerca de:

a) Que los gastos pagados por anticipado representan beneficios o servicios a ser recibidos o utilizados en los próximos ejercicios o periodos, por los cuales se ha contraído una obligación o desembolsado fondos.

b) Todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos están adecuada e íntegramente contabilizados en los registros correspondientes.

c) Todas las transacciones correspondientes a la cuenta de activos diferidos están registradas o atribuidas al periodo adecuado.

d) Los montos de esta cuenta están debidamente calculados de acuerdo con la naturaleza y los términos de la transacción y las normas contables.

e) Que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuación de acuerdo a las normas contables.

ESPECIFICOS

a) Obtener certeza de la realidad de los valores registrados.

b) Las cuentas han sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptivas y se han expuesto todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensión de estos saldos y transacciones que afectan la cuenta.

c) Verificar que los plazos de amortización que se manejaron durante el periodo sean los adecuados y reflejen claramente la realidad de la empresa respecto a este rubro.

PROGRAMA DE AUDITORIA

Para validar la información que la empresa suministra, con respecto a los Gastos Diferidos, se debe fijar el siguiente programa de auditoría desarrollando los puntos que describimos a continuación:

PRUEBAS SUSTANTIVAS

1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluación:

2. Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.

3. Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones.

4. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

1. Verificar que la gerencia realiza revisión periódica del valor contable y el plazo de amortización de los cargos diferidos.

2. Determinar si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e investiga aspectos dudosos, para comprobar así la veracidad de saldos y transacciones.

3. Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

4. Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogación de los gastos pagados por anticipado, para comprobar así la valuación de este componente.

5. Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan políticas para la adecuada utilización de estos elementos, igualmente que prevengan hurtos que afecten considerablemente a la empresa.

6. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.

La cuenta diferidos está constituida por gastos pagados por anticipado los cuales evitan erogaciones de fondos en ejercicios futuros.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA GASTOS DIFERIDOS

1. Preparar un análisis de cargos diferidos y gastos pagados por anticipado, indicando la base y determinando la corrección de los costos de las acumulaciones y las cancelaciones.

2. Revisar los asientos de gastos pagados por anticipado para identificar partidas inusuales o significativas.

3. Determinar si es correcto que se difieran o amorticen cargos diferidos poco comunes.

4. Examinar los asientos del registro de seguros en el año comprobarlos contra las facturas, comprobar la exactitud de las distribuciones.

5. Examinar las pólizas de seguros en vigor al fin de año; anotar quien, que y por cuanto está asegurado y la importancia de cualquier cláusula especial; comparar las partidas pendientes con el registro.

6 Comprobar si se han registrado loa gastos pagados por anticipado usuales dentro el desarrollo de la empresa para verificar posibles omisiones.

7. Revisar las existencias de los suministros de oficina, que estén de acuerdo al saldo registrado en libros

8. Buscar activos de esta categoría no registrados:

Examinando documentos no anotados.

Examinando documentos posteriores a la fecha del balance.

Examinando los egresos de caja posteriores a la fecha de cierre.

9. Preparar cédula de anticipos.

10. Investigar los saldos, anormales o antiguos y obtener una explicación para ellos

11. Investigar la existencia de saldos crédito y reclasificarlos en una cuenta de pasivo.

Algunas de las preguntas aplicables a estos procesos son:

1.- ¿Las partidas capitalizables son debidamente autorizadas?

2.- ¿Se autorizan las amortizaciones o están adecuadamente respaldadas?

3.- ¿Existe consistencia en cuanto a las partidas que se capitalizan y las que se cargan a gastos cuando se adquiere algún bien o servicio que se refieren a pagos anticipados?

4.- ¿El plan de seguros es revisado periódicamente para constatar su vigencia y cobertura suficiente?

5.- ¿Las pólizas de seguro se encuentran bajo la custodia de un funcionario que no tiene acceso al efectivo?

6.- ¿Las primas pagadas son comparadas con las pólizas y los recibos emitidos por la aseguradora?

7.- ¿Las devoluciones sobre primas son adecuadamente controladas?

8.- ¿Es la empresa auditada la beneficiaria de las pólizas?

9.- ¿Los cargos hechos a la cuenta cargos diferidos son efectivamente diferibles?

10.- ¿Es razonablemente correcta la amortización realizada de los gastos pagados por anticipado y de cargos diferidos?

11.- ¿Es razonablemente correcto el saldo de gastos pagados por anticipado y de cargos diferidos mostrados en el balance?

En caso de que la respuesta sea NO: a) Cruce referencia con el punto del programa que cubre esa debilidad. b) Mencione si esa debilidad formara parte de la carta para la Gerencia

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