Actividad de aprendizaje Introduccion de a la gestion documental

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1 INTRODUCCION DE A LA GESTION DOCUMENTAL

LEIDY JOHANNA PERDOMO GOMEZ

UNIPANAMERICANA FUNDACION UNIVERSITARIA

TECNICO ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

BOGOTA D.C

2020

Actividad 1 Introducción a la Gestión Documental

1. ¿Qué se debería hacer con toda la documentación que entra a Barrera e Hijos?

R. Lo primero que se debe hacer en Barrera e Hijos es planear y gestionar una base datos digital donde puedan llevar un control de los documentos con los cuales cuenta su empresa, donde se puedan clasificar por importancia, categoría o áreas de la empresa y para cada uno de ellos se pueda tener un serial, para que así paralelamente se pueda llevar en la empresa un archivo físico y con dicho seriado se pueda encontrar la ubicación del documento físico, en este paso es importante que se establezca dependiendo de la importancia del documento el tiempo de almacenamiento del mismo y su ciclo de vida. También es importante que dicho documento cuente con su copia virtual para agilización y en caso de deterioro del documento físico.

1. ¿Por qué es importante para cualquier empresa organizar los documentos?

R. La importancia de organizar y llevar un archivo en una empresa se debe a que los documentos en una compañía nos cuentan tanto la historia de esta misma legalmente y financieramente hablando (composición de la compañía, permisos legales, estados financieros, negociaciones etc.), como su actualidad y hasta su futuro ya que precisamente en el caso de Barrera e Hijos dicho negocio que le traería una gran expansión a la empresa no se llevó a cabo por su mala gestión con su documentación.

 3.   El señor Barrera toma la decisión de adquirir unos archivadores de un tamaño considerable para guardar la documentación, ¿les ayudará esta compra con su manejo de documentos? ¿Por qué?

R. Si les ayudara ya que por medio de un archivador de tamaño considerable se podrá llevar una clasificación de los documentos, dependiendo su nivel relevancia en compañía, destino o área y de ese modo acompañado de su contraparte digital se podrá tener una gestión documental óptima dentro de la empresa. Adicional dicha inversión del archivador de gran tamaño tendrá una capacidad a largo plazo mucho mayor que donde invierta en uno de un tamaño menor que a medida que su empresa crezca se ira quedando pequeño para los nuevos desafíos que tendrá la compañía. 4.

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